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Outlook 2013 Grundkurs

Termin anlegen

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Ein Termin kann in Outlook auf verschiedene Arten angelegt werden. Dabei müssen eine kurze Beschreibung, der Ort sowie Beginn und Ende des Termins festgelegt werden. Zusätzlich kann eine Erinnerung zu einem beliebigen Zeitpunkt gesetzt werden.
09:05

Transkript

Mit Outlook können Sie Ihre Termine verwalten und organisieren. Wie Sie Termine anlegen, zeige ich in diesem Video. Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, Termine in Outlook einzutragen. Je nachdem, wo Sie sich befinden, können Sie entweder einen Termin direkt eingeben, die Schaltfläche "Neuer Termin" verwenden oder die Tastenkombination "Strg+N", wie Nordpol. Beachten Sie jedoch, wenn Sie sich im Modul "E-Mail" befinden oder in den "Aufgaben" und "Strg+N" als Tastenkombination verwenden, dass sich dann immer andere Formulare öffnen. Also: Wenn Sie in den E-Mails sind und "Strg+N" drücken, dann öffnet sich ein neues E-Mail-Formular. Befinden Sie sich in den "Aufgaben", öffnet sich eine neue Aufgabe. Befinden Sie sich im "Kalender", öffnet sich ein neuer Termin. In diesem Fall schließe ich noch einmal diesen Termin. Ich wechsle kurz in die E-Mails. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, wenn Sie sich hier befinden, einen neuen Termin einzutragen, im Menü "Bandregister": "Start", in der Gruppe "Neu". Über die Schaltfläche "Neue Elemente" haben Sie auch hier die Möglichkeit, einen neuen Termin einzutragen. Die Schaltfläche "Neue Elemente" steht Ihnen in allen Outlook-Modulen zur Verfügung. Ich wechsele wieder in den Kalender. Auch direkt in den Kalender oder in die Kalender-Ansichten können Termine eingetragen werden. Ich wechsle einmal in die kommende Woche. Angenommen, ich habe jetzt am Montag um 8:30 Uhr einen Termin, dann kann ich hier direkt reinklicken und kann direkt einen Termin eintragen. Das bedeutet aber, dass mir das Formular zum Eintragen des Termins nicht geöffnet wird. Ich kann hier jetzt zwar etwas eingeben und mit "Enter" bestätigen, schon habe ich hier einen Termin. Sie sehen: Wenn ich auf diesen Termin zeige, erscheint ein Pop-Up-Fenster und der Termin wird hier von 8:30 - 9:00 Uhr angezeigt. Outlook setzt bei solchen Terminen immer Termine halbstündlich. Wenn der Termin länger dauert, müsste ich in diesen Bereich doppelt klicken. Angenommen, ich habe am Mittwoch um 9 Uhr einen Termin, dann klicke ich hier jetzt doppelt rein und schon öffnet sich das Formular. Sie sehen: Hier im mittleren Bereich des Formulars habe ich die Möglichkeit, den Termin genau festzulegen. Outlook öffnet Formulare häufig nur im kleinen Fenster. Ich empfehle Ihnen immer, alle Outlook-Fenster im Vollbild-Modus darzustellen, damit Sie die ganzen Befehle im Menüband "Register" übersichtlicher sehen. In diesem Fall klicke ich einmal in der Titelleiste auf die Schaltfläche "Maximieren." Schon habe ich jetzt eine bessere Übersicht über die einzelnen Befehle, die mir hier im Menüband angeboten werden. Zum Ausfüllen des Formulars ist es wichtig, dass Sie in der Betreffzeile da können Sie direkt reinklicken, immer eine kurze Beschreibung zum Termin eingeben. Im Feld "Ort" legen Sie fest, wo der Termin stattfindet. Outlook merkt sich hier den eingetragenen Ort. Sie können diesen später über diesen Drop-down-Pfeil hier hinten erneut auswählen. In diesem Fall steht hier "Graz, Studio 9", da, wo ich die Aufnahmen gerade mache. Weil ich schon einen Termin eingetragen habe mit dem Ort. Der Eintrag beim Kunden wird zukünftig, also bei einer nächsten Termineintragung, für Sie bereitstehen. Im Feld "Beginnt" und "Endet" haben Sie die Möglichkeit, direkt reinzuklicken und hier das Datum zu ersetzen. Sie haben aber auch alternativ die Möglichkeit, hier hinten dieses Kalender-Symbol anzuklicken und dort den Termin auszuwählen. Hier im Bereich "Uhrzeit" können Sie auch die Uhrzeiten auswählen. Falls ein Termin aber jetzt bsw. um viertel nach neun Uhr stattfindet, können Sie auch hier direkt reinklicken und den Termin