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SharePoint 2013 Grundkurs

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Mit der Inhaltsgenehmigung kann für eine Dokumentbibliothek definiert werden, dass neue oder geänderte Inhalte eine Genehmigung erfordern. Erfahren Sie, wie Sie mit der Inhaltsgenehmigung arbeiten und die entsprechenden Berechtigungen dazu anlegen.

Transkript

Im Laufe unseres Projekts ist jetzt schon ein ordentlicher Schwung an Dokumenten entstanden. Wir haben jetzt hier so ziemlich alles bereits erzeugt. Wir haben Dokumentationen, es wurde bereits ein Lastenheft, ein Pflichtenheft angelegt und noch vieles mehr. Damit die Kollegen immer wissen, in welchem Status sich das Dokument befindet, haben wir hier die Spalte Status angelegt. Und jetzt hatten wir letzte Woche ein Meeting, in dem dann auch festgelegt wurde, dass bevor diese Dokumente den Status Final bekommen, diese natürlich auch noch geprüft und freigegeben werden müssen. Den Status Prüfung haben wir in unserem Konzept beziehungsweise in unserer Struktur für unsere Projektmanagementseite bereits abgebildet. Was uns jetzt noch fehlt, ist die systematische Freigabe der einzelnen Dokumente. In diesem Video lernen Sie, wie Sie in SharePoint für eine Bibliothek die sogenannte Inhaltsgenehmigung aktivieren und die Berechtigung für die Inhaltsgenehmigung für eine bestimmte Person vergeben. Lassen Sie uns zunächst mit dem ersten Schritt anfangen. Wir müssen die Inhaltsgenehmigung für unsere Bibliothek aktivieren. Das heißt, wir öffnen unser Register Bibliothek und gehen dann direkt in die Bibliothekseinstellungen. Die Einstellungsoptionen für die Inhaltsgenehmigung finden wir im Bereich der Versionsverwaltungseinstellungen. Das heißt, wir klicken hier den Eintrag an. Und dann sehen Sie schon, der erste Punkt ist hier tatsächlich die Inhaltsgenehmigung. Um diese zu aktivieren, klicken wir in das Optionsfeld Ja. Mehr müssen wir dazu nicht tun. Können direkt runterscrollen und bestätigen mit OK. Wenn wir jetzt unsere Bibliothek Projektdokumente öffnen, dann sehen Sie schon, wir haben jetzt hier die Spalte Genehmigungsstatus. Da wir auf dieser Seite die passende Berechtigungsstufe haben, wurden auch automatisch die ganzen Dokumente, nachdem wir die Inhaltsgenehmigung aktiviert haben, mit dem Status Genehmigt versehen. Aus diesem Grund empfiehlt es sich durchaus, diese Spalte gleich zu Beginn in die Bibliothek mit einzufügen. Des Weiteren benötigen wir noch eine zweite Person, die Inhalte prüfen und genehmigen beziehungsweise freigeben kann. Im Moment bin das nur ich, weil ich auch diese Berechtigungsstufe habe. Um das jetzt natürlich zu ändern, müssen wir noch Änderungen in den Berechtigungen dieser Bibliothek vornehmen. In unserem Beispiel soll die Projektleitung als Genehmiger hier noch in die Gruppe hinzugefügt werden. Um jetzt die Einstellungen für die Berechtigungen dieser Bibliothek einzusehen und anpassen zu können, öffnen wir zunächst unser Register Bibliothek. Denn auch hier haben wir bereits die Möglichkeit, direkt in die Berechtigungseinstellungen abzuspringen. Sie sehen hier in der Gruppe Einstellungen haben wir dieses kleine Icon mit den zwei Männchen. Wenn wir hier einmal draufklicken, sehen wir zum einen, für wen im Moment diese Bibliothek zugänglich ist. Wir haben jetzt hier auch weitere Funktionen, wie zum Beispiel Personen einladen. Es kann auch eine E-Mail