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Dynamics NAV 2015 Grundkurs

Stammdaten variabel filtern

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In der Praxis benötigen Sie oft einen schnellen und gezielten Zugriff auf bestimmte Stammdaten. Lernen Sie in diesem Film zusätzliche Optionen bei der Filterung kennen, um nur ausgewählte Daten abzufragen.
05:51

Transkript

In diesem Film möchte ich Ihnen einen Filter vorstellen, der ein bisschen dynamischer und flexibler ist als als die Filter, die Sie eventuell bereits kennen. Und dafür habe ich auch einen Beispielfall vorbereitet, wo und wie dieser in der Praxis zum Einsatz kommt. Grundsätzlich gibt es ja die Möglichkeit, dass Unternehmen ihren Kunden Vertriebsmitarbeiter zuordnen. Das kann jetzt regional passieren, aber es gibt auch Unternehmen, die hier keine fixen Kriterien vordefinieren. Das bedeutet, in Abhängigkeit zum Beispiel von Projekten ist das einmal für den Kunden A der Herr Gruber und einmal der Herr Maier verantwortlich. Das benötigt natürlich im System Funktionalitäten, die das flexible ermöglichen, also das Zuordnen von Kunden. Und so etwas ähnliches möchte ich Ihnen jetzt innerhalb von Dynamics NAV zeigen. Das heißt, in den nächsten Minuten geht es darum, wie kann ich die Anforderung, dass ich sehr schnell auf meine wichtigen Kunden zugreifen kann, innerhalb von Dynamics NAV umsetzen und habe ich vielleicht noch weitere Vorteile daraus? Ich habe zu diesem Zweck hier einen Rollencenter geöffnet. Im Moment ist das der "Verkaufsauftragsverarbeitungsbenutzer", spielt aber keine große Rolle, viel wichtiger ist, dass es sich um ein Rollencenter handelt, das diesen Teil hier, nämlich "Meine Debitoren", im Rollencenter beinhaltet. Das ist nämlich der Teil, auf den wir uns jetzt in weiterer Folge konzentrieren. Daher können wir auch jetzt die Aktivitäten beruhigt mal zu klappen und haben jetzt mehr Platz für die Verwaltung "Meiner Debitoren". Das funktioniert eigentlich auch sehr einfach. Wir finden hier eine Aktion "Liste verwalten" vor und die ermöglicht uns hier, wahllos oder nach eigenen definierbaren Kriterien, Kunden auszuwählen. Ich muss hier auch nicht unbedingt fortlaufend auswählen, sondern ich kann hier wild und mehr oder weniger durcheinander die einzelnen Kunden zuordnen. Und wenn ich diese Auswahl jetzt bestätige, habe ich in meinem Rollencenter auf der einen Seite eine Information. Das sind die aktuellen Kunden, die für mich relevant sind, die für mich wichtig sind, kann aber auch jederzeit durch einen einfachen Doppelklick auf die Kundennummer oder hier durch die Aktion "Öffnen" sehr, sehr schnell auf die Kundendetailinformationen navigieren, um dort vielleicht Telefonnummern einzusehen oder direkt aus Dynamics NAV auch einen Anruf zu starten, eine Email zu schicken, um Notizen zu hinterlegen, alle die Funktionalitäten, die sonst im Bereich der Debitoren-Verwaltung noch vorhanden sind. Das Ganze bringt jetzt noch einen Vorteil mit sich. Es kann eben sein, dass wenn ich für diese Kunden jetzt verantwortlich bin, dass ich gewisse Informationen nur für diese Kunden einsehen möchte. Das kann etwas sehr einfaches sein, wie die Debitoren-Liste mit den Stammdaten, kann aber auch etwas komplexeres sein wie ein Bericht zum Beispiel. Beginnen wir mit dem Fall 1. Ich stehe hier in der Debitoren-Liste und möchte jetzt all jene Informationen, die ich derzeit für alle Kunden sehe, nur für meine Kunden einsehen. Und was Sie dafür benötigen, ist ein sogenannter erweiterter Filter. Den