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Kalender erstellen mit Excel

Stunden abrechnen

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Die Stundenabrechnung basiert in der Regel auf einem Kalender. Wird dieser korrekt aufgebaut, kann man mit seiner Hilfe schnell erkennen, wie viele Stunden man im Plus beziehungsweise im Minus ist.
06:10

Transkript

In diesem Video stelle ich Ihnen eine andere Art von Kalender vor, eine Stundenerfassung. Es geht nur indirekt um Kalender, die kalendarische Funktion wird dazu benutzt, um innerhalb eines Monats pro Arbeitstag auszurechnen, wieviel Stunden erfasst wurden, das heißt, wieviel Ist- beziehungsweise Sollstunden ich habe. Und am Ende des Monats kumuliert mir anzuzeigen, wieviel Stunden ich gearbeitet habe, das heißt, wieviel im Ist beziehungsweise im Soll ich bin. Dazu schreibe ich in eine Zelle ein Datum, beispielsweise der 1. Januar 2015, ziehe dieses Datum nach unten. Und sorge dafür, dass ich nur Montag bis Freitag arbeite, das heißt, blende die Wochentage aus, indem ich hier umschalte: Bitte nur die Wochentage ausfüllen. In einer anderen Zelle nehme ich Bezug auf dieses Datum, ist gleich diese Zelle, und diese Zelle ist formatiert als Wochentag, also mit der Form "TTTT". In eine dritte Spalte wird nun die "kommt"-Uhrzeit eingetragen, daneben die "geht"-Uhrzeit. Beachten Sie: an einigen Tagen wurde nachts gearbeitet, das heißt, hier komme ich um 21:00 Uhr, gehe um 7:30 Uhr. Prima. Die Differenz der Stunden könnte man "Ende minus Anfang" berechnen, jedoch bei negativen Uhrzeiten hat Excel ein Problem. Deshalb muss ich hier mit einer WENN-Funktion arbeiten. Wenn der Anfang vor dem Ende ist, dann darf ich "geht" minus "kommt" rechnen, die Differenz der Stunden, ansonsten muss ich einen Tag minus den Anfang, also von 21 Uhr bis Mitternacht, hier geschrieben in Anführungszeichen - man hätte alternativ auch eine "1" schreiben können - bis zum Anfang. Und dazu kommt noch, die Endstunden am nächsten Morgen, plus "D3". Soviel Stunden habe ich insgesamt an diesem Tag gearbeitet. Mein Soll beträgt sieben Stunden und zwölf Minuten. und das Ganze wird über jeden Tag kumuliert, das heißt, hier haben wir: ist gleich die Zahl oben darüber, plus absolut, die Zahl oben darüber. Und wenn ich diese Formel runterziehe, dann nimmt er immer diese Zahl, plus die Zahl die eins oben darüber steht. Alternativ hätte man mit der Funktion ZEILE arbeiten können. ZEILE mal, ausgelagert, diese sieben Stunden und zwölf Minuten. Meine Ist-Zeit beträgt nun eine Wiederholung von der Zeit. Damit kann schön nebeneinander verglichen werden, wieviel wir haben. Auch hier wird die Ist-Zeit kumuliert, das heißt, auch hier haben wir: "=" einmal "G3" plus "E4", das heißt, die da oben plus "E4". Und jeweils die Zelle, die oben drüber steht, plus die Zelle in der Spalte davor. Soviel habe ich kumuliert insgesamt gearbeitet. Von der kumulierten Zeit, wird auf jeweils fünf Minuten aufgerundet. Dafür gibt es eine mathematische Funktion, die heißt OBERGRENZE. Heißt, rechne mir bitte diese Uhrzeit um fünf Minuten aufgerundet auf die nächsten, eben fünf Minuten. Mein Guthaben wird nun berechnet, indem ich die Differenz bilde, zwischen "H" und "F", das heißt, zwischen der gerundeten Zeit und der Spalte hier. Das heißt, soviel habe ich mehr gearbeitet, am erste Tag 33 Minuten mehr, wie ich hätte sollen, am nächsten Tag sogar eine Stunde mehr. Hier war ich vielleicht krank oder abwesend, oder habe nicht so viel gearbeitet, das heißt, hier bin ich in den roten Zahlen. Das Ganze kann man mit einer bedingten Formatierung natürlich erledigen. Das Guthaben beträgt nun insgesamt die Differenz aus "G" und "F", das heißt, die Differenz aus Ist und Soll. So groß ist mein Guthaben. Prima. An einigen Tagen trage ich ein: Hier war ich im Urlaub, hier war ich im Urlaub, und die Anzahl der Urlaubstage wird unten - Achtung, nicht mit ZÄHLEN sondern mit ZÄHLENWENN - Urlaubstage ermittelt. Das heißt, insgesamt in diesem Monat habe ich zwei Urlaubstage genommen. Nun wird berechnet die Abendstunden, das heißt von 21 Uhr bis 3 Uhr bekomme ich 20 Euro, von 3 Uhr bis 6 Uh sogar 25 Euro, tagsüber beim Arbeiten 15 Euro. Das heißt, ich muss nun bei diesen Stunden rausrechnen, wieviel dieser Stunden liegen am Abend, wieviel in der Nacht, wieviel sind am Tag übrig. Für alle diese Abend- und Nachtstunden, sehen Sie, ist hier eine komplexe WENN-Funktion, die ich im Einzelnen nicht erläutern möchte. Gut, nun haben wir ausgerechnet, wieviel Abendstunden, Nachtstunden, Tagstunden. Hier unten sehen Sie natürlich ein paar Stundenangaben. Und für die entsprechende Stundenanzahl kann ich nun einen Tarif bekommen. Wenn Sie sich hier vielleicht wundern: Was bitte ist "Nachttarif", was bitte ist "Tagtarif"? Nun, anstatt absolut auf die Zelle "L2", beziehungsweise Zelle "M2" zuzugreifen, habe ich diese Zelle mit einem Namen versehen, "Abendtarif" beziehungsweise "Nachttarif". Und so was könnten Sie auch leicht herausfinden, indem Sie hier feststellen: Es ist keine Klammer hinter "Nachttarif", das heißt, es kann sich nicht um eine Funktion handeln. das heißt, es muss sich um einen Namen handeln. Und die Zelle, die auf diesen Namen verweist, die finden Sie, indem Sie diese Zelle hier auswählen, und dann springt er in die Zelle, die ich so genannte habe. So kann man auch bei fremden Dateien schnell dahinterkommen, welche Zelle wie heißt. Also, Sie sehen in diesem Video, ein kleines Beispiel für eine Zeitberechnung. Das ist natürlich nur ein Dummy-Beispiel. Je nach tariflichen Bestimmungen wird anders abgerechnet, werden die Nachtstunden anders vergütet, fängt die Nacht an einer anderen Uhrzeit an, Sie haben natürlich andere Tarife. Klar. Vielleicht bekommen Sie jeden Tag das Gleiche, vielleicht wird noch eine Pause abgezogen und so weiter und so weiter. Aber ich denke, das Gerüst ist klar geworden, was man mit Hilfe eines solchen, - naja, ich nenne es mal - Kalenders, alles erstellen kann.

Kalender erstellen mit Excel

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2 Std. 35 min (29 Videos)
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Dieses Training wurde mit Excel 2013 aufgezeichnet. Die Inhalte lassen sich aber problemlos auf jede andere Excel-Version übertragen.

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