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Office 365: SharePoint-Anwendungsfälle

Statusindikatoren erzeugen

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Zur Frühwarnung und Entscheidungsunterstützung bei Wiedervorlagen und auslaufenden Verträgen kommen Statusindikatoren zum Einsatz, um ein ampelbasiertes Diagramm abzubilden.

Transkript

Nun, wo sich unsere Vertragsverwaltung allmählich mit Daten befüllt, möchten wir natürlich in der Lage sein, diese Daten mit einer Bedeutung zu versehen, um schließlich daraus Informationen entziehen zu können. Zum Beispiel gibt es eine Anzahl von Warnungen vor einem Vertragsablauf in unserer Applikation. Darüber hinaus haben wir eine offene Anzahl an Wiedervorlagen. Natürlich möchten wir diese Information zunächst einmal aggregieren, also zusammenfassen, und darüber hinaus auch nachvollziehen können, ob das nun gut oder schlecht ist. Für die Interpretation von Daten innerhalb unserer Vertragsverwaltung hilft uns der sogenannte Statusindikator. Um einen solchen Statusindikator herzustellen, benötigen wir zunächst eine Berichtsbibliothek. Diese ist in der Vertragsverwaltung bereits existent. Das ist diese App, wie wir sie hier sehen können. Die mache ich mir zunächst einmal in einem separaten Tab auf. Ich zeige Ihnen als nächstes, wie Sie eine solche Berichtsbibliothek erstellen können. Die finden Sie hier unter den Apps in den Standardvorlagen. Sie sind hier in der Lage, eine solche Berichtsbibliothek zu erstellen. Die sieht folgendermaßen aus: Wir haben hier eine Liste, wo wir in der Lage sind, uns auf unterschiedliche Datenquellen zu beziehen. Zunächst einmal auf eine Sharepoint-Liste, auf ein Excel-Dokument, In diesem Fall beziehen wir uns auf eine Sharepoint-Liste. Als erstes Beispiel haben wir hier den Indikator Warnung vor Ablauf. Wir zählen also die Warnungen vor einem Ablauf in unserer Anwendung. Diese werden zusammengesammelt in unserer Protokoll-Liste. Ich habe hier auch noch eine Kleinigkeit vorbereitet, und zwar unterschiedliche Listenansichten, wo wir in der Lage sind, sämtliche Elemente in der Protokoll-Liste voneinander zu unterscheiden. Das passiert über einen ganz normalen Listenansichtsfilter, wie Sie ihn höchstwahrscheinlich schon kennen, aber ich zeige noch einmal kurz, wie das aussieht und funktioniert. Grundsätzlich haben wir hier eine Abgrenzung beziehungsweise einen Filter über die Definition des Titels. Auf diese Art und Weise sind wir nun in der Lage, die unterschiedlichen Protokollmeldungen voneinander zu trennen, ganz einfach weil sich dieser Statusindikator zunächst einmal auf eine Sharepoint-Liste, wie hier in dem Fall die Protokoll-Liste bezieht. Und weil wir darüber hinaus noch in der Lage sind, uns auf unterschiedliche Listenansichten zu beziehen. In diesem Fall auf die Listenansicht Warnung vor Ablauf. Grundsätzlich sind wir bei der Erstellung von Statusindikatoren auf unterschiedliche Möglichkeiten gestoßen. Und zwar gibt es hier unter anderem die Option, Listeneinträge in eine Ansicht durchzählen zu lassen. Wir können hier auch mit prozentualen Werten arbeiten. Darüber hinaus können wir auch Summen berechnen, sofern in unserer Liste entsprechend numerierte Spalten wie zum Beispiel Zahlen- oder Währungsspalten vorhanden sind. Anschließend müssen wir die durchgezählten Werte natürlich noch mit einer Bedeutung versehen. Das bedeutet, wir müssen Grenzen festlegen, die wir mit einem entsprechenden Ampelsymbol verknüpfen. in dem Fall möchten wir natürlich, dass möglichst wenige Warnungen vor Ablauf in der Liste vorliegen. Dementsprechend haben wir dann eine Untergrenze von Null auf das grüne Symbol gesetzt und dementsprechend eine Grenze von fünf Warnungen auf das gelbe Ampelsymbol. Es ist eine Warnung, aber noch kein schlimmer Zustand. All das, was über fünf Warnungen hinausgeht, würde dementsprechend mit einem roten Symbol, also als eine explizite Warnung aufleuchten. Das ist die Art und Weise, wie ein solcher Statusindikator gebaut ist. Es ist also relativ simpel aufzubauen. Um neben dem trivialen Durchzählen der Warnungen vor Ablauf noch eine Ablauffrist zu hinterlegen, habe ich innerhalb dieser Listenansicht noch zu einem kleinen Trick gegriffen. Ich habe ähnlich wie in einer Announcements-Liste einen Warnungsablauf hinterlegt. In dem Fall ist das hier eine Websitespalte, die sich auf das Erstellungsdatum bezieht und einige