Access 2016: Aktionsabfragen

Tabellenerstellungsabfrage kennenlernen

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Allein die Tabellenerstellungsabfrage erzeugt eine neue Tabelle und fügt dann die Daten an. Dabei löscht sie notfalls auch eine vorhandene gleichnamige Tabelle.

Transkript

Als erstes Beispiel für eine Aktionsabfrage möchte ich eigentlich die seltenste benutzen, nämlich die Tabellenerstellungsabfrage. Die ist deswegen sehr selten, weil dabei eine neue Tabelle entsteht, das braucht man gar nicht so häufig, und weil sie eine gleichnamige vorherige zerstört, zwar mit Rückmeldung, aber trotzdem. Die ist aber sehr praktisch jetzt hier zu Testzwecken, weil da eine neue Tabelle entsteht, in der ich nach Herzenslust kaputt machen kann, was ich will, ohne dass meine eigentlichen Daten dabei beschädigt sind. Deswegen möchte ich ein Archiv schreiben. Das ist ein durchaus typischer Anlass für so eine Tabellenerstellungsanfrage. Also, es beginnt mit einer normalen, mit einem Abfrageentwurf, wo ich erstmal festlege, was ich dort zeigen möchte. Und ich halte es mal ganz bescheiden. Ich möchte wissen, welche Personen in welchen Fortbildungen waren und zwar im Klartext: Also, ich brauche die Personen, die Fortbildungen und die Qualifikationen. Und dann bediene ich mich jeweils. Ich mache das mal ein klein bisschen hübscher. Weil das hier unten immer so ganz furchtbar schlecht zu markieren ist, ist es einfacher, da oben die Größe zu ändern, also hier zum Beispiel da anzupassen, es dann wieder nach unten zu schieben. Das kann auch ein bisschen kleiner. Ich versuche mal, die Einser-Seite ein klein bisschen höher zu haben als die "N"-Seite, weil dann zu sehen ist, dass je tiefer eine Tabelle steht, desto mehr Daten darin stehen. Und jetzt kommt alles im Klartext sozusagen. Ich will den Vornamen und den Nachnamen, den können wir ruhig zusammenrechnen. Berechnete Felder wie diese, nämlich in einer Tabelle berechneten Felder, sind in Tabellenerstellungsabfragen nicht zulässig, also schreibe ich hier ein neues Feld. Das nennen wir einfach "GanzerName". Da kann ich dann zusammenrechnen den "persoNameVor", verkettet mit einem Leerzeichen verkettet mit "persoNameNach". Und das mag erstmal reichen. Dann will ich noch die "Straße" und die "Postleitzahl" sehen. Dazu kommt, in welcher Qualifikation ich war, also hier den Kurznamen als ausgeschriebene Bezeichnung, dann habe ich nicht hier nur diese Fremdschlüssel, und zusätzlich noch "Start" und "Ende". Das Ganze kann ich schon mal speichern, das ist "qryPersonenQualifikationenArchiv". Vielleicht nennen wir es einfach nur "Archiv", das ist kürzer. Und dass ich hier dazu schreibe "ArchivSchreiben" ist eigentlich überflüssig, denn Sie sehen gleich, wenn ich das speichere, dass hier im Navigationsbereich ein entsprechendes Symbol erscheint. Noch ist es eine Auswahlabfrage, jetzt wandele ich das um. Und zwar finden Sie hier im "Entwurf von Abfragen" die vier Varianten. Die sind ein bisschen eigenwillig sortiert, weil die Kreuztabelle eigentlich eine Auswahlabfragen-Version ist und da irgendwie dran gehören würde. Die vier mit dem Ausrufezeichen sind diejenigen, die ich als Aktionsabfragen umschalten kann. Ich wähle jetzt die Tabellenerstellungsabfrage. Und die fragt mich dann nach Namen der neuen Tabelle. Da ist es auch ein bisschen eigenwillig, dass hier eine Dropdown-Liste dran ist mit den vorhandenen Tabellennamen, denn am sichersten werde ich keinen davon benutzen, weil ich ja eine neue Tabelle erstellen will. Das lässt sich damit erklären, dass der gleiche Dialog benutzt wird, wenn man eine Anfügeabfrage macht. Also, ich will jetzt hier das "tblArchiv" erfinden. Nach dem "OK" und nach dem "Speichern" sehen Sie, ändert sich hier das Symbol. Jetzt ist es erkennbar eine Aktionsabfrage. Das sieht man erstens am Ausrufezeichen. Und zweitens an diesem Symbol kann ich sehen, dass es eine Tabellenerstellungsabfrage ist. Die sind sich immerhin ähnlich, wenn nicht ganz gleich. Und ich kann jetzt noch gucken, bevor ich es wirklich mache, indem ich mir die "Datenblattansicht" anzeigen lasse. Da bin ich recht pingelig. Ich sehe ganz oft, dass sich viele Benutzer angewöhnt haben, einfach