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Excel 2016: Datenanalyse

Tabelle aus Access einbinden

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Häufig sind die eigentlichen Daten gar nicht in Excel 2016 gespeichert, sondern beispielsweise in einer Datenbank wie Access 2016. Auch solche Daten lassen sich dynamisch einbinden und anschließend wie Excel-eigene Daten analysieren.

Transkript

Falls Sie sich gerade fragen, wo denn die Daten diesen fiktiven Marathon-Laufs sind, die sind weg. Okay, die sind nicht wirklich weg, die sind nur wo anders, und zwar sind sie jetzt in einer Access-Datenbank. Für den Fall, dass Sie sich mit Access auskennen, oder die Daten sowieso in Access geliefert werden, ist das eigentlich der richtige Ort, wo man Daten speichert. Sie in Excel auszuwerten ist eine gute Idee, aber sie in Excel zu speichern, nicht unbedingt die bessere Idee. Ich habe also hier eine Access-Datenbank vorbereitet, wobei Sie sehen, dass die nicht wirklich eine große Datenbank ist. Es gibt eine Tabelle "Marathon", die bei mir das Präfix "tbl" hat, und die ich per Doppelklick jetzt ansehen kann. Die ähnelt den Originaldaten sehr stark, nur den Ort gibt es nicht mehr. Das ist eine optische Täuschung hier, sozusagen. In Wirklichkeit steckt da eine Zahl dahinter und das sieht man in den Beziehungen. Also hier, dass diese Referenz eine, -- das kann man jetzt nicht sehen -- eine Long-Zahl ist, nämlich ein Fremdschlüssel, auf diesen Primärschlüssel, ein ganz banaler AutoWert, und dort erst steht der eigentliche Ortsname. So gehört sich das, wenn Daten normalisiert werden, und eigentlich, um nicht zu sagen noch viel dringender, müsste das auch für das "Bundesland" gelten, denn es gibt viele gleichnamige Bundesländer, die dann hier nur als Referenz, als Fremdschlüssel gespeichert würden. Das habe ich mir jetzt gespart. Wir wollen es ja nicht übertreiben. Es ist also, eine einfachst strukturierte Datenbank, die aus zwei Tabellen besteht, wobei diese Tabelle hinter der Combo-Box hier ein bisschen versteckt, einen Fremdschlüssel hat, und alle Felder dieser Tabelle das Präfix "marat" besitzen, und die zweite Tabelle entsprechend das Präfix "Ort" hat. Da sind zwar Unterstriche dahinter, weil Präfixe bei mir, so in Anlehnung an die Ungarische Notation, immer sagen aus welcher Tabelle sie kommen, und immer fünf Zeichen lang sind. Auch wenn das eigentliche Präfix nur "Ort" hat. Das vereinfacht vieles, wenn die immer gleich lang sind. Und ich habe in einer Abfrage, die bei mir mit "query" gekennzeichnet ist, die zusammengefasst. Das heißt, es kommen hier erst -- das können wir an einem Feldnamen schön sehen -- alle Felder aus der Tabelle "Marathon", und dann alle Felder aus der Tabelle "Ort". Die ist im Entwurf auch nicht viel behebender als das, was Sie in den Beziehungen gesehen haben. Die einzigen beiden Tabellen sind verbunden, zeigen alle Felder und fertig. Da können Sie mehr drin machen, muss ich jetzt aber nicht. Seit Excel 2013 könnte Excel auch mehrere Tabellen einzeln importieren, und das Datenmodel, sozusagen, in Excel nachbilden, und auch diese Verknüpfungen. Aber ganz ehrlich, wenn sich das vermeiden lässt, sollten Sie das vermeiden, denn hier haben Sie es zentral. Wenn mehrere Excel-Tabellen auf diese Abfrage zugreifen, nutzen sie die gemeinsamen Beziehungen und Berechnungen eventuell. Wenn Sie das alles in Excel einzeln machen, können Sie das immer wieder einzeln machen. Wenn es also die Technik erlaubt, und Access als Datenbank erlaubt das, dann sollten Sie die Daten schon hier zusammenfügen. Mehr brauchen wir von der Datenbank nicht zu wissen, außer ihren Namen und den Pfad, und dann kann ich sie hier schließen, und diese Daten will ich in Excel nicht wirklich importieren, sondern verknüpfen. Die sollen natürlich dynamisch erhalten bleiben. Dazu gehe ich jetzt hier unter "Daten" "Externe Daten abrufen" und kann jetzt sagen, dass die aus Access kommen sollen. Dann muss ich nur das passende Laufwerk oder den Pfad finden, und hier mit dem "Öffnen" ist -- sage ich mal -- das schwierigste schon fertig. Dann kommt dieser zweite Dialog mit der Liste aller Datenquellen die enthalten sind. Manchmal wird dazwischen noch eine Liste von Verknüpfungen angezeigt, wo Sie bestätigen müssen, dass das alles in Ordnung ist. Da können ein bis zwei Dialoge noch erscheinen. Einfach alle mit "OK" schließen. Und hier will ich diese "query", diese Abfrage sehen, und nach dem "OK" muss ich nur noch angeben, wo ich sie beginnen will. In der linken oberen Ecke hier. Ich könnte das auch ein paar Zeilen tiefer machen, aber auf diesem Blatt werden sich wirklich nur die Daten befinden. Also, einfach im Grunde alles mit "OK" bestätigt, und jetzt bin ich soweit fertig. Ich kann also hier -- die Feldnamen sind ja ein bisschen breiter -- bisschen zusammenschieben, und kann jetzt mit diesen Daten alles machen. Diese Spalte könnte ich sogar Wegblenden. Das ist ja die Referenz auf den Ortsnamen. Die ist zwar weiterhin da, aber die will ich gar nicht sehen. Hie sehen Sie, dass da ein Format-Problem besteht, also markieren und das Ganze als Uhrzeit und nicht als Datum formatieren. Die Zahl war schon richtig nur der Inhalt noch nicht. Also ist das auch behoben. Auch diese ID brauchen wir eigentlich nicht. Kann ich ebenfalls ausblenden. Und damit sieht sie sozusagen aus, wie das Original, das mal in Excel war. Nur eben jetzt aus einer Datenbank dynamisch geholt. Wenn Sie die Datei neu öffnen ist alles in Ordnung, wenn nicht, und jemand ändert in Access die Daten, dann müssen Sie zwischendurch, sozusagen, mal nachfragen. Das ist ja hier bei den Tabellentools zu sehen. Das kann ich dann einfach aktualisieren. Das geht jetzt hier natürlich sehr schnell, und kriege dann wieder frische Daten. Damit haben wir sozusagen die Daten besser wo anders gelagert, weil dann übrigens auch mehrere Excel-Tabellen sehr einfach darauf zugreifen können. Und Sie können mit Excel Auswertungen machen, die Ihre Daten aus einer Access-Datenbank beziehen, die ja typischerweise auch, sehr viel besser im Mehrbenutzerbetrieb zu pflegen ist.

Excel 2016: Datenanalyse

Werten Sie Ihre Listen, Tabellen und Datenbanken mit Hilfe von Microsoft Excel 2016 nach allen Regeln der Kunst aus.

3 Std. 6 min (38 Videos)
Excel 2016 Datenanalyse Transkript
Christoph H.

Super Kurs und im Alltag sehr hilfreich und umsetzbar! Wann gibt es die Transkripte endlich komplett im PDF-Format?!

 

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