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Excel 2016: Management-Reports

Sparklines vorteilhaft einsetzen

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Mit einer Sparkline als Mini-Diagramm bringen Sie die Aussage Ihrer Daten auf den Punkt, verzichten auf überflüssige Diagrammdetails und sparen Platz im Bericht.

Transkript

In Excel 2016 können Sie Mini-Diagramme innerhalb einer Zelle erstellen. Diese sogenannten Sparklines wurden in diesem Report benutzt, um den Produktverkauf eines Produkts darzustellen. Den Begriff "Sparkline" hat der Informationswissenschaftler und Grafikdesigner Edward Tufte in seinem Buch "Beautiful evidence" geprägt. Seine Definition lautet: "Sparklines sind Datenworte und beschreiben in kompakten, simplen und wortgroßen Grafiken, zum Beispiel die Glukosewerte von Frau M., den Saisonverlauf von Bayern München oder die Bilanzergebnisse der Firma eSPARK. In diesem Video möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie gedanklich von den Raw-Daten zur Sparkline gelangen und wie Sie in der Version Excel 2016 Sparklines erstellen. Diese Grunddaten werden zum leichteren Nachvollziehen als Diagramm erstellt. Obwohl es nur weniger Daten sind, wirkt dieses Diagramm doch recht unübersichtlich. Es wäre noch naheliegend, eben nicht alle Datenreihen zu zeigen, sondern in einem dynamischen Diagramm nur noch einige Datenreihen und die jeweilige Datenreihe per Kontrollkästchen ein- und ausblenden zu können. Dennoch bleibt die Frage: "Sind die gesamten Detailinformationen für den Informationsgehalt unbedingt notwendig?" "Müssen unbedingt die Größenachse und Rubrikenachse oder die Hauptgitternetzlinien zu sehen sein?" Nimmt man das alles weg, lässt den eigentlichen Informationskern übrig, gelangt man zur Sparkline - die Grunddaten und den Verlauf als Sparkline dargestellt. Es ist nur noch die Linie und die Achse zu sehen. Excel 2016 stellt Ihnen drei Sparklinetypen zur Verfügung: einmal die "Linie", dann die "Säule". Jeder Datenreihenpunkt wird relativ zur Zeilenhöhe als Säule dargestellt oder als "Gewinn/ Verlust". Alle Säulen haben die gleiche Höhe, positive Werte gehen nach oben, negative Werte nach unten. Zusätzlich lassen sich zum Beispiel bei der Linie interessante Punkte hervorheben, zum Beispiel der Tiefpunkt oder die Tiefpunkte hier gelb und vielleicht zusätzlich auch der Hochpunkt oder die Hochpunkte hier in Blau. Nehmen Sie ein Diagramm und verkleinern es und legen es über eine Zelle, erhalten Sie zwar ein Mini-Diagramm, aber nicht unbedingt eine Sparkline. Bei einer Sparkline kommt noch etwas hinzu, nämlich die sogenannte Informationsverdichtung. Mit diesem Beispiel möchte ich Ihnen die Informationsverdichtung mit der Sparkline erläutern. Ein Arzt liest in einem Bericht Glukose 98 und kann sofort damit etwas anfangen. Ich leider nicht. Wenn man aber die Glukosewerte des Patienten sich anzeigen lässt, nicht nur den aktuellen, sondern die vergangenen, so ergibt sich ein höher Informationsgehalt. Markiert man innerhalb der Sparkline den aktuellen Wert, so ist es deutlicher zu sehen, wie dieser Wert zu anderen Werten sich verhält. Hier sind die Werte deutlich höher und hier niedriger. Mit der Farbe "Rot" wird der Bezug zwischen dem aktuellen Punkt und der Zeile hergestellt. Diese Sparkline hängt etwas im Raum. Wenn ich mir den Normalbereich eines gesunden Patienten anzeigen lasse, so wird der Bezug der Gesamtlinie, der Gesamtsparkline zum Normalbereich stark verdeutlicht. Die Sparkline hängt nicht mehr einfach so in der Luft. Lasse ich mir den aktuellen Bereich anzeigen und benutze die Bildlaufleiste, so kann ich durch die Werte der Sparkline hindurchscrollen. Die Sparkline bleibt erhalten, aber der Informationsgehalt ändert sich. Mit dieser Sparkline bekommen Sie hochwertige Informationsdarstellungen, ohne die Details einer Diagrammdarstellung benutzen zu müssen. Größenachse, Rubrikenachse geht dann [] mehr. Die Sparkline verfolgt also das Ziel, auf kompakte, simple und wortgroße Weise Informationen weiterzugeben. Sie ist mehr als ein Mini-Diagramm. In Excel 2016 könnten Sie drei verschiedene Sparklinetypen erstellen. Auf diesem Arbeitsblatt zeige ich Ihnen, wie Sie dabei vorgehen. Ich markiere die Raw-Daten "Hannover", "München", "Hameln" und in der Registerkarte "Einfügen" in der Gruppe "Sparklines" wähle ich mal den Sparklinetyp "Linie" aus. Es wird der Datenbereich, den ich gerade markiert habe, übernommen. Der Positionsbereich muss dazu passend sein. Das sollen nämlich diese drei Zellen sein, in denen die Sparklines dargestellt werden. Ich klicke auf die Schaltfläche "OK" und bekomme die Linien angezeigt. Ich klicke mal ins Arbeitsblatt und markiere mal eine einzelne Sparkline. Dann wird deutlich anhand der blauen Linie des Rahmens, dass diese drei Sparklines zu einer Gruppe dazugehören. Habe ich eine Sparkline markiert, bekomme