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Office 365: Excel Grundkurs

Sparklines nutzen

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Im Gegensatz zu Diagrammen können Sie in Excel 2016 auch Sparklines (auch als Wortgrafiken bezeichnet) nutzen und diese Minigrafiken direkt in den Zellen mit den Zahlenwerten platzsparend positionieren.
07:06

Transkript

Am Ende unseres Kapitels Diagramme möchte ich Ihnen noch ein paar Worte zum Thema Sparklines erzählen. Nämlich Sparklines sind sogenannte Wortgrafiken und die haben den Vorteil, wie Sie sehen. Das ich nicht ein extra großes Diagramm bemühen muss, um die Zahlenkolonnen grafisch darstellen zu können, sondern dass ich die Grafik platzsparend in eine Zelle direkt neben meinen eigentlichen Zahlen unterbringen kann. Wie erstelle ich nun solche Sparklines? Nun, da muss ich sie natürlich erstmal löschen. Ich markiere die Zellen, wo die Sparklines drin sind, gehe auf Sparklinetools, Entwurf und sage dann hier einfach Löschen und hab die Möglichkeit die ausgewählten Sparklines zu löschen. Da ich natürlich gleich die ganze Gruppe gelöscht aber, ist es hier wurscht, welchen Befehl ich auswähle. Nun zum Erstellen von Sparklines gehe ich genau so vor. Um das mal hervorzuheben, markiere ich bewusst mal eine andere Zelle. denn um uns Sparklines zu erstellen, würde ich Ihnen empfehlen, markieren Sie die beiden Zellen, wo Sie die Sparklines haben wollen und sagen dann einfach Einfügen und hier habe ich ganz rechts die Sparklines, entweder kann ich eine Linie einfügen, eine Säule oder Gewinn- und Verlustsparklines. Ich nehme erstmal die Säule, klick dann dadrauf und dann kommt ein Dialog, wo er mich fragt, wo sind denn Ihre Daten? Die markiere ich hier ganz schnell und schön wäre, wenn Excel diesen Positionsbereich, den ich gerade markiert habe, auch hier eintragen würde. Das macht Excel aber nicht immer, seien Sie also nicht beunruhigt. Wichtig ist, dass Sie davor den Bereich markiert haben, hätten Sie es nicht getan, wäre es auch kein Thema, dann könnten Sie natürlich jetzt im Nachhinein diesen Positionsbereich, wo Ihre Sparklines stehen sollen, auch noch auswählen. Ich drücke hier einfach auf OK und schon habe ich meine Sparklines hier schön positioniert. Im Nachhinein kann ich natürlich die Sparklines in der Form auch noch ändern, ich kann zum Beispiel eine Linie anwählen oder auch eine Gewinn- und Verlustsparkline und natürlich wie anfangs schon erwähnt, die Säule. Ganz kurze Anmerkung, was ist denn der Unterschied zwischen Säule und Gewinn und Verlust? Man sieht schon, wenn man die beiden sozusagen mal anwählt. Bei Säule wird sozusagen der niedrigste Wert unten angesetzt und bei Gewinn und Verlust wird es so, dass im Grunde genommen die Mitte der Zelle als Nullpunkt genommen wird und nur die negativen Werte werden sozusagen nach unten abgetragen. Mir reicht hier mal das normale Säulendiagramm und deswegen wähle ich es aus. Und dann kommen auch ein paar Begriffe recht, sie sind relativ selbsterklärend. Natürlich möchte ich gerne mal sehen, wo ist der höchste Punkt. Da ist man vielleicht etwas überrascht, dass der Höchstpunkt Rot ist. Kein Problem, ich habe hier rechts die Möglichkeiten, diese Datenpunkte mit einer Farbe zu belegen und hier sage ich zum Beispiel der Höchstpunkt, den möchte ich nicht in Rot haben, sondern die nehme ich einfach mal in diesem Grün oder auch in diesem Grün. Wählen Sie einfach das Grün aus, was Ihnen besser gefällt. Perfekt, dann kann man hier auch den tiefsten Punkt sich anzeigen lassen. Dann sehen Sie in das hier die minus 25 aus dem Oktober. Wenn ich jetzt aber