Selbstmanagement mit macOS

Termindetails und Erinnerungen eintragen

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Ereignisse lassen sich auf unterschiedliche Art eintragen. Eine Auswahl dieser Möglichkeiten und deren Konfigurationseinstellungen einschließlich Erinnerungen und Wiederholungen werden in diesem Video demonstriert.

Transkript

Neue Ereignisse lassen sich auf unterschiedliche Arten in den Kalender eintragen. Von der "schnell eintragen" bis hin zum "automatisch wiederkehren in Ereignis" "inklusive Änderungsfunktion", ist schlicht alles möglich. Ich stelle Ihnen in diesem Video die von mir favorisierten Funktionen vor, und beschreibe wann und zu welchem Zweck ist sie bei meiner täglichen Arbeit am liebsten nutze. Starten wir einmal mit der Schnellanlage für ein Ereignis. Sie finden die Funktion hier rechts neben dem Kalender-Button mit einem Plus markiert. Und zwar ist diese Funktion hervorragend geeignet, um an einem bestimmten Tag, einen bestimmten Termin zu definieren. Ich demonstriere das mal, und schreibe mal "Teambesprechung", so,"Samstag 10:00 bis 10:15", zum Beispiel ja, oder wie auch immer. Da kann ich eine beliebige Zeit eintragen. So, wenn ich das abschicke, dann sieht man fügt er diesen Eintrag hinzu. Der enorme Vorteil ist, dass ich natürlich jetzt nicht extra hier an dieser Stelle klicken muss, ich muss nicht extra hier im Termin aufmachen, und vielleicht ist es Ihnen auch schon mal passiert, dass Sie irgendwohin geklickt haben und dann einen neuen Termin definieren wollten, und dann tauchte er an einer ganz anderen Stelle auf. Und das Tolle ist, dass diese Funktion nicht nur mit dem "Plus" aufrufbar ist, sondern auch mit der Tastenkombination "COMMAND+N". Und ganz kurze Erklärung. Ich habe zum Beispiel die eigene Art, dass ich mir Telefonate, wenn es möglich ist, unblock zusammenlege. Also dann telefoniere ich innerhalb einer halben Stunde zum Beispiel alle Kunden ab, die ich anrufen muss, oder die Lieferanten wie noch immer. Das mache ich dann meistens mit einem Headset, und dann bin ich froh, wenn ich beide Hände frei habe, um mir Notizen zu den Anrufen zu machen, und natürlich was auch häufig vorkommt, dann Terminvereinbarungen direkt eintrage. Und das demonstriere ich jetzt zum Beispiel auch mal, ich drücke also "COMMAND+N", und trage jetzt hier ein, "Kundenbesprechung", "Schneider Freitag 17:15". Da könnte ich auch wieder schreiben "bis", ich lasse das aber mal weg. Wenn man ja keine Endzeit angibt, dann trägt er in der Regel eine Stunde ein. So und Sie sehen, dann ist dieser Termin bereits drin. Eine zweite Möglichkeit, wo ich das gerne einsetze, ist bei der Wochenplanung. Wenn ich also beispielsweise mich am Wochenende hinsetzte und die Termine für die Woche plane, die ich schon fest einsetzen kann in den Tagesablauf, dann arbeite ich auch gerne auf diese Weise, weil wie gesagt ich spare mir, die klicke ich rein mit der Maus, und habe damit dann zumindest schon mal die Termine gesetzt. Eine genauere weitere Bearbeitung kann ich dann natürlich jederzeit im Nachhinein machen. Ich demonstriere Ihnen eine zweite Möglichkeit. Und zwar dafür klicke ich jetzt mal auf dem "Dienstag", ein Doppelklick. Und ich möchte jetzt gerne einmal etwas näher auf diese ganzen Konfigurationsmöglichkeiten eingehen. So, zunächst setzte ich mir einen Termin für den Kalender-Agentur, und hier möchte ich gerne, ja da habe ich jetzt einen Termin umgesetzt, das wollte ich nicht, so, den deaktiviere ich. Ich ziehe mir hier einen neuen Termin auf, mache wir das mal so, und zwar um 18:00 Uhr. Und das Schöne ist, wenn ich hier mir gedrückter linker Maustaste arbeite, dann kann ich mir diesen Termin auch sehr präziser definieren. Sie sehen, der springt hier in 15 Minuten-Intervallen. So, also zum Beispiel ich möchte von 18:00 bis 18:30 oder 18:55 etwas machen, dann würde ich das so einstellen. Sie sehen, dann bekomme ich hier auch mal die Uhrzeit. Und dieses Ereignis nenne ich jetzt mal "Kassenbuch", und das soll der Kalender-Agentur sein. Das heißt damit will ich signalisieren, dass das Ganze auch in der Agentur stattfindet. Ich kann hier auch einen kompletten Ort auswählen, das hat einen Vorteil, dass ich auch zum Beispiel dort Wegstrecken berechnen kann und mir ausgeben kann etc. Dann möchte ich hier über den "Hinweis" mir bestimmte, ja, Erinnerungen definieren. Das war zunächst einmal ganz kurz zur Erklärung. Wir haben die Möglichkeit hiermit ganztägig einen Termin zu setzen, wenn ich das aktivieren würde, Sie sehen, dann rutscht er nach oben, ich habe also jetzt hier keine bestimmte Uhrzeit. Und da sei mir auch kurz erlaubt, etwas zu zusagen. Ich mag es, wenn ich Termine nicht immer mit Uhrzeiten definieren muss. Denn wenn ich zum Beispiel eine Liste fertig mache, diese Termine muss ich an einem Tag abarbeiten. Ich möchte aber trotzdem die Freiheit haben, zu entscheiden, was ich am Tag mache. Dann