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Google Kalender Grundkurs

Termine annehmen, delegieren, bearbeiten

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Sie haben im Google Kalender verschiedene Möglichkeiten, um auf Termineinladungen zu reagieren.
05:16

Transkript

Sie haben im Google-Kalender verschiedene Möglichkeiten, um auf Termineinladungen zu reagieren. Sie können Termine annehmen oder ablehnen, delegieren oder aber auch bearbeiten. Wie das funktioniert, zeige ich Ihnen nun in diesem Video. Sie können direkt aus Google-Kalender auf einen Termin antworten, bspw. wenn ich auf diesen Termin antworten möchte, klicke ich auf den Termin und kann dann oben sagen, "Ja, ich nehme teil und bringe noch Gäste mit", "Ich nehme vielleicht teil" oder ich sage den Termin ab. Ich kann auch eine Notiz hinzufügen, bspw. warum ich nicht teilnehme. Wenn ich dann auf "Speichern" klicke, wird der Termin entsprechend aktualisiert. Und wenn wir uns noch mal diesen Termin anschauen, sehen Sie, dass der jetzt bei mir im Kalender durchgestrichen ist, weil ich ihn abgesagt habe. Klicke ich auf den Termin, sehe ich das Symbol bei mir für "Abgesagt" und hier unten sehe ich meine Notiz, warum ich abgesagt habe. Eine wichtige Info zu den Notizen: Wenn ich zu einem Termin eine Notiz hinzufüge, können das alle Teilnehmer lesen, d. h., Thomas Maier als Organisator als auch Chris Grafe, der auch zum Termin eingeladen ist, können lesen, dass ich wegen einer Terminüberschneidung nicht komme. Wenn ich bspw. dem Organisator etwas mitteilen möchte, das die anderen Teilnehmer nicht wissen sollen, dann mache ich das am besten über "E-Mail an Gäste senden". Dort kann ich schnell aus einem Termin eine E-Mail versenden. Ich kann dann oben die Empfänger anpassen, bspw. wenn ich nur den Organisator erreichen möchte, und schreibe hier meinen E-Mail-Text rein. Vorteil ist, diese E-Mail bekommt in diesem Fall nur Thomas Maier und in der E-Mail steht auch gleich drin, um welchen Termin es sich handelt, sowohl im Betreff als auch mit einer Verlinkung zum entsprechenden Termin. Zurück zu den Antwortmöglichkeiten. Natürlich kann ich in einem Termin auch jederzeit meine Antwort ändern. Dazu klicke ich einfach auf "Antwort ändern" und sage bspw., "Ja, ich nehme vielleicht an dem Termin teil", klicke auf "Speichern" und dann wird das entsprechend aktualisiert. Ich kann aber nicht nur im Google-Kalender Termine annehmen, sondern auch aus Gmail, denn in der Regel bekomme ich ja E-Mail-Einladungen für Termine. Wenn ich so eine E-Mail-Einladung erhalte, gibt es mehrere Möglichkeiten zu antworten. Ich kann entweder direkt im Posteingang antworten, ohne die E-Mail zu öffnen, indem ich hier "Antworten": "Ja", "Vielleicht", "Nein" auswähle. Ich kann aber auch die E-Mail öffnen und hier "Ja", "Vielleicht", "Nein" auswählen. Last but not least kann ich auch hier unten sagen, "Ja", "Vielleicht", "Nein". Wenn ich aber hier "Ja", "Vielleicht", "Nein" wähle, dann wird immer automatisch der Termin noch mal geöffnet. Wenn ich dagegen die anderen Varianten wähle, wird nicht der Termin in einem Extra-Tab geöffnet. Schauen wir zurück in den Google-Kalender. In Outlook gibt es eine Delegierungsfunktion, d. h., wenn ich selber nicht Zeit habe, um an einem Termin teilzunehmen, kann ich den Termin an einen Kollegen delegieren. Hier bei Google-Kalender gibt es diese Funktion nicht. Sie können das aber auf einem anderen Weg machen, bspw., wenn ich nicht an diesem Termin teilnehmen kann, öffne ich den Termin, klicke hier auf "Antwort ändern" und sage, "Nein, ich nehme nicht teil". Ich lade aber gleichzeitig meinen Kollegen ein, der an meiner Stelle an diesem Termin teilnehmen soll. Dazu klicke ich einfach auf "Gäste" und gebe die E-Mail-Adresse des entsprechenden Kollegen ein. Wenn ich jetzt auf "Speichern" klicke, werde ich gefragt, ob ich ihn einladen möchte und eine E-Mail-Einladung senden. Ich sage "Ja". Jetzt wurde entsprechend der Kollege zu dem Termin eingeladen und bei mir wurde der Termin abgesagt und deshalb entsprechend durchgestrichen dargestellt. Wenn ich jetzt in den Termin reinschaue, sehe ich, mein Kollege ist jetzt eingeladen und ich habe abgesagt. Wichtig zu wissen ist, dass ich natürlich nur Gäste hinzufügen kann, wenn mir der Organisator, in diesem Fall Thomas Maier, die entsprechenden Rechte dafür in dem Termin gegeben hat. Da dies aber eine Standardeinstellung von Google-Kalender ist, haben Sie in der Regel auch dazu das Recht. Was Sie in der Regel nicht haben, ist das Recht, dass Sie einen Termin bearbeiten können, d. h., Sie können dann bspw. den Zeitpunkt ändern oder aber den Besprechungsort oder Anhänge hinzufügen. In diesem Fall habe ich das Recht. Und Sie sehen, dann kann ich ganz einfach sagen, ich gebe hier entsprechend bei "Wo" einen Raum ein. Und wenn ich auf "Speichern" klicke, wird der Termin ganz automatisch aktualisiert und ich kann auch eine Benachrichtigungs-E-Mail senden. Als kurze Wiederholung: Wenn ich einen neuen Termin erstelle, habe ich als Organisator hier die Möglichkeit einzustellen, was meine Gäste können. Sie sehen, "Andere Personen einladen", das wäre dann die Funktion, damit ich an meiner Stelle jemand Anderes einladen kann. Und wenn ich meinen Gästen zusätzlich noch die Möglichkeit gebe, den Termin zu bearbeiten, können diese auch einen neuen Raum, einen neuen Zeitpunkt oder einen neuen Anhang hinzufügen. In diesem Video haben Sie nun alle Möglichkeiten gesehen, wie Sie auf einen Termin reagieren können.

Google Kalender Grundkurs

Behalten Sie Ihre Termine mit Google Kalender immer und überall im Griff.

1 Std. 6 min (28 Videos)
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