Selbstmanagement mit macOS

Teamkalender und Freigaben erstellen

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Im Fokus dieses Videos steht die Freigabe einzelner Ereignisse sowie das Teilen von kompletten Kalendern. Erfahren Sie, wie Sie Personen zu Ihren Terminen einladen können, wie der Abstimmungsprozess abläuft oder wie vollständige Kalender öffentlich bereitgestellt werden können.

Transkript

In diesem Video möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie Kalendereinträge teilen und freigeben können und wie Sie auf diese Weise durch Teamkalender beispielsweise zusätzlich effektiv und effizient Abstimmungsprozesse im Arbeitsalltag organisieren können. Fangen wir einmal mit einem Termin an. Ich setze jetzt zum Beispiel an einem Samstag mal eine Besprechung an, ziehe das hier runter. Das ist Arbeit, deswegen ist das schon okay und nenne das mal "Team-Meeting Projekt:01". So, auch hier nur mal als Beispiel setze ich das Ganze mal auf den Flughafen. Ja, wir haben dann hier eine schöne Strecke. Ich kann dann auch hier im Übrigen mal draufklicken und man sieht, dann erhalte ich die Karte und kann mir auch eine Route angeben lassen. Und dann weiß ich zum Beispiel, ich brauche von zu Hause aus mit dem Auto etwa 21 Minuten. Also das funktioniert wunderbar mit einer Verbindung. Und solche Informationen kann ich mir natürlich auch hier über die "Wegzeit" hervorragend rausholen. Das heißt, im Moment brauche ich 16 Minuten und wenn man das einträgt, dann sieht man, gibt es das hier so ein bisschen in dieser Art. Dann bekomme ich einen Warnhinweis und so weiter. Das Besondere ist allerdings nicht diese Sache auch, sondern wenn ich so einen Termin ja setze, kann es ja sein, dass ich, wenn ich eine Besprechung habe, mich auch mit jemandem unterhalten möchte und somit lade ich jetzt mal einen "Michael Gerhardt" ein und dem schicke ich das Ganze. Und man sieht, sobald man einen Teilnehmer hier eingetragen hat, erfolgt hier unten ein Sende-Button. So, und das schicke ich jetzt weg. Und wenn Sie mal hier genau hinschauen, Dan gibt es dort so ein Männchen mit einem Fragezeichen und das signalisiert, dass ich hier diesen Termin verwendet habe, um auch jemanden einzuladen. Damit Sie sehen, wie das auf der anderen Seite aussieht, sagen wir mal, lade ich mich jetzt mal selber ein. Und zwar, damit wir uns da nicht so ganz in die Quere kommen, nehmen wir da mal 11:00 Uhr am Samstag, so rum, round out. So, und das Ganze soll dann ein geschäftlicher Termin auch sein. Das nenne ich jetzt auch mal "Besprechung". Ich mache das jetzt auf einem anderen Rechner möglichst schnell und lade mich jetzt dazu einmal ein. So, und sende diese Einladung. Also ich habe jetzt im Grunde genau das Gleiche gemacht, was Sie gerade eben hier gesehen haben. Und Sie sehen, schon poppt hier oben was auf, gleich zwei Dinge. Und ich bekomme nun eine Einladung von mir selber, am 10.12. um 10:15 Uhr. Dann kann ich sagen, ja, ist okay, akzeptiere ich mal. Und Sie sehen, schon steht diese Einladung hier drin. Kurzfristig war sie gestrichelt und jetzt ist sie durchgängig. Das liegt daran, wenn ich hier mit der Maus draufklicke auf "Informationen", dann kann ich zum Beispiel auch sagen, okay, ich sehe den Organisator, ich sehe, dass ich zugestimmt habe. Ich kann aber auch zum Beispiel sagen "Vielleicht" oder "Abgelehnt". Und jeweils würde dann dieser Organisator dort auch eine Information bekommen. Ich setze das mal jetzt auf "Vielleicht". Ja, und antworte das. Er muss ja diese Information erhalten. Und für mich ist das deutlich, dass ich hier wieder so eine gestrichelte Linie drin habe. Ja, was haben wir hier noch drin? Gerade schauen. Eine Information über einen Projektteam-Kalender, der nicht mehr geteilt ist. Das kann ich dann nur noch zur Kenntnis nehmen. Aber Sie sehen, wie so etwas aufgebaut wird und ganz nebenbei habe jetzt ich auch hier die Information natürlich, dass das mitteleuropäischer Zeit ist. Das liegt daran, dass ich hier oben diese Einträge vorgenommen habe und unterschiedliche Zeitzonen hier auch definiere. So, das zu dem Freigeben von einzelnen Terminen. Genau das, was ich mit einzelnen Terminen mache, kann ich natürlich auch für gesamte Kalender machen. Dafür würde ich mir einen neuen Kalender anlegen. Ich nenne den jetzt einfach mal "Badminton". Ja, nur mal als Beispiel. "Privater Kalender", so. Und in diesem "Badminton"-Kalender, da möchte ich ein paar Leute einladen, oder ihn sogar vielleicht freigeben für eine komplette Gruppe. Ich zeige Ihnen die beiden Varianten. So, einmal habe ich auch hier wieder den Kalender "Badminton", den ich teilen kann mit einzelnen Personen. Also