genauestens festlegen. Sie sehen, Outlook passt das hier auch direkt an. Dann haben Sie hier die Möglichkeit, auch festzulegen: "Stopp! Der Termin endet um 10:30 Uhr." Das können Sie ganz individuell eintragen. Das Kontrollkästchen "Ganztägiges Ereignis" ist in diesem Fall nicht gegeben, da eine genaue Uhrzeit zum Termin festgelegt wurde. Ein ganztägiges Ereignis dauert immer einen ganzen Tag an und hat keine genaue Uhrzeit. Im unteren Bereich finden Sie den Notizenbereich. Hier könnten Sie Notizen zu dem Termin festlegen. Je nachdem, diesen Notizenbereich kann man verwenden, muss man aber nicht. Als Nächstes ist es auch noch wichtig, dass Sie weitere Optionen festlegen. Und zwar hier direkt im Menüband "Register Termin", in der Gruppe "Optionen". Hier haben Sie die Möglichkeit, den Termin anzuzeigen als "Beschäftigt, Frei, An einem anderen Ort tätig, Mit Vorbehalt, Abwesend." Das sind ganz wichtige Informationen für Ihre Kollegen, damit diese sehen können, ob Sie sich im oder außer Haus befinden. In meinem Beispiel findet der Termin beim Kunden statt, deshalb setze ich hier "An einem anderen Ort tätig." Wenn ich mich an diesen Termin erinnern lassen möchte, habe ich hier die Möglichkeit, eine Erinnerung hinzuzufügen. Ich möchte gerne einen Tag vorher informiert werden, bzw. erinnert werden an diesen Termin. Dann öffnet sich in Outlook, sobald ich Outlook öffne, ein Erinnerungsfenster und ich werde an diesen Termin nochmal erinnert. Noch ein weiterer wichtiger Hinweis: In der Gruppe "Kategorien" haben Sie die Möglichkeit, einen Termin als "Privat" zu kennzeichnen. Das bedeutet: Wenn Sie bsw. einen Arzttermin als Termin festlegen und Ihre Kollegen auf Ihren Kalender zugreifen können, dann sehen diese Personen, wenn Sie einen Termin als "Privat" kennzeichnen dass hier ein privater Termin vorliegt. Aber die Personen können dann nicht die Betreffzeile lesen. Kennzeichnen Sie also von daher private Termine immer mit dieser Schaltfläche "Privat." In meinem Fall handelt es sich nicht um einen privaten Termin. Somit ist der Termin jetzt richtig eingetragen. Sobald ich den Termin fertiggestellt habe, klicke ich links oben auf die Schaltfläche "Speichern und schließen." Sie sehen, in meiner Arbeitswochen-Ansicht wurde der Termin hier direkt eingetragen. Im Termin sehen Sie auch, dass die gepunktete Linie dargestellt wird. Das betrifft meine Abwesenheit. Ich öffne noch einmal den Termin. Wir haben hier im oberen Bereich "Anzeigen als an anderem Ort tätig." Das ist genau diese Farbe. Ich möchte Ihnen auch nochmal ganz kurz die Informationen zur Verfügbarkeit geben. Wenn Sie "Frei" auswählen, bedeutet das, dass Sie in diesem Fall vielleicht nicht unbedingt einen Termin eingetragen haben, sondern einen Geburtstag. Das bedeutet: Sie möchten sich an den Geburtstag erinnern lassen, Sie stehen aber deshalb dem Unternehmen zur Verfügung. "An einem anderen Ort tätig" sagt natürlich auch aus: Sie sind unterwegs. "Mit Vorbehalt:" Dass Sie einen Termin planen. Sie haben mit einem Kunden abgesprochen, dass Sie sich treffen möchten. Der Kunde hat aber noch nicht 100 Prozent zugesagt. Dann setzen Sie das "Mit Vorbehalt." Wenn Ihre Kollegen dann entsprechend Termine mit Ihnen planen, werden die Kollegen sicherlich nochmal auf Sie zukommen, ob der Termin stattfinden kann oder nicht. "Beschäftigt" würde bedeuten, dass Sie eben auch einen Eintrag im Kalender vorgenommen haben, dass Sie im Hause, aber beschäftigt und eben nicht verfügbar sind. "Abwesend" bedeutet auch, dass Sie nicht im Hause, sondern unterwegs sind. Die Farben und die Kästchen, die Sie hier sehen, so wird es dann auch in den einzelnen Terminen, in der Ansicht, im Kalender direkt angezeigt. Wenn ich jetzt z.B. auf "Abwesend" gehe und ich speichere und schließe noch einmal, dann sehen Sie, wird das hier im Termin direkt übernommen. In diesem Video habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie Termine anlegen können.

Outlook 2013 Grundkurs

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4 Std. 1 min (48 Videos)
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