Excel 2013 für Profis

Spezialitäten der Formatierung

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Damit Zellen lesbar werden, erstellen Sie eigene Zellformate. Sehen Sie hier, wie Sie große Zahlenwerte kompakt darstellen und die Formatierung als eigene Vorlage abspeichern.

Transkript

Eine wunderschöne Möglichkeit, sehr schnell zu formatieren, bietet Excel 2013 auch in der Registerkarte Start unter Formatvorlagen an. Hier haben Sie die Möglichkeit, unabhängig vom Inhalt entsprechende Formate zu definieren. Neben den angebotenen Formaten haben Sie aber auch die Möglichkeit, eine eigen Zellenformatvorlage zu definieren und das möchte ich Ihnen in diesem Video zeigen. Geben Sie in eine beliebige Zelle eine relativ große Zahlt ein. 123456789 und wenn ich Sie nun frage: "Wie lautet dieser Wert?" Dann werden Sie sicherlich mit einer schnellen Antwort Probleme haben. Dabei kann man hier auch wieder eine Zellformatierung heranziehen um das Ganze schnell, transparent und lesbar zu machen. Ich rufe mithilfe von Strg+1 das Zellformatierungsdialogmenü auf, gehe auf "Zahlen", wähle "Benutzerdefiniert" und wähle hier das Format "#.##0" Ich möchte gerne, dass der Wert mit einer Nachkommastelle angezeigt wird, aber es soll praktisch der Wert als Mio, Mio D-Mark bspw. gezeigt werden. Nun gebe ich hinter der Null einen Punkt ein und Sie sehen hier oben bei Beispiel, dass bei jedem Punkt das Dezimalkomma um drei Stellen nach links verschoben wird. Nun gebe ich noch die Größeneinheit an. "Mio.Euro", bestätige mit "OK" und Sie sehen, diese Zahl ist sehr schnell lesbar. Zum Mitschreiben das Ganze nochmal, ich gebe einen etwas kleineren Wert ein, "123456", rufe mit Strg+1 das Zellformatierungsmenü auf, gehe auf "Benutzerdefiniert", wähle hier wieder ein entsprechendes Format aus, das ich entsprechend ergänze mit einer Nachkommastelle und dieses Mal soll das Ganze formatiert werden als 1000 Euro, also "T. Euro". Ich gebe Anführungszeichen ein und bestätige mit "OK" und Sie sehen, die Formatierung erfolgt. Ich muss allerdings hier noch hinter die Null den Punkt einfügen und jetzt erfolgt das Ganze so, wie ich mir das vorgestellt habe. Diese beiden Formate, die möchte ich gerne zu den Zellformatvorlagen hinzufügen. Ich klicke hier also das Erste der Formate an, gehe auf "Zellformatvorlagen" und sage: "Neue Zellenformatvorlage". Diese Zellenformatvorlage soll heißen "MioEuro", Sie können natürlich auch "#.##0,0MioEuro" schreiben. Das bleibt ganz Ihnen überlassen, wie Sie hier vorgehen wollen. Nur möchte ich natürlich nicht, dass das komplette Zahlenformat hier verwendet wird, bestehend aus Ausrichtung, Schriftart, Rahmenfüllbereich und Zellschutz. Diese Kontrollfelder wähle ich alle ab und klicke jetzt auf "OK". Das Gleiche mache ich nochmal für 1000 Euro, "Zellformatvorlagen", "Neue Zellformatvorlage", wieder "#.##0,0TEuro" und das Abwählen der nicht gewünschten Formatierungen. Wollen wir das Ganze testen, ich gebe hier wieder eine große Zahl ein, gehe nun auf die Zellformatvorlagen und Sie sehen, hier oben erscheint meine benutzerdefinierte Formatierung auch wieder mit einer entsprechenden Voransicht. Nun habe ich eine gute und eine schlechte Nachricht für Sie. Die schlechte zuerst: Diese Formatierung steht Ihnen nur in dieser Mappe zur Verfügung; die Gute, ich zeige Ihnen, wie Sie immer über diese Formatierung verfügen können. Dies bedarf noch einiger Vorbereitungen. Markieren Sie Ihr gesamtes Tabellenblatt und löschen Sie alle Zellen. Also nicht die Zellinhalte, sondern