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Office 365: Outlook Grundkurs

Suchordner und Favoriten

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Erstellen Sie Suchordner, um einen besseren Überblick über die zur Nachverfolgung gekennzeichneten E-Mails zu erhalten. Verwenden Sie zusätzlich den Bereich Favoriten.
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Transkript

Bei der täglichen Arbeit mit Outlook, werden Sie sich gegebenenfalls umfangreiche Ordnerstrukturen anlegen, Sie werden E-Mails zur Nachverfolgung kennzeichnen, Regeln erstellt haben, die E-Mails automatisch in Ordner verschieben und Sie werden schnell feststellen, dass der Ordnerbereich in Outlook nicht sehr übersichtlich ist. Sie können in Outlook sogenannte Suchordner erstellen und diese Ordner den Favoriten hinzufügen. Wie das funktioniert, zeige ich in diesem Video. Meine Aufgabenliste ist nach einigen Tagen schon sehr gefüllt. Und so langsam verliere ich den Überblick über die zur Nachverfolgung gekennzeichneten E-Mails. Outlook bietet sogenannte Suchordner, mit den Sie schnell alle zur Nachverfolgung gekennzeichneten E-Mails in einem Ordner darstellen können. In der Ordnerleiste im Ordnerbereich gibt es die Suchordner. Ich klicke mit der rechten Maustaste auf diesen "Suchordner", um einen neuen Suchordner zu erstellen. Im Dialog "Neuer Suchordner" habe ich die Möglichkeit einen vorbereiteten Suchordner auszuwählen. Diese Ordner besitzen gefilterte Sichten aus alle meine E-Mails. Da ich eine bessere Übersicht meiner zur Nachverfolgung gekennzeichneten E-Mails haben möchte, wähle ich die Vorlage "Zur Nachverfolgung gekennzeichnete E-Mails" aus und bestätige mit OK. Der neue Suchordner wird mir links im Ordnerbereich angezeigt und ich sehe auch die Anzahl der zur Nachverfolgung gekennzeichneten E-Mails. Rechts im Posteingang sehe ich die zur Nachverfolgung gekennzeichneten Mails und habe somit einen sehr guten Überblick. Wenn ich aber weiterhin mit Outlook arbeite und gegebenenfalls noch eine sehr umfangreichere Ordnerstruktur anlege, dann rutscht dieser Ordner von Nachverfolgung, gegebenenfalls weiter nach unten und ich müsste dann immer nach unten blättern, um die Inhalte zu sehen und um den Ordner auszuwählen. Somit verliere ich schon wieder schnell die Übersicht. In Outlook besteht die Möglichkeit im Ordnerbereich, sogenannte Favoriten zu aktivieren. Dort können dann die, für Sie wichtigen Ordner angezeigt werden. Zum Aktivieren der Favoriten, wechsle ich einmal in das Register "Ansicht". In der Gruppe "Layout", klicke ich auf die Schaltfläche "Ordnerbereich" und wähle hier "Favoriten". Mir werden jetzt im oberen Bereich meines Ordnerbereiches Favoriten angezeigt. Ich könnte nun ganz einfach den Ordner zur Nachverfolgung mit der linken Maustaste festhalten und direkt in den Favoritenbereich ziehen. Nun sehe ich ganz oben im Bereich des Ordnerbereiches, wie viele E-Mails zur Nachverfolgung in meinem Postfach vorhanden sind. Und dabei spielt es keine Rolle, ob diese Mails im "Posteingang" oder unter "Gesendet" abgelegt sind. Mir werden in diesem Suchordner alle zur Nachverfolgung gekennzeichneten E-Mails angezeigt. Ebenso kann es vorkommen, dass Ordnerstrukturen reduziert dargestellt werden, wir hier bei meinen Projekten. Und erst wenn die Ordner erweitert werden, sieht man gegebenenfalls neue E-Mails, anhand der blauen Ziffer. Das ist die Anzahl der ungelesenen E-Mails. In meinem Fall werden diese E-Mails, durch eine Regel gesteuert und automatisch in den Ordner verschoben. Sind jetzt die Ordner reduziert dargestellt, sehe ich im Endeffekt gar nicht, wo ist jetzt im Endeffekt eine neue E-Mail gekommen, die eben halt automatisch durch eine Regel gesteuert wurde. Deshalb macht es Sinn auch hier wichtige Ordner den Favoriten hinzuzufügen. Ich öffne nochmal die Struktur, beziehungsweise ich erweitere sie und in diesem Fall klicke ich einmal mit der rechten Maustaste auf mein Projektordner "Skype for Business" und auch hier habe ich den Befehl "In Favoriten anzeigen". Ich klicke direkt auf diesen Befehl und ich sehe, dass der Ordner Skype for Business hier angezeigt wird. In diesem Fall würde ich jetzt sofort sehen, wenn es hier neue E-Mail-Nachrichten gibt, denn neue E-Mail-Nachrichten werden mir immer mit einer blauen Ziffer dargestellt, und das bedeutet auch, dass das ungelesene Mails sind, in diesem Fall. Ich habe auch die Möglichkeit die Reihenfolge der Ordner hier zu verschieben, indem ich die Ordner mit der linken Maustaste gedrückt halte und in der Reihenfolge verändere. Ebenso kann ich auch die Reihenfolge über den Rechtsklick verändern, wenn ich also auf einen Ordner hier oben bei den Favoriten mit der rechten Maustaste klicke, dann habe ich hier die Befehle "Nach oben" und "Nach unten" und dementsprechend könnte ich hier die Reihenfolge auch kontextbezogen verändern. Sie können auch weitere Suchordner erstellen, zum Beispiel über "Ungelesene Nachrichten", dann erhalten Sie einen guten Überblick über alle E-Mails, die ungelesen sind und diese Ordner können Sie, dann entsprechend den Favoriten hinzufügen. In diesem Fall breche ich hier einmal ab. Und ich habe noch mal einen ganz wichtigen Hinweis zum Löschen der Ordner innerhalb der Favoriten. Klicken Sie den Ordner nicht an und drücken dann die Entfernen-Taste, dann, in dem Augenblick, würde der Ordner, auch hier im unteren Bereich gelöscht werden. Wenn Sie aus den Favoriten einen Ordner entfernen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen den Befehl "Aus Favoriten entfernen", ansonsten löschen Sie den Ordner nicht nur aus den Favoriten, sondern auch direkt aus dem Ordnerbereich. Dieses Video hat Ihnen gezeigt, wie Sie Suchordner anlegen und den Favoriten hinzufügen können.

Office 365: Outlook Grundkurs

Behalten Sie E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben mit Outlook (Desktop-Version) in Office 365 im Griff.

5 Std. 1 min (51 Videos)
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Erscheinungsdatum:08.09.2016

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