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Outlook 2013 Grundkurs

Suchordner und Favoriten

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Die Verwendung von Suchordnern sowie Favoritenlisten ermöglicht eine wesentlich übersichtlichere Organisation sämtlicher eingehender E-Mails.
04:39

Transkript

Während Ihrer Arbeit mit Outlook werden Sie E-Mails zur Nachverfolgung kennzeichnen, ggf. eine umfangreiche Ordnerstruktur angelegt haben, Regeln erstellt haben, die E-Mails automatisch in Ordner verschieben und Sie werden feststellen, dass die Ordnerliste von Outlook nicht immer genügend Überblick verschafft. Sie können in Outlook sogenannte Suchordner anlegen und sämtliche Ordner der Favoritenliste hinzufügen. Wie das funktioniert, zeige Ich Ihnen in diesem Video. Meine Aufgabenleiste ist mittlerweile gut gefüllt. Jedoch habe ich keinen Überblick über die zur Nachverfolgung gekennzeichneten E-Mails. Für diesen Fall stellt Outlook sogenannte Suchordner. Sie finden in der Ordnerleiste ganz unten den Eintrag "Suchordner". Ich klicke dort mit der linken Maustaste drauf und erstelle einen neuen Suchordner. Im darauf folgenden Dialog habe ich die Möglichkeit, einen bereits vorbereiteten Ordner auszuwählen. Eigentlich stecken hinter diesen Ordnern gefilterte Ansichten, die aus dem Posteingang stammen. Da ich einen Überblick meiner zur Nachverfolgung gekennzeichneten E-Mails haben möchte, wähle ich den Ordner "Zur Nachverfolgung gekennzeichnete E-Mails" aus. Ich bestätige mit "OK". Und dieser Ordner wird mir nun hier in der Ordnerleiste angezeigt und ich sehe hinten, wie viele zur Nachverfolgung gekennzeichnete E-Mails in meinem Posteingang vorhanden sind. Zusätzlich bietet dieser Suchordner, sobald man ihn aktiviert, die gefilterte Ansicht. Er zeigt mir hier direkt im Posteingang, die E-Mails an, die zur Nachverfolgung gekennzeichnet sind. Wenn ich nun aber eine umfangreiche Ordnerstruktur hier angelegt habe, dann rutscht dieser Suchordner immer weiter nach unten und ich muss ggf. sehr lange blättern und nach unten scrollen, um eben halt den Überblick zu bekommen. Sie haben jedoch die Möglichkeit, diverse Ordner, also auch diesen Ordner zur Nachverfolgung, hier in dem oberen Bereich zu den Favoriten hinzuzufügen. Sie können den Ordner direkt mit der linken Maustaste festhalten und in den Favoritenbereich hineinziehen. Somit haben Sie einen Überblick, wie viele E-Mails in Ihrem Posteingang bzw. in Ihrem Postfach liegen, die zur Nachverfolgung gekennzeichnet sind. Und dabei spielt es keine Rolle, ob die E-Mails unter "Gesendete Elemente", im Posteingang oder in irgendeinem Unterordner abgelegt sind. Auch kann es vorkommen, dass Ordnerstrukturen reduziert dargestellt werden, wie z.B. hier bei meinen Firmenevents. Wenn ich auf den Pfeil klicke, dann öffnet sich diese Struktur und ich sehe, dass in meinem Ordner "2013" ungelesene E-Mails vorhanden sind. Die ungelesenen E-Mails werden immer in der Ordnerstruktur mit der blauen Schriftfarbe dargestellt, das ist die Anzahl der ungelesenen Mails. Diese E-Mails wurden durch eine Regel gesteuert hier in diesen Ordner verschoben. Das bedeutet, wenn die Struktur reduziert dargestellt wird, habe ich hier nicht mehr den Überblick und ich sehe nicht, wie viele neue E-Mails ich im Endeffekt hier in meiner Ordnerstruktur durch Regeln erhalten habe. Deshalb macht es Sinn auch hier bestimmte Ordner, mit denen man häufig arbeitet, in die Favoritenliste hinzuzufügen. In diesem Fall klicke ich einmal mit der rechten Maustaste auf den Ordner "2013" und auch hier habe ich den Befehl "In Favoriten anzeigen". Wenn die Reihenfolge mir nicht gefällt, habe ich auch die Möglichkeit, mit der rechten Maustaste direkt hier auf den Ordner zu klicken und ich hätte hier unten den Befehl "Nach oben". Alternativ kann ich natürlich auch den Ordner mit der linken Maustaste gedrückt halten und entsprechend dahin verschieben, wo ich ihn immer sehen möchte. Sie können natürlich auch einen Suchordner anlegen, wo Sie nur die Anzahl der ungelesenen Mails sehen und diesen Ordner können Sie dann auch in die Favoritenliste hinzufügen. Und ein ganz wichtiger Hinweis noch: Möchten Sie einen Ordner aus der Favoritenliste entfernen, dann klicken Sie den immer mit der rechten Maustaste an und wählen den Eintrag "Aus Favoriten entfernen". Würden Sie den Ordner hier oben direkt löschen, dann löschen Sie ihn auch aus der Ordnerstruktur. In diesem Video habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie Suchordner anlegen können und wie Sie diverse Ordner den Favoriten hinzufügen können.

Outlook 2013 Grundkurs

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4 Std. 1 min (48 Videos)
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