ich die kontextbezogene Registerkarte "Sparklinetools" angezeigt. Aktiviere ich sie über einen Klick auf "Entwurf", kann ich jetzt Formatierungen an diesen Sparklines durchführen, also einmal die Sparklinefarbe ändern, ich nehme mal jetzt "Schwarz", Datenpunktfarben für bestimmte Punkte einfügen. Der Höchstpunkt soll grün werden und der Tiefpunkt soll rot werden. Dann werden diese Punkte in der Sparkline dargestellt. In der Gruppe "Anzeigen" sind dann automatisch die Häkchen gesetzt. Entferne ich das Häkchen für Tiefpunkte, werden sie nicht mehr angezeigt. Setze ich es wieder, erscheinen sie in der Sparkline erneut. Jede Sparkline hat ihre eigene, nicht sichtbare, vertikale Achse. Damit alle Sparklines im Grunde denselben Achsentyp haben, klicke ich auf die Schaltfläche "Achse" "Identisch für alle Sparklines", und zwar im Zusammenhang mit dem Minimalwert der vertikalen Achse. Ein bisschen haben sich die Sparklines verändert. Und noch einmal "Optionen für den Höchstwert der vertikalen Achse" "Identisch für alle Sparklines". Die nächsten drei Datenreihen sollen im Sparklinetyp "Säule" erstellt werden. Ich markiere sie, Registerkarte "Einfügen" Gruppe "Sparklines" "Säule". Der Datenbereich, den ich markiert habe, ist bereits eingetragen. Positionsbereich ist der Bereich, in dem die Sparklines eingetragen werden sollen. Ich klicke auf die Schaltfläche "OK" und bekomme jetzt die Säulen dargestellt. Auch die Säulen lassen sich einfärben und genauso wie die bei dem Linientyp die Hoch- und Tiefpunkte markieren. Dazu öffne ich die kontextbezogene Registerkarte "Sparklinetools" "Entwurf", klicke auf "Sparklinefarbe", nehme jetzt mal ein dunkles Blau, Höchstpunkt, den nehme ich mal orange, und den Tiefpunkt auf Grün. Auch diese drei Sparklines bilden eine Gruppe. Die nächsten drei Datenreihen erstelle ich eben Sparklinetyp "Gewinn/ Verlust". Ich markiere sie, über die Registerkarte "Einfügen" "Sparklines" "Gewinn/ Verlust". Datenbereich ist eingegeben. Positionsbereich wären die drei Zellen I13 bis I15, und ein Klick auf "OK" erstellt mir diese Sparklines. Jede dieser Säulen ist gleich groß. Positive Werte werden nach oben dargestellt, negative Werte - nach unten. Die drei bilden wieder eine Gruppe. Über die Registerkarte "Sparklinetools" "Entwurf" ändere ich mal die Sparklinefarbe auf "Orange", der Tiefpunkt sei "Rot", und den Höchstpunkt lasse ich einfach auf "Orange. Da die Sparkline innerhalb einer Zelle dargestellt wird, ist sie stark von der Zeilenhöhe und Spaltenbreite abhängig. Ich verbreite mal die Spalte, und entsprechend ergibt sich ganz andere Darstellung. Die Linie sieht also wesentlich flacher aus. Oder ich stauche mal die Spalte kräftig zusammen. Das sieht für die Linien schon wesentlich dramatisch aus. Also hier muss ich ein gutes Maß zwischen der Breite einer Spalte und dem Linienverlauf gefunden werden. Mit Strg+Z mache ich das wieder rückgängig. Gleiches gilt für die Zeilenhöhe. Ich erhöhe mal die Zeile. Dieser Verlauf der Sparkline sieht doch gleich dramatischer aus als eben eine der beiden anderen. Mit Strg+Z mache ich das mal wieder rückgängig. Möchten Sie die erste Sparkline anders formatieren als die beiden darunter liegenden, müssen Sie diese Sparkline markieren und über die Registerkarte "Sparklinetools" "Entwurf" die Gruppierung aufheben. Es bleiben nur noch die beiden unteren eine Gruppe, und die obere Sparkline ist für sich alleine. Sie kann jetzt anders formatiert werden, also zum Beispiel als Sparklinefarbe ein kräftiges Grün bekommen. Möchten Sie alle Sparklines im selben Sparklinetyp formatieren und in derselben Weise formatieren, dann markieren Sie alle Sparklines und über die Registerkarte "Sparklinetools" "Entwurf" wählen Sie "Gruppieren" Da die aktive Zelle ganz oben stand, wird aus der obersten Sparkline der Sparklinetyp gewählt und dessen Formatierung auf alle übrigen Sparklines übertragen. Markiere ich eine einzelne Sparkline, zeigt der blaue Rahmen, dass diese Sparkline zur Gruppe der übrigen Sparklines gehört. In diesem Video habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie von den Grunddaten zu einem Mini-Diagramm und schließlich durch Informationsverdichtung zu einer Sparkline gelangen. Die Sparkline ist nicht nur ein Mini-Diagramm, sondern zeigt auf kompakte und simple Weise Informationen an, die schnell erfassbar sind. Anschließend habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie in Excel 2016 die Sparkline erstellen. Ihnen stehen die Sparklinetypen "Linie", "Säule", "Gewinn/ Verlust" zur Verfügung. Haben Sie eine Sparkline erstellt und markiert, bekommen Sie in der Registerkarte "Sparklinetools" "Entwurf" die Möglichkeit, diese Sparkline zu formatieren.

Excel 2016: Management-Reports

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4 Std. 7 min (38 Videos)
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