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Office 365: SharePoint-Anwendungsfälle

Sucherergebnisquellen

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Suchergebnisquellen machen unterschiedliche Suchperspektiven auf den Bestand der Verträge möglich.

Transkript

Um mit der Konfiguration unserer suchgetriebenen Anwendung voranzukommen, müssen wir Sharepoint im technischen Sinne beibringen, den Blick auf das Wesentliche zu fokussieren. Ich bin in meiner unkonfigurierten Basis-Suche unterwegs und starte nun eine Suche nach unserem Unternehmenskontonamen, beziehungsweise nach den Namen unseres virtuellen Unternehmens, Sharependium. Nun bekomme ich eine Vielzahl an Suchergebnissen zurück, die mich aber bei einer Recherche innerhalb meiner Vertragsverwaltung eigentlich gar nicht interessieren. Das heißt, ich bekomme jede Menge undifferenzierte und unvorgefilterte Suchergebnisse zurück. die mich in dem Fall, in diesem Kontext, gar nicht interessieren. Natürlich kann ich, wenn ich das möchte, die Suche durch eine gezielte Sucheingabe so präparieren, dass ich auch Treffer aus der Vertragsverwaltung zurückbekomme. Aber es wäre doch sinnvoll, wenn innerhalb der Vertragsverwaltung auch nur Treffer aus der Vertragsverwaltung angezeigt werden. Dies machen wir in Sharepoint über sogenannte Suchergebnisquellen. Wie diese funktionieren und aussehen, sehen wir uns als nächstes an. Wir sind also wieder auf der Websitesammlungsebene unserer Vertragsverwaltung unterwegs und begeben uns in die Website-Einstellungen. Es gibt die Suchergebnisquellen grundsätzlich zweimal. Einmal auf Websitesammlungsebene und einmal auf der SP Web- beziehungsweise auf der Webseitenebene. Das heißt, sowohl hier als auch hier können wir Suchergebnisquellen einstellen. Diese sind im Fall der Webseite beziehungsweise der Unterwebseite – da können wir das auch verwenden, allerdings wieder lokal gebunden, und können dann nicht eine Ebene drüber, nämlich auf der Websitesammlungsebene, verändert oder genutzt werden. Daher ist es wie bei Website-Inhaltstypen sehr empfehlenswert, so etwas auf der Websitesammlungsebene zu konfigurieren. Das habe ich hier schon vorbereitet. Wir verschaffen uns zunächst einmal über einen Scrolldown die Möglichkeit, uns darüber zu informieren, was vorher schon da war. Also, welche generischen, oder welche Standard-Suchergebnistypen, gab es vorher schon. In dem Fall haben wir die Suchergebnisquelle Pictures. Das bedeutet, er zeigt mir sämtliche Bilder innerhalb der Websitesammlung. Oder er zeigt mir sämtliche Wiki-Seiten. Oder er zeigt mir sämtliche Conversations, oder Dokumente innerhalb der Site Collection. Das ist ein Beispiel für eine Suchergebnisquelle, also ein logischer Scope. Ein Teil des Ganzen bei einer Suchabfrage. Einen solchen Scope kann ich in Form einer Suchergebnisquelle selbst definieren. Das habe ich hier für sämtliche Verträge, für einen Dienstleistungsvertrag, für einen Leasingvertrag et cetera schonmal vorbereitet. Um einen solchen Scope beziehungsweise eine Ergebnisquelle zu erstellen, gehen wir über diesen Button. Ich werde aber in diesem Fall eine bereits vorhandene Suchergebnisquelle bearbeiten, weil das Look & Feel dieses Formulars in dem Fall genau gleich ist. Dementsprechend ist es einfacher nachzuvollziehen, sich einfach anzugucken, was schon vorhanden ist. Wesentlich für unser Beispiel ist die sogenannte Abfragetransformation und der Abfragegenerator, den wir mit einem Klick auf diesen Button hier starten. Nun sehen wir eine Abfrage auf Basis der sogenannten Keyword Query Language. Kurz: KQN. Mit