die Zellen. Das schaffen Sie am Einfachsten mit der Tastenkombination Strg+-, dann klicken Sie die Zelle A1 an, damit die Markierung wieder weggenommen wird. Gehen Sie dann auf "Datei", "Speichern unter", gehen auf "Durchsuchen" und wählen zunächst einen anderen Dateityp. Erforderlich ist hier der Typ Excelvorlage xlt. Der Name, und das ist ganz wichtig, den Sie hier wählen müssen, ist "Mappe", keinen anderen Namen, sondern Mappe. Ich gebe diesen Namen in großen Buchstaben ein, damit Sie das später auch gut erkennen. Nun muss ich das Unterverzeichnis wählen, dieses Unterverzeichnis befindet sich in den Programmen. Ich gehe also auf meinem Rechner auf das Laufwerk C, "Programme X86", wähle Microsoft Office aus, den Officetyp 15, gehe ganz nach unten und hier sehen Sie die Registerkarte bzw. den Ordner XLStart. XLStart, schnell, schlampig, amerikanisch ausgesprochen heißt XLStart und genau das macht auch dieser Ordner. Alle Dateien, die in diesem Ordner vorhanden sind, werden beim Start von Excel geöffnet. Wie gesagt, wichtig, dass der Name "MAPPE" heißt, er darf nicht anders heißen und diesen Namen speichere ich jetzt ab. Jetzt sehen Sie hier, ich bekomme eine Fehlermeldung, eine Meldung, dass ich nicht über Administratorrechte verfüge, sodass ich diese Datei hier nicht abspeichern kann. Ich breche hier ab und das könnte natürlich in Ihrer Firma auch so sein, wähle nochmal "Abbrechen" und lege zunächst ein neues Unterverzeichnis auf meinem Laufwerk D, auf dem normalerweise die Daten gespeichert werden, an. Diesem Unterverzeichnis gebe ich den Namen "XLStart". Ist das geschehen, schließe ich den Explorer wieder und gehe auf "Datei", "Optionen" und "Erweitert". Wenn ich hier nach unten blättere, sehen Sie die Möglichkeit, einen Pfad entsprechend eintragen zu können bei "Allgemein" und hier steht "Beim Start alle Dateien öffnen in". Nun gebe ich hier ein "D:/XLStart". Das ist das Verzeichnis, in dem ich nun meine Mappe entsprechend speichern möchte, also nochmal den vorher abgebrochenen Vorgang aufnehmen. "Datei", "Speichern unter", "Durchsuchen". Ich gehe auf das Laufwerk D, wähle XLStart aus, vergebe den Namen "MAPPE" und bitte nicht vergessen, die Erweiterung XLTX auswählen, die Sie hier finden. Ich klicke hier auf "Speichern", und Sie sehen, hier oben schreibt Excel meinen Mappennamen groß. Das ist ein Kennzeichen dafür, dass jetzt meine Mappe verwendet wird als Vorlage und nicht die Standard-Excelmappe. Das werden wir auch gleich ausprobieren. Ich schließe Excel, starte Excel neu, und Sie sehen, automatisch beim Start erscheint hier oben der Name MAPPE1 in Großen Buchstaben. Sie können kontrollieren, ob die Zellformatvorlagen vorhanden sind, indem Sie auf "Zellformatvorlagen" klicken und Sie sehen, tatsächlich sind unsere beiden benutzerdefinierten Formate hier vorhanden. Sie haben in diesem Video gesehen, wie Sie eigene Zellformatvorlagen anlegen können, wie Sie diese im Unterverzeichnis XLStart von Microsoft abspeichern können und falls dieses Verzeichnis schreibgeschützt ist, haben Sie die Möglichkeit, ein eigenes Verzeichnis anzulegen und in diesem Verzeichnis diese Mappe abzuspeichern. Würden Sie jetzt nochmal eine neue Mappe erstellen, dann sehen Sie, diese trägt den Namen Mappe2 und alles ist so wie es sein soll und von Ihnen geplant wurde.

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7 Std. 56 min (96 Videos)
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Erscheinungsdatum:30.04.2013

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