setze ich die häufig auch auf "Ganztägig", wenn ich sehe, das muss ich machen, aber ich habe die Freiheit, das zu schieben, wann ich möchte. Und bin damit eben auch frei von der Uhrzeit. Ganztägige Termine sind natürlich auch möglich, wenn man sie zum Beispiel für Urlaubsanträge oder so was nimmt, oder über mehrere Tage laufenden, wie auch immer. Okay, ich trage jetzt mal wieder 18:00 Uhr ein, und was hat mal gesagt 18:45 oder 18:30, eine halbe Stunde reicht auch. So, und dann kann ich das Ganze hier auch von den Daten herlaufen, da habe ich gerade eben schon was zu gesagt, von den Daten her laufen lassen, wo ich aber drauf hinaus möchte, ist diese Wiederholfunktion. Da haben wir die Wahl zwischen "täglich" bis zu einem Jahr. Und auch "Eigene", und das finde ich besonders praktisch, denn hier kann ich dann zum Beispiel auch sagen, in welchem Intervall, aber auch an welchem Tag zum Beispiel. Also wenn ich zum Beispiel jetzt sage, ich möchte das Ganze alle 2 Wochen haben, und zwar Dienstags und Donnerstags möchte ich am Kassenbuch in der Agentur arbeiten. Dann bestätige ich das jetzt mit "OK". Und dann habe ich noch die Möglichkeit, zu sagen, wann das enden soll: nach einem bestimmten Termin oder an einem bestimmten Datum. Ich will jetzt mal einfach an einem bestimmten Datum, und sage jetzt hier mal alles klar am 31.12 dieses Jahr soll das enden. Die Weg zeit habe ich keine, den Warnhinweis möchte ich haben zum Beispiel ich kann sagen "Tage davor", "Eigene", ich rufe auch das mal kurz auf eigene Sachen davor, ich kann definieren, was geschehen soll, also Dateien, die geöffnet werden sollen E-Mails, die dort beteiligt sind. Aber diese Möglichkeiten habe ich, in meinem Fall reicht mir das aus, wenn ich bei Ereignisstart daran erinnert werde. So, und die eine besonders nette Funktion, die ich ebenfalls sehr häufig nutze, ist dieser Block. Ich kann Notizen hinzufügen, URLs, also wenn ich auf Web-Seiten zugreifen muss, oder aber auch einen Anhang. Und das wähle ich jetzt mal aus, ich rufe also den Anhang auf, gehe mal in die Dokumente, und habe hier so ein Kassenbuch vorbereitet, und füge das hinzu. Wir sehen, mit einem Anhang ist das nicht getan, ich kann auch mehrere hinzufügen, und das ist besonders praktisch, wenn ich jetzt mich an einen Termin erinnern muss, für ein Projekt, wo ich Zugriff auf mehrere Dokumente habe. Der Riesenvorteil ist, dass in dem Moment, wenn der Termin aufpoppt, mal sozusagen, dann habe ich auch meinen Anhang mit dabei und ich brauche nicht extra über den "File Explorer" oder über den "Finder" besser gesagt meine Dateien zu suchen, sondern ich klicke einfach in diesem Dialog hier auf den Anhang und kann die Dateien, die ich bearbeiten muss, öffnen. Ja im Moment das soweit fertig ist, dann übernehme ich diesen Eintrag, und schauen wir es uns an. Wir sehen, jetzt habe ich hier, ich klicke mal die anderen Termine raus, dann sieht man das besser, jetzt habe ich hier begonnen am 6. die Einträge "Kassenbuch", eine Woche setzt aus, weil wir haben hier gesagt "alle 2 Wochen", und dann taucht hier wieder das Kassenbuch auf. Ein Hinweis noch zu dem Löschvorgang solcher Sachen. Wenn ich das jetzt wieder aufrufe, dann sieht man, habe ich hier das Kassenbuch, ein Klick hier drauf, und schon bin ich in diesem Dokument. Also Sie sehen, das ist schon, finde ich zumindestens, stark vereinfachend bei auch gerade solch wiederkehrenden Aufgaben, so. Ein kurzer Hinweis noch zu den Löschfunktionen. Wenn ich also jetzt diese Aktion löschen möchte, rufe sie mit der Maus auf, rechte Maustaste "Löschen". Jetzt bekomme ich einmal den Hinweis, dass ein Anhang sich dort drin befindet, und keine Bange, ich lösche nicht den Anhang auf der Platte, sondern natürlich nur mit diesem Ereignis, und dann kann ich sagen, dass ich nur dieses Ereignis, was ich ausgewählt habe, löschen möchte oder eben alle. In dem Falle möchte ich alle löschen. Es gibt noch einen unterschiedlichen Dialog, wenn Sie mittendrin 1 auswählen, weil dann fragt er nur, ob alle restlichen gelöscht werden sollen, und die davor bleiben natürlich stehen, aber ich sage jetzt einfach mal "Alle löschen", und dann sind die auch wieder verschwunden. Und Sie sehen, damit haben wir die Möglichkeit, hier doch über die Ereignisse sehr genau zu definieren: welche Möglichkeiten, bisschen zu Erinnerung, bisschen zu wiederkehrenden Sachen, einschließlich Anhangen und Notizen, und damit ist, finde ich, dieser Kalender-App schon sehr-sehr leistungsstark, und man kann eine sehr gute Planung damit organisieren.

Selbstmanagement mit macOS

Nutzen Sie die in macOS integrierten Programme Mail, Kalender, Kontakte, Notizen und Erinnerungen um sich und Ihren Alltag optimal zu organisieren.

2 Std. 35 min (24 Videos)
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Erscheinungsdatum:01.03.2017
Aktualisiert am:12.11.2017

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