hier müsste ich dann auch wieder zum Beispiel den Michael Gerhard einladen, wie auch immer und dann sieht man, dann kommen so ein Paar, die aufgelistet werden. So, ich mach das aber mal nicht da drüber. Ich kann aber einen Kalender auch komplett öffentlich machen. Und hier steht schon was passiert. Das ist eine schreibgeschützte Version und das entspricht genau, wie hier oben drüber der schon gezeigte "NFL-TV-Termin"-Kalender. Wenn ich dieses Häkchen setze, dann bekomme ich tatsächlich auch so eine URL. Ja, und die kann ich dann kopieren, auf einer Website veröffentlichen, per Mail verschicken, per Nachrichten, in Facebook teilen, wo auch immer. So, und das setze ich jetzt einfach mal auf "Fertig" und dann ist dieser Kalender öffentlich zugängig, zumindestens für diejenigen, die jetzt hier auch diesen Link haben. Ich mache das Ganze mal auf meinem anderen Rechner. Das dauert jetzt einen ganz kleinen Augenblick. Nenne diesen Kalender mal "Business" und teile den jetzt mit mir. Ich lade mich also quasi selber ein, damit Sie sehen können, wie auch das hineinkommt. So, sage mal "Fertig" und damit müsste die Einladung bereits ausgesprochen sein. Es kann immer sein, dass das ein bisschen dauert. Ja hier, sehen Sie? Da ist die "1" schön gekommen und nun klicke ich hier drauf. Ich habe vergessen mir auch ohne Titel, irgendwie hat er das "Business" nicht genommen. Ich trete aber auf jeden Fall jetzt mal diesem Kalender bei und dann dauert das einen kleinen Augenblick, dann wird dieser Kalender auch entsprechend angezeigt. So, ich schreibe nochmal "Business". Normalerweise müsste dann auch irgendwann diese Information kommen. Ja, im Moment mal ohne Titel. Aber ich denke mal die Aktualisierung, die wird nicht lange auf sich warten lassen. So, und hier sieht man jetzt, dass ich, wenn ich eingeladen wurde, also persönlich eingeladen wurde zu einem Kalender, auch tatsächlich Termine mit diesem Kalender vornehmen kann. Also sobald ich hier auf diesen Eintrag geklickt habe, habe ich auch dann genau diesen Eintrag hier sichtbar. Und kann dann zum Beispiel sagen, alles klar, ja "Kino", oder was auch immer. Ist jetzt nur ein Beispiel. Und genauso auf der anderen Seite funktionieren die Kalendereinträge natürlich, wenn Sie damit gesetzt sind. Das heißt, ich schreibe jetzt hier in diesem Eintrag ein neues Ereignis, nenne das mal "Meeting-Projekt 045" oder "24". Ganz egal. Mehr schreibe ich da gar nicht rein. Und dann sollte das, weil es ja nun mal abonniert ist, auch in gewissen Abständen kommen. Und Sie sehen, da taucht dieser Termin schon auf. Dann sieht man hier immer, wenn man wo anders drauf ist, dass man hier eine Neuigkeit als Änderung drin hat und ja, das kann ich dann jetzt zum Beispiel auch tatsächlich mir aufrufen lassen. Und der Unterschied ist zu diesem Vorgang dass ich hier wirklich auch einen Termin bearbeiten kann. Das ist also ein geteilter Kalender, wenn man so will. Und genau darin steckt der Unterschied. Ein öffentlicher Kalender, den kann man sich nur abonnieren, hat aber keine Schreibrechte. Und eine persönlich eingeladene Person ist auch wirklich berechtigt in diesem Kalender mitarbeiten zu können. Ich kann auch hier noch was zu den Freigabeeinstellungen erfahren. Wer hat mich denn hier überhaupt eingeladen und von wem kommt das? Das habe ich gemacht und genauso kann ich natürlich auch die Einstellungen selber über die Freigabeeinstellung definieren und kann dann auch zum Beispiel jemandem diese Freigabe wieder entziehen. Das ist hier auch wichtig.. Ja, also wenn ich jetzt zum Beispiel hingehe und sage "Freigabe stoppen bei diesem Kalender", "OK". So, habe ich jetzt gemacht, müsste erledigt sein. Dann sehen Sie, zack boom verschwindet hier auch dieser Eintrag sofort aus meinem Kalender. Und damit kennen Sie die beiden Funktionen "Ereignisse im einzelnen teilen, einladen", "Persönlich einladen" und dann den Bestätigungsablauf, den Sie sehen können. Jetzt bekomme ich hier wieder die Information, dass der Kalender nicht mehr geteilt wird. Alles klar, weiß ich nun Bescheid. Oder ich kann eben auch eigene Kalender erstellen und dort diesen Kalender teilen, entweder mit einer Person direkt, oder als öffentlichen Kalender schreibgeschützt, ja, dann verbreiten. Diese Möglichkeiten hat man ebenfalls gerade im alltäglichen Arbeitsalltag. Wirklich eine super Sache, um sich gegenseitig miteinander abzustimmen.

Selbstmanagement mit macOS

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2 Std. 35 min (24 Videos)
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Erscheinungsdatum:01.03.2017
Aktualisiert am:12.11.2017

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