hier auf "Ausführen" zu klicken. Das ist für Auswahlabfragen das Gleiche, aber wenn Sie sich das erstmal angewöhnt haben, machen Sie das bei Aktionsabfragen auch. Der können Sie das nämlich kaum ansehen, nur an dieser Markierung hier. Und dann geht man ahnungslos drauf, guckt die Meldung nicht an oder hat sie sogar weggeschaltet und schwups ist die Aktionsanfrage ausgeführt. Und wenn Sie dort beispielsweise Preise um 10 % erhöhen, dann wird mit jedem Klick immer wieder um 10 % erhöht. Da kommen Sie auch nicht mehr zurück. Also, Sie sollten sich immer angewöhnen, wenn Sie "Datenblattansicht" meinen, dann auch darauf zu klicken, auch und gerade bei Aktionsabfragen. Ich gucke jetzt also noch an, was kommen würde. Das ist eine Auswahlabfrage im Grunde. Wenn man es genau betrachtet, wird diese Aktionsabfrage als Auswahlabfrage ausgeführt, damit Sie erstmal gucken können: Alles in Ordnung sozusagen? Sie sehen, hier entsteht ein neuer Feldname und die Inhalte gefallen mir auch. Jetzt kann ich in den Entwurf gehen. Und jetzt könnte ich hier ausführen. Ich werde sogar noch von weiter außen ausführen, wenn ich hier drauf klicke, kommt direkt der Hinweis, wieviele Zeilen betroffen sind. Ich gehe auf "Nein" und führe es nicht aus. Wenn ich jetzt hier schließe und nochmal speichere, dann kann ich es von hier außen ausführen durch Doppelklick, das kann man auch per VBA zum Beispiel machen, und dann gibt es eine Frage extra, nämlich: "Achtung, dieses ist eine Aktionsabfrage!" Wer guckt schon auf's Bild? Und erst wenn ich das mit "Ja" bestätige, dann kommt auch wirklich die eigentliche Meldung, wieviele Daten sich verändern werden. Auch da sollten Sie im Kopf haben, das waren eben irgendwie unter 10 Daten, das passt also. Es ist auch nicht überraschend. Ich habe ungefähr 7 Fortbildungen, ich habe sogar genau 7, aber wenn Sie nur im Kopf haben: unter 10, unter 50, unter 100, das reicht völlig. Wenn jetzt plötzlich auftaucht, dass Sie dabei sind, 732 Zeilen zu ändern, sollten Sie sofort auf "Nein" gehen und nochmal drüber nachdenken. Im Moment ist es ungefährlich, denn ich mache ja eine neue Tabelle, die gibt es sowieso noch nicht. Wenn ich auf "Ja" war, dann haben Sie gesehen, ist sie hier entstanden. Und mit Doppelklick kann ich sie jetzt öffnen. Und das sind jetzt wirklich physikalisch gespeicherte Daten. Die sehen so aus, wie das eben in der Abfrage in der Vorschau war, aber die sind sozusagen echt. Ich kann da drin schreiben. Ich mache mal völlig beliebig hier ein paar "X" rein, sodass Sie sehen, erstens, ich habe Schreibzugriff und zweitens, das ist jetzt auch gespeichert worden. Und wenn ich das schließe, das war nur die Frage nach den Spaltenbreiten, und das nochmal starte, Sie sehen, es gibt dieses Archiv schon, dann gibt es eine Frage mehr. Das trifft nur die Tabellenerstellungsabfrage, die nämlich Daten in Ihrer Tabelle ändern wird. Das kennen Sie schon. Da kommt die extra Abfrage: "Achtung, diese Tabelle wird gelöscht!" Und wenn ich jetzt mit "Ja" weitergehe und auch das bestätige, dann hat sich hier gefühlt nichts geändert, weil die Tabelle immer noch da ist, aber wenn ich sie öffne, sehen Sie, es sind erstens wieder die schmalen Spaltenbreiten, das Layout ist also wie vorher, und die ganzen "X" sind wieder weg. Und ich könnte das noch deutlicher machen, wenn ich hier auch Felder im Entwurf entferne. Also, Tabellenerstellungsabfragen erzeugen eine neue Tabelle und zerstören notfalls vorher auch die bisherige, gleichnamige. Und da jetzt eine Leiche rumliegt, ich werde bei der Gelegenheit direkt nochmal das Ganze schließen und löschen, dann liegt da nämlich noch eine zweite Leiche rum. Mit der "Entfernen"-Taste will ich die tatsächlich löschen. Da da jetzt also ganz "viele" gelöschte Daten rumliegen, sollte man dann anschließend auch "Datei" "Datenbank komprimieren" aufrufen, damit diese Sachen auch weggeräumt sind und die Datei kleiner ist.

Access 2016: Aktionsabfragen

Sehen Sie, wie Sie mit Aktionsabfragen Tabellen erstellen oder Daten anfügen, aktualisieren bzw. löschen.

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Erscheinungsdatum:02.05.2017
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