finden Sie hier ungefähr in der Mitte des Bildschirms. Sollte der im Moment nicht angezeigt werden, klicken Sie einfach auf den Namen der Liste, also in diesem Fall "Debitoren" und setzen Sie hier ein Häkchen bei "erweiterter Filter", dann erhalten Sie diese Ansicht. Und damit Sie nur Ihre Debitoren erhalten, oder wie es im System eben heißt "Meine Debitoren", wähle ich das entsprechende Feld aus. Das ist das Feld "Nummer" und gebe hier jetzt folgende Zeichen ein: Zunächst ein %-Zeichen und dann gefolgt von der Bezeichnung "Meine Debitoren" und wenn Sie jetzt diese Eingabe mit Tabulator verlassen, dann schaut das System automatisch nach, welche Kunden Sie im Rollencenter hinterlegt haben, und schränkt die Liste hier auf die von Ihnen ausgewählten Kunden ein. Dieselbe Funktionalität können Sie auch für Auswertungen verwenden. Ich habe hier oben dem Debitor zugeordnete Berichte, zum Beispiel die "Debitor Top 10 Liste", die "Auftragsübersicht", etc. und wenn ich hier jetzt mal die Debitor Top 10 Liste starte, und sage, ich möchte aber jetzt nicht die Top 10 aller Kunden, sondern ich möchte jetzt eine Einschränkung auf "Meine Debitoren", dann gehe ich hier genauso vor. Ich suche mir das Feld "Nummer " und gebe hier wieder dieses %-Zeichen ein, das ist wichtig, sonst erkennt das System nicht, dass es sich um einen Platzhalter handelt und gehe dann in die Vorschau. Und Sie sehen jetzt, ich bekomme nur zwei Kunden von den drei, aber der Filter hier oben, der ist wirklich auf "Meine Debitoren" gesetzt. Anscheinend hat der dritte Kunde hier in der Liste keine Daten für die Auswertung, dann wird er natürlich auch nicht angezeigt. Das bedeutet, wir haben jetzt zwei Möglichkeiten oder zwei neue Möglichkeiten kennengelernt, die man miteinander kombinieren kann. Auf der einen Seite die Verwaltung von Stammdaten im täglichen Gebrauch. Das könnten "Meine Debitoren", "Meine Artikel", "Meine Kreditoren" sein, je nachdem in welcher Rolle Sie sich befinden und gleichzeitig wie Sie diese Information an verschiedenen Stellen im System einsetzen können, zum Beispiel eben auf Listen für Filtersetzungen oder zum Beispiel eben auch bei Berichten, um dort den entsprechenden Filter zu setzen. Jetzt fragen Sie sich vielleicht, welche Abkürzungen gibt es hier noch? Es gibt zum Beispiel auch hier eben %"Meine Kreditoren", "Meine Artikel", und es ist auch so aufgebaut, dass der Entwickler, also der Entwicklungsadministrator bei Bedarf beliebige Abkürzungen hinterlegen kann, je nachdem was vielleicht für Sie innerhalb der Anwendung Sinn macht Das heißt, sollten Sie zum Beispiel eine Branchen-Lösung einsetzen im Bereich Fahrzeughandel, und Sie verwalten Ihre Fahrzeuge über Dynamics NAV, könnte man zum Beispiel eine kleine Erweiterung vornehmen mit %"Meine Fahrzeuge", um die Fahrzeuge sehr schnell und einfach verwalten zu können. Das habe ich zu Beginn gemeint, wenn ich von einem flexiblen und dynamischen Filter gesprochen habe. Ich definiere jetzt nicht, zeige mir alle, die rot hinterlegt haben oder alle, die in Österreich oder in Deutschland ansässig sind, sondern ich verwalte selbst eine individuelle Liste wichtiger Stammdaten und diese Liste kann ich dann mit diesen Platzhalternan an beliebigen Stellen im System abrufen.

Dynamics NAV 2015 Grundkurs

Lernen Sie den Umgang mit Dynamics NAV 2015 kennen. Sie erfahren, wie Sie die Software mit verschiedenen Endgeräte nutzen, Stammdaten verwalten und effizient arbeiten.

3 Std. 37 min (35 Videos)
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