noch zusätzlich der negativen Punkte mir anzeigen lasse, dann bekomme ich sozusagen hier auch noch die minus 15 angezeigt. Ja, was ich nicht erwähnen brauche, dass man richtig auch noch den ersten und letzten Punkt grafisch darstellen kann. Das ist, glaube ich, hier überflüssig. Als nächstes kommen wir dann zu den Formatvorlagen, da dürfen Sie gerne, wenn Sie wollen, irgendwas auswählen. Da ich das gerne per Hand alles definieren möchte, die Farbe brauche ich hier nichts weiter einzustellen. Sparklinefarbe ist auch noch ganz pfiffig, ich kann nämlich hier einen tollen Trick anwenden und zwar wenn ich hier draufgehe, kann ich nämlich sagen ach, wenn ich alle Standardssparklines mal auf Weiß setze, sehen Sie, wird nur der höchste und der tiefste Punkt und wenn Sie angehakt haben, auch die negativen Punkte angehakt. Wäre hier ganz pfiffig, wenn ich erstmal auch sehe, dann sehen Sie Ihre Tiefst- und Höchstspunkte nur dargestellt. Und das sind natürlich gerade in Kombination hier oben mit der Information Januar bis Dezember ganz hilfreich, dann weiß man ungefähr, wo die höchsten und tiefsten Punkte sind. Ich möchte aber gerne wieder alle sehen, deswegen wähle ich einfach mal eine Farbe zum Beispiel die hier und bin eigentlich schon fast am Ende. Und jetzt kommt aber noch mal ein ganz wichtiger Punkt und zwar beim Thema Achse. Wenn Sie sich das mal anschauen, wurde jetzt hier als Minimalwert für jede Sparkline der Minimalwert extra festgelegt. Und übrigens analog auch der Höchstwert, sehen Sie, der ist auch für jedes Sparkline automatisch festgelegt worden. Was hat das zur Folge? Nun, wenn ich hier gerne Deutschland und Irland vergleichen möchte von den Umsätzen her und man sich das anschaut, also die Sparklines sich anschaut, ohne die Zahlen weiter zu beachten, dann hat man so den Eindruck aha, der Umsatz in Deutschland und Irland ist ungefähr gleich groß hier ein bisschen Deutschland, vielleicht ein bisschen größer. Ja, aber wenn man sich die Zahlen mal anschaut, dann ist ja alles um den Faktor 10 ungefähr die mal ja größer in Deutschland ist in Irland. Das heißt, die Grafik macht hier einen ganz anderen Eindruck. Das liegt eben daran, dass hier festgelegt wurde, dass jeder Minimalwert und jeder Höchstwert für jede einzelne Spalte extra festgelegt wird. Das heißt, hier ist der obere Rand der Höchstwert von, das muss ich gucken, von 60 hier und deswegen ist der ganz ganz oben am Rand der Zelle und analog bei Deutschland, hier habe ich im Grunde genommen, dann den höchsten Wert bei 350 und der hängt auch ganz oben, also 350 und 60 hängen ganz ganz oben an dem Rand und das ist natürlich hier nicht gewollt. Ich möchte hier Deutschland, Irland vergleichen und deswegen markiere ich jetzt diese Sparklines und sage hey, ich möchte gerne, dass der Höchstwert für alle Sparklines identisch ist. Jetzt nimmt er nämlich aus dieser Sparklinegruppe den größten Wert und wendet ihn auch auf alle anderen Zellen an. In meinem Fall nimmt er sich also den höchsten Wert von Deutschland und wendet ihn auf Irland an. Das gleiche sollte man natürlich dann auch bei Minimalwert tun, identisch für alle Sparklines. Und jetzt sehen Sie, sieht das doch bei Deutschland alles ein bisschen voluminöser aus, als bei Irland, was ja auch den Zahlen entspricht. Also, da muss man nochmal ein bisschen aufpassen, ansonsten lassen sich Sparklines absolut problemlos nutzen und ich denke mir auch vielleicht für Sie ganz interessant, denn die sind halt sehr viel dezenter als diese riesen Diagramme und deswegen erfreuen sie sich großer Beliebtheit.

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