verschickt werden für die Personen, die für diese Bibliothek berechtigt sind. Und wenn ich jetzt alle weiteren Einstellungen für die Berechtigungen sehen möchte, klicke ich einfach auf Erweitert. Ich bin dann auch schon direkt in den Berechtigungseinstellungen. Habe hier jetzt also meine ganzen Gruppen. Und die Gruppe, die wir jetzt benötigen, das ist hier die Gruppe Genehmigende Personen. Um hier ein Mitglied hinzuzufügen, öffnen wir diese Gruppe und sehen dann auch schon, wer im Moment genehmigen kann. Das ist im Moment mein Benutzer. Nachdem die Projektleitung bei uns von Frau Herzog durchgeführt wird, müssen wir sie hier als Genehmiger noch hinzufügen. Dazu klicken wir auf Neu und dann auf Benutzer hinzufügen. In das erste Feld trage ich jetzt einfach den Namen von Frau Herzog ein. Sie sehen auch schon, ich bekomme hier wieder mein Auswahlmenü. Ich wähle hier die Frau Herzog aus. Ich kann im zweiten Feld eine kleine Info für Frau Herzog eintragen. Denn wenn ich hier auf Optionen anzeigen klicke, dann sehe ich, dass Frau Herzog anschließend eine Info-Mail bekommen wird. Natürlich tragen wir hier noch einen kurzen Text mit ein. "Hallo Frau Herzog, Sie dürfen jetzt Inhalte genehmigen." Ich klicke auf Freigeben. Und dann wird Frau Herzog auch automatisch in diese Gruppe hinzugefügt. Um jetzt zu sehen, wie sich das Ganze weiter verhält, nehme ich meinen User aus dieser Gruppe raus. Das heißt, ich markiere diesen User und klicke jetzt auf Aktionen und dann auf den Befehl Benutzer aus Gruppe entfernen. Ich bestätige das Ganze mit OK. Und jetzt ist Frau Herzog einzig und allein die Person, die Inhalte in unserer Bibliothek prüfen und genehmigen kann. So weit, so gut. Wir haben es auch schon fast geschafft. Lassen Sie uns nochmal kurz in unsere Bibliothek Projektdokumente gehen. Dazu scrollen wir einfach runter, damit wir hier in der Schnellstartleiste den Namen der Bibliothek anklicken können. Und dann testen wir, wie es sich verhält, wenn wir jetzt zum Beispiel eine neue Datei in die Bibliothek hochladen. Auch hier habe ich wieder ein kleines Muster vorbereitet. Ich werde jetzt den Dateiupload via Drag-and-Drop durchführen. Dazu ziehe ich kurz meinen Explorer hier rein. Ich habe hier eine neue Datei angelegt. Mit gedrückter linker Maustaste ziehe ich das Ganze in Richtung Bibliothek. Ich lasse los und die Datei wird hochgeladen. So, den Explorer brauchen wir nicht mehr. Ich ziehe ihn gerade raus. Jetzt haben Sie Folgendes gesehen. A: Das Dokument wurde hochgeladen. Wir sehen das Ganze einmal hier. Können jetzt auch mit Schließen bestätigen. Die Datei Bericht ist jetzt auch Bestandteil meiner Bibliothek. Und wir haben hier den Status Ausstehend. Wenn jetzt Frau Herzog diese Bibliothek öffnet, kann sie hier reingehen und auf die Funktionen zum Genehmigen beziehungsweise Prüfen der Datei zugreifen. In diesem Video haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie die Dokumentprüfung in SharePoint mithilfe der Inhaltsgenehmigung steuern können und wie Sie die Personen, die Inhalte genehmigen müssen mit der richtigen Berechtigungsstufe versorgen.

SharePoint 2013 Grundkurs

Lernen Sie die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint 2013 kennen und erfahren Sie, wie Ihnen die vielfältigen Funktionen des Systems den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.

9 Std. 24 min (87 Videos)
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