Tage im Voraus dazurechnet, um eine Funktionalität zu erzeugen, dass diese Warnung mit einer Art Verfallsdatum versehen wird. So werden nicht sämtliche Warnungen permanent hochgezählt, sondern sie verfallen nach einem bestimmten Zeitraum und werden nicht mehr in der Visualisierung berücksichtigt. Dieser Warnungsablauf ist logischerweise wieder als Websitespalte in unsere Anwendung eingefügt. Hier können wir nun sehen, wie der Warnungsablauf konfiguriert ist. Wir haben eine berechnete Spalte, die sich auf das Erstellungsdatum bezieht und in diesem Fall 30 Tage dazurechnet und das Ganze dann als Datumswert wieder zurückgibt. Anschließend haben wir das Ganze dann als Wert in den Inhaltstypen des Protokolleintrags hinzugefügt, um eine gewisse Datumsobergrenze zu haben, also wie lange soll dieser Wert in unserer Statusindikatorprüfung berücksichtigt werden. Ein ähnliches, aber trotzdem anderes Beispiel haben wir hier in Form unserer offenen Wiedervorlagen. Wir haben in unserer Vertragsverwaltung eine Aufgabenliste, in der unsere Wiedervorlagen aufbewahrt werden. Wir haben also hier unsere Aufgabenliste mit unterschiedlichen Ansichten versehen. Das heißt, wir haben hier unsere Listenansicht Offene Aufgaben, die wiederum protokolliert, welche Wiedervorlagen es gibt. und ob diese bereits bearbeitet worden sind oder nicht. Also beziehen wir uns auch hier wieder auf eine spezifische Listenansicht innerhalb der Aufgabenliste. Und zwar auf die Listenansicht Offene Aufgaben. Weil uns diese bei der Auswertung natürlich besonders interessieren. Sprich: Wie viele Aufgaben sind insgesamt noch zu erledigen? Auch hier gibt es die entsprechende Ober- und Untergrenze, beziehungsweise die Grenzwerte und die jeweilige Zuordnung. Grundsätzlich ist es natürlich der bessere Wert, wenn er möglichst niedrig ist. Das heißt, es wird grundsätzlich durchgezählt, wie viele Elemente es innerhalb dieser Listenansicht gibt. Jetzt müssen wir als nächstes natürlich einen fachspezifischen Grenzwert festlegen. Den tragen wir hier ein. Das heißt, alles bis zu einem Wert von 5 ist OK, es ist grün, alles bis zu einem Wert von 10 ist gelb und alles darüber hinaus ist mit einem roten Statusindikator gekennzeichnet. Um diese Darstellung nun außerhalb der Berichtsbibliothek sichtbar und nutzbar zu machen, benötigen wir einen entsprechenden Webpart. Diesen habe ich zunächst einmal auf einer separaten Webpart-Seite innerhalb der Dokumentenbibliothek Websiteseiten in Form dieser Webpart Page, genannt KPI, eingesetzt. Ich habe also hier die Seite bearbeitet und ein neues Webpart hinzugefügt. In dem Fall finden wir den Webpart unter Geschäftsdaten und dann mit der Webpart-Bezeichnung Statusliste. Das Ganze habe ich eingefügt. Das geht sehr schnell und einfach. Hier habe ich natürlich die entsprechenden Informationen hinterlegt. Von der Funktionalität her ist das Ganze bewusst sehr einfach gehalten. Wir haben hier die Möglichkeit, uns nur Probleme anzeigen zu lassen, sprich all das, was gelb oder rot ist. Und mit einem Klick auf Alle Indikatorenanzeigen kommen natürlich auch die positien, beziehungsweise die als grün erachteten Statusindikatoren mit zum Vorschein. Wir schauen uns noch einmal kurz die Webpart-Eigenschaften dieses Statuslisten-Webparts an, um nachvollziehen zu können, welche Parametrisierungsmöglichkeiten wir hier haben. Wir können natürlich gewisse Funktionalitäten beziehungsweise Bedienelemente ein- und ausblenden lassen. In dem Fall habe ich mich ganz bewusst dazu entschieden, hier möglichst wenig Funktionalität an dem Webpart anzuheften, um das Auge des Benutzers voll und ganz auf die Key Performance Indicators zur Entscheidungsunterstützung zu lenken. Anschließend können wir dieses Webpart selbstverständlich nach dem gewohnten Prozedere exportieren und an einer anderen Stelle wieder in unserer Vertragsverwaltung einzusetzen. Diese Statusliste gibt uns also die Möglichkeit, ein Cockpit für Warnungen und Entscheidungsunterstützung zu erzeugen. Hierbei beziehen wir uns natürlich auf Daten, die innerhalb unserer Vertragsverwaltung zusammengesammelt und anschließend visualisiert werden.

Office 365: SharePoint-Anwendungsfälle

Sehen Sie, wie SharePoint-Lösungen Schritt für Schritt entstehen. An zwei Beispielen sehen Sie die Umsetzung von der Bedarfsanalyse bis zur funktionstüchtigen Lösung.

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