dieser Abfragesprache sind wir in der Lage, relativ einfach und mit einer verständlichen Sprache eine Suchabfrage vordefinieren zu können, die uns anschließend mit einem entsprechenden Ergebnis versorgt. Das heißt, diesen Abfragetext, den wir hier eingeben, könnten wir genau so, wie er hier steht, auch in einer Sharepoint-Suchabfrage starten. Das demonstriere ich einmal. Das mache ich durchaus nochmal in meiner Basis-Suche, die, wie gesagt, nicht benutzerdefiniert ist. Ich kann also diesen Abfragetext genau so, wie er hier steht, in das Suchfenster eintippen und bekomme das entsprechende Ergebnis zurück und wir sehen, wir haben hier eine exakt identische Wiedergabe. Beziehungsweise haben wir hier sechs Elemente und hier gibt es ebenfalls sechs Elemente, die bei der Suche zurückkommen. Im Grunde haben wir hier nur ein Kriterium vorgegeben. Und zwar möchten wir, dass hier nur Dokumente zurückgegeben werden, die der managed Property Dienstleistungsvertrag entsprechen. Der Begriff Search Box Query definiert, dass wir auch weiterhin in der Lage sein möchten, innerhalb unserer Suchumgebung aktiv Suchergebnisse einzugeben und entsprechende Ergebnisse zurückzubekommen. Grundsätzlich sind wir hier in der Lage, auf unterschiedlichste Art und Weise unsere Scopes zusammenzusetzen. Beispielsweise können wir sagen, wir möchten bei unserer Suchabfrage grundsätzlich nur Elemente zurückbekommen, das können wir hier über das Hinzufügen eines Stichwortfilters tun. Wir können uns ausschließlich Webseiten zurückgeben lassen. Das wird alles über die sogenannte Content Class definiert. Nun können wir darüber hinaus noch sämtliche in Sharepoint vorhandenen managed Properties verwenden, die eine entsprechende Eigenschaft besitzen, um die Suchergebnisse weiter zusammenzustreichen, beziehungsweise weiter zusammenzufiltern indem wir beispielsweise sagen, wie es hier auch der Fall ist, dass die managed Property VertragsartOWSTEXT den Wert Dienstleistungsvertrag enthalten soll. Dieser Wert kommt natürlich aus einer Websitespalte, die wir zuvor in der Vertragsverwaltung definiert haben. Soweit also ganz einfach. Darüber hinaus gibt es natürlich noch die Möglichkeit, das Ganze zu sortieren, indem man zum Beispiel das Erstellungsdatum dafür verwendet um das Ganze dann auf- oder absteigend zu sortieren. Ein entsprechender Test zeigt uns dann nochmal genau das gleiche Vorschauergebnis, das Sie hier gerade gesehen haben. Das heißt, auf diese Art und Weise sind wir hier in der Lage, uns unterschiedliche Scopes in Form von Suchergebnisquellen zusammenzubauen, die dann später bei der Verwendung unserer angepassten Unternehmenssuche zum Einsatz kommen werden. Ich werde das Ganze einmal praktisch demonstrieren. Ich wechsle also einmal in meine Vertragssuche. Ich gebe eine Suche ein, in dem Fall hier KFZ. Nun kann man hier die insgesamt 5 Scopes beziehungsweise Suchergebnisquellen anklicken, indem man sagt, ich möchte mich jetzt nur mal durch die Mietverträge hindurchsuchen. Es gibt innerhalb der Mietverträge offenbar keine Treffer mit dem Suchzeichen KFZ, aber wenn wir in den Leasingverträgen schauen, da müsste es was geben, und es ist in dem Fall auch so. Ja. Grundsätzlich haben wir gesehen und verstanden, worum es sich bei einer Suchergebnisquelle handelt und wie man eine solche erstellt und auskonfiguriert.

Office 365: SharePoint-Anwendungsfälle

Sehen Sie, wie SharePoint-Lösungen Schritt für Schritt entstehen. An zwei Beispielen sehen Sie die Umsetzung von der Bedarfsanalyse bis zur funktionstüchtigen Lösung.

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