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Kanban – Grundlagen

Stakeholder-Workshop

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Ein Stakeholder-Workshop dient dazu, die Erwartungshaltungen sowie die Anforderungen dieser Gruppe abzuklären. Diese müssen im Einklang mit dem Team arbeiten.

Transkript

Kommen wir nur zur letzten Gruppe, die bei der Einführung von Kanban eine wichtige Rolle spielt Die Stakeholder. Denn nicht alle Protagonisten sind von der Notwendigkeit des Veränderungsvorhabens überzeugt bzw. tragen dieses aktiv mit. Stakeholder, also beispielsweise unser Management, Geschäftsführung, Projektmanager, Abteilungsleiter, Kunden oder Partner sind externe Kräfte auf unser Kanban System, die das Vorhaben unterstützen müssen. Und dort gilt es zuallererst so genannte Koalitionspartner also Partner, die mit uns zusammenarbeiten können und wollen, und Konfliktpartner, also Partner, die dem Betreiben eher negativ gegenüberstehen, zu identifizieren. Um sich einen Überblick über die Stake- holder und ihre Intensionen zu verschaffen können Sie eine so genannte Stakeholder Map zeichnen. Dazu fangen Sie zunächst an, und malen Ihr Team, das Kanban realisieren oder einführen soll, in die Mitte. Nun malen Sie darum alle Stakeholder, die eine Rolle spielen. Je größer der Punkt ist, desto wichtiger ist der Stakeholder für Ihren Erfolg. Und die Entfernung des Stakeholders zu Ihrem Team zeigt den Einfluss an. Beispielsweise haben wir das Projektmanagement. Das Projektmanagement ist relativ nah, das Projektmanagement ist auch sehr wichtig, weil wir beispielsweise einen Softwareprozess umsetzen wollen, der von einem Projektmanagement letztlich gesteuert wird. Dann haben wir die Administratoren. Auch die sind wichtig. Das heißt, wir zeichnen sie auch in die Nähe. Der Kunde, vielleicht ein wichtiger Key-Kunde muss ebenfalls in die Nähe. Dann haben wir noch die Qualitätssicherung, den Vertrieb mit dem haben wir schon weniger zu tun, deswegen ist er weiter weg, allerdings ist er sehr wichtig für unseren Erfolg, weil er die Aufträge direkt an uns weiter gibt. Und die Geschäftsführung. Auch die sehen wir nur einmal im Monat im Aufzug aber es ist wichtig, dass wir sie auf unserer Seite haben. Nun verbinden wir diese Stakeholder mit Strichen, Ein dünner Strich bedeutet dabei, wir haben wenig Kontakt. Ein dickerer, wir haben viel Kontakt, also wir stehen ständig in Kontakt. Ein roter Strich, dünn oder dick, steht für einen Konfliktpartner. ein grüner für einen Koalitionspartner und ein schwarzer für einen neutralen Partner. Beispielsweise hat das PM mit dem Team so seine Probleme. Aber diese sind nicht stark ausgeprägt, weil nicht so viel Kontakt besteht. Genauso ist es aber zwischen PM und Kunde. Hier ist schon deutlich mehr Kommunikation und auch diese ist sehr schlecht. Das Team Kanban versteht sich allerdings gut mit dem Kunden. Die Geschäftsführung ist sehr weit weg und wenig Kontakt, wie gesagt. Der Vertrieb, auch dort kriselt es manchmal. Diese stehen der Einführung von Kanban auch sehr kritisch gegenüber, allerdings haben wir nicht soviel Kontakt zu ihnen. Und die Qualitätssicherung, die im Grunde genommen völlig neutral ist. Bereiten wir nun den Stakeholder Workshop vor. Wir brauchen zunächst auch hier eine Timebox. Diesmal allerdings nur 60 Minuten Warum? Es nehmen dort ausschließlich Manager, Leute, die viel zu tun haben, Abteilungsleiter, Kunden, Partner usw. teil. Diese haben grundsätzlich wenig Zeit. Wenn wir dort ein Meeting ansetzen, welches 2, 3, 4 oder 5 Stunden dauert, dann haben wir schon zu diesem Zeitpunkt keine Akzeptanz und damit keine Unterstützung für unser Vorhaben. Wir haben im Vorfeld so genannte Stakeholder Interviews geführt. D.h. wir haben die einzelnen Stakeholder im Vorfeld darüber befragt, wie sie der Kanban Einführung gegenüber stehen, was sie für Bedenken haben und was sie daran gut finden. Nun bereiten Sie auch hier ein Einführung über Kanban vor, diesmal allerdings maximal 25 Minuten mit nur den wichtigsten Facts. Auch hier ist es wichtig, eine persönliche Einladung an jedes Stakeholder Mitglied zu schicken. Das Stakeholder Interview, wie gesagt, ist die einzelne Befragung der wichtigsten Stakeholder im Vorfeld. Dort stellen wir einige Leitfragen. Beispielsweise Worin liegt Ihr Erfolg begründet? Also der Erfolg des Stakeholders. Und wie können wir im Team Kanban zu diesem Erfolg beitragen? Was sind Ihre Erwartungen an unseren Kanban Prozess? Und was benötigen Sie von uns? Eine wichtige Frage ist auch Wo sehen Sie den größten Verbesserungs- bedarf in unserer Arbeitsweise? Und was passt bereits Ihrer Meinung nach gut in unseren Prozess? Beginnen Sie nun den Workshop mit einer Einleitung und der Kanban Vorstellung, die in Summe ca. 30 Minuten dauert. Wichtig ist, die Wertschätzung an die Partner und die Stakeholder zu geben, indem Sie sagen: Danke für Ihre Zeit. Danke, dass Sie gekommen sind. Danke, dass Sie sich frei genommen haben dafür. Auch ist es wichtig, mit Nachdruck darauf hinzuweisen, warum Ihnen der Workshop besonders wichtig ist. Hierfür sollten Sie dringend Ziele und Nutzen herausarbeiten. Nun stellen Sie die Agenda vor und anschließend Kanban. Präsentieren Sie nun die Ergebnisse aus den Stakeholder Interviews. Selbstverständlich anonymisiert. Entweder als Cluster, wenn Sie bereits ähnliche Antworten haben, die Sie zusammenfassen können, oder in Form einer Top Ergebnisliste. Beispielsweise der Top 3 oder der Top 5 der genannten Antworten. Nun präsentieren Sie die Lösungsansätze für die Verbesserungspotentiale. So dass jeder Stakeholder sieht, was sich nun an dem Prozess verbessern soll. Im Abschluss, der ungefähr 10 Minuten dauern soll, klären Sie offene Fragen. Sie sagen den Stakeholdern wie es weiter geht und bieten den Stakeholdern an, dass Sie jeder Zeit für Nachfragen oder Diskussionen zur Verfügung stehen. Schließlich beenden Sie das Gespräch, indem Sie sich bedanken, für die Zeit und für die Anwesenheit.

Kanban – Grundlagen

Visualisieren und optimieren Sie Ihre besteheneden Produktionsprozesse in der Softwareentwicklung.

2 Std. 16 min (34 Videos)
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Erscheinungsdatum:18.02.2015

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