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Von Office 2010 auf Office 2016 umsteigen

Tabellen-Datenmodell mit Beziehungen

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Anstatt Nachschlagewerte für eine Tabelle mit der SVerweis()-Funktion spaltenweise mitführen zu müssen, lassen sich über Daten-Beziehungen deren Werte direkt für Pivot-Tabellen nutzen.

Transkript

Excel 2016 hat jetzt deutliche Verbesserungen bei Nachschlagewerten. Bisher lief das so, wenn Sie so Daten hatten, wie hier beispielsweise, wo Sie Filialen angeben wollen und die nach Ländern gruppieren wollen, dann müssen Sie hier jeweils die Spalte "Filiale" angeben und die Spalte "Land" oder bei den Beschreibungen der Artikel, wenn Sie die nach Kategorien zusammenfassen wollen. brauchen sie die Hilfspalte für die Kategorie. Natürlich wurde das sinnvollerweise auch bisher schon so organisiert, dass man das nicht zu Fuß reinschreibt, sondern wenn ich jetzt das Land zu Graz rauskriegen will, gibt es hier eine Liste der Orte, da steht hier Graz in der ersten Spalte und in der zweiten kann man nachlesen; dass liegt in Österreich. Deswegen ist in der Original-Tabelle sozusagen hier ein SVerweis drin, der aus der Spalte "Filiale" den Wert "Graz" nachguckt, in der Tabelle "Orte", das ist diese hier, welchen Namen sie trägt, kann man, wenn man reingeklickt hat, hier beim Tabellen-Tools sehen. Also in der Tabelle "Orte" guckt die Funktion nach und liefert dort die zweite Spalte zurück, das ist die mit den Ländern und das Wertargument "falsch" bedeutet ja nur, dass es diesen Wert geben musste, der gesucht wird, sonst gibt es eine Fehlermeldung. und entsprechend hier auch, Ich habe also hier für die Beschreibung des Artikels ein Wort, zu dem es eine Kategorie gibt die im SVerweis dann herausgefunden wird, also die Spalte "Beschreibung" in der Tabelle "Kategorien" nachsehen und dann jeweils die Kategorie zurückgeben, die dort in der zweiten Spalte steht. Das funktioniert also beides nach dem gleichen Prinzip, nur eben für eine andere Spalte, und das ist im Grunde das Problem. Sie brauchen immer hier so eine Hilfsspalte, und bei größeren Tabellen sind das schon ein ganze Menge Hilfsdaten. Das wird jetzt anders organisiert; ich werde also diese Datei austauschen gegen eine andere, die erst mal sehr ähnlich aussieht, die also diese Daten getrennt hat, da fehlen nämlich diese beiden Hilfsspalten. Ich habe trotzdem die Nachschlagetabellen, die heißen auch genauso, also hier im Entwurf ist es die TBL "Kategorien". An diesem TBL kann ich erkennen, dass das meine Layout-Tabellen sind und nicht etwa hier Registerkarten und hier gibt es die TBL "Orte", das sind die beiden Nachschlagetabellen und das Original sozusagen ist auch eine Layout-Tabelle, heißt TBL "Verkauf". Jetzt erkäre ich Excel einfach nur, dass die was miteinander zu tun haben. Da kann ich jetzt die Register mal wieder einblenden mit Doppelklick und kann jetzt hier bei den Beziehungen angeben, wie die Beziehung zwischen diesen verschiedenen Tabellen ist. Es müssen solche Layout-Tabellen sein, sonst werden Sie hier nicht erkannt. Also die erste neue Beziehung heißt in der Tabelle "Verkauf", das ist die hauptsächlich hier, gibt es einen sogenannten Fremdschlüssel, der steht in der Tabelle, fangen wir mit der Filiale an, dort in der Spalte "Filiale", hier. Und den Wert soll er suchen, in der Nachschlagetabelle, hier steht verwandte Tabelle, nämlich für die Orte. Und die Spalte, in der er diesen Wert findet, die sogenannte Primärspalte, ist diejenige mit der Bezeichnung "Ort". Sie sehen also schon, die müssen keineswegs gleichnamig sein und nach dem "OK" wird diese erste Beziehung angelegt, es sei denn, dort wären Duplikate, zum Beispiel. Jetzt kommt eine zweite Beziehung, nämlich zu den Artikeln. Also in TBL "Verkauf" gibt es eine Fremdschlüsselspalte für die Beschreibung und das finde ich im Gegensatz dazu bei den "Kategorien" in der Primärspalte "Artikel". Und auch dort, nach dem "OK", ist eine zweite Beziehung angelegt. Das können Sie mit "Schließen" erst mal so zumachen. Sie können dieses PowerPivot starten und dort das Ganze grafisch sehen, aber im Grunde ist es das Gleiche wie hier. Also mit der Tabelle "Verkauf" gibt es zwei Beziehungen, eine zu den Kategorien, für die Beschreibung der Artikel und eine zu Orte, für dieses Land, zur Filiale. Jetzt kommt die eigentliche Pivot-Tabelle; also mit dem "Einfügen Pivot-Tabelle" und dort gibt es die Möglichkeit, das Datenmodell dieser Arbeitsmappe zu verwenden, da sind diese ganzen Beziehungen nämlich jetzt enthalten. Und das darf ruhig auf ein neues Arbeitsblatt gehen. Nach dem "OK" sehen Sie jetzt nicht eine einzige Tabelle, nämlich die, die gerade markiert war, sondern mehrere. Und ich kann jetzt zum Beispiel aus den Kategorien die eigentliche Kategorie in die Zeilen übernehmen, aber trotzdem aus der Tabelle "Verkauf" beispielsweise die Umsatzwerte. Dadurch, dass die Beziehung geklärt ist, gehören die jetzt sinnvoll zusammen, obwohl die nicht in der gleichen Tabelle stehen. Das ist eine erhebliche Erleichterung, dass Pivot-Tabellen jetzt auch ohne Hilfsspalten direkt in so Nachschlagetabellen nachschauen können, also vom "Verkauf" die Kategorie der Artikelbeschreibung oder das Land zu dem Ort herausfinden.

Von Office 2010 auf Office 2016 umsteigen

Lernen Sie die Änderungen und Neuerungen in Word 2016, Excel 2016, PowerPoint 2016 und Outlook 2016 kennen, so dass der Umstieg von 2010 mühelos gelingt.

2 Std. 33 min (48 Videos)
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