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Excel 2016 Grundkurs

Sparklines nutzen

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Im Gegensatz zu Diagrammen können Sie in Excel 2016 auch Sparklines (auch als Wortgrafiken bezeichnet) nutzen und diese Minigrafiken direkt in den Zellen mit den Zahlenwerten platzsparend positionieren.
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Transkript

Am Ende unseres Kapitels Diagramme möchte ich Ihnen noch ein paar Worte zum Thema Sparklines erzählen. Nämlich Sparklines sind sogenannte Wortgrafiken und die haben den Vorteil, wie Sie sehen, dass ich mich nicht um ein extra großes Diagramm bemühen muss, um die Zahlenkolonnen grafisch darstellen zu können, sondern dass ich die Grafik platzsparend in eine Zelle direkt neben meinen eigentlichen Zahlen unterbringen kann. Wie erstelle ich nun solche Sparklines? Nun, da muss ich sie natürlich erstmal löschen. Ich markiere die Zellen, wo die Sparklines drinnen sind, gehe auf "Sparkline-Tools" "Entwurf" und sage dann hier einfach "Löschen". Ich habe die Möglichkeit, die ausgewählten Sparklines zu löschen. Da ich gleich die ganze Gruppe gelöscht habe, ist es hier Wurst, welchen Befehl ich auswähle. Nun zum Erstellen von Sparklines gehe ich genau so vor, um das mal hervorzuheben, markiere ich bewusst mal eine andere Zelle, denn um Sparklines zu erstellen, würde ich Ihnen empfehlen, markieren Sie die beiden Zellen, wo Sie die Sparklines haben wollen und sagen dann einfach "Einfügen". und hier habe ich ganz rechts die Sparklines. Entweder kann ich ein Linie einfügen, eine Säule oder Gewinn- und Verlust-Sparklines. Ich nehme erstmal die Säule, klicke dann da drauf und dann kommt ein Dialog, wo er mich fragt: Wo sind denn Ihre Daten? Die markiere ich natürlich ganz schnell und schön wäre, wenn Excel diesen Positionsbereich, den ich gerade markiert habe, auch hier eintragen würde. Das macht aber Excel nicht immer. Seien Sie also nicht beunruhigt. Wichtig ist, dass Sie davor den Bereich markiert haben. Hätten Sie es nicht getan, wäre es auch kein Thema. Dann könnten Sie natürlich jetzt im Nachhinein diesen Positionsbereich, wo Ihre Sparklines stehen sollen, auch noch auswählen. Ich drücke hier einfach auf OK und schon habe ich meine Sparklines hier schön positioniert. Im Nachhinein kann ich natürlich die Sparklines in der Form noch ändern. Ich kann, zum Beispiel, eine Linie anwählen oder auch eine Gewinn- und Verlust-Sparkline und natürlich, wie anfangs schon erwähnt, die Säule. Ganz kurze Anmerkung: Was ist der Unterschied zwischen Säule und Gewinn- und Verlust? Man sieht schon, wenn man die beiden sozusagen mal anwählt, bei Säule wird sozusagen der niedrigste Wert unten angesetzt und bei Gewinn- und Verlust wird es so, dass im Grunde genommen die Mitte der Zelle als Null-Punkt genommen wird und nur die negativen Werte werden nach unten abgetragen. Mir reicht hier mal nur das normale Säulendiagramm und deswegen wähle ich es auch aus. Und dann kommen auch ein paar Begriffe rechts. Sie sind relativ selbsterklärend. Natürlich möchte ich gerne mal sehen, wo ist der höchste Punkt? Da ist man vielleicht ein bisschen überrascht, dass der Höchstpunkt rot ist. Kein Problem, ich habe hier rechts die Möglichkeiten diese Datenpunkte mit einer Farbe zu belegen und hier sage ich, z. B., der Höchstpunkt möchte ich nicht in rot haben, sondern den nehme ich halt einfach mal in diesem Grün oder auch in diesem Grün. Wählen Sie einfach das aus, was Ihnen besser gefällt. Perfekt. Dann kann man hier auch den tiefsten Punkt sich anzeigen lassen. Dann sehen Sie hier, dass sind die -25 aus dem Oktober. Wenn ich zusätzlich die negativen Punkte mir anzeigen lasse, dann bekomme ich sozusagen hier noch die -15 angezeigt. Ja, was ich nicht erwähnen brauche, dass man natürlich noch den ersten und letzten Punkt grafisch darstellen kann. Das ist, glaube ich hier, überflüssig. Als nächstes kommen wir dann zu den Formatvorlagen. Da dürfen Sie gerne, wenn Sie wollen irgendetwas auswählen. Da ich das gerne per Hand alles definieren möchte, die Farbe, brauche ich hier nichts weiter einzustellen. Sparkline-Farbe ist auch noch ganz pfiffig. Ich kann nämlich hier einen tollen Trick anwenden und zwar, wenn ich hier drauf gehe, kann ich sagen: Wenn ich alle Standard-Sparklines mal auf weiß setze, sehen Sie, wird nur der höchste und der tiefste Punkt und wenn Sie angehakt haben, auch die negativen Punkte angehakt. Wäre hier ganz pfiffig, wenn ich das mal raus nehme, dann sehen Sie hier nur Ihre Tiefst- und Höchstpunkte dargestellt und das ist natürlich gerade mit der Information hier oben Januar bis Dezember ganz hilfreich, dann weiß man ungefähr, wo die höchsten und tiefsten Punkte sind. Ich möchte aber gerne wieder alle sehen, deswegen wähle ich einfach eine Farbe, zu Beispiel die hier und bin eigentlich schon fast am Ende und jetzt kommt aber nochmal ein ganz wichtiger Punkt und zwar beim Thema Achse. Wenn Sie sich das mal anschauen, wurde jetzt hier als Minimalwert für jede Sparkline der Minimalwert extra festgelegt. Und übrigens analog auch der Höchstwert, sehen Sie, der ist auch für jede Sparkline automatisch festgelegt worden. Was hat das zur Folge? Nun, wenn ich hier gerne Deutschland und Irland vergleichen möchte, von den Umsätzen her, wenn man sich das anschaut, also die Sparkline sich anschaut und ohne die Zahlen weiter zu beachten, dann hat man so den Eindruck: der Umsatz in Deutschland und Irland ist ungefähr gleich groß, ja, vielleicht Deutschland ein bisschen größer, ja. Wenn man sich die Zahlen mal anschaut, dann ist ja alles um den Faktor 10, Pi mal Daumen, ja, größer in Deutschland als in Irland. Das heißt, die Grafik macht hier einen ganz anderen Eindruck. Das liegt eben daran, dass hier festgelegt wurde, das jeder Minimalwert und jeder Höchstwert für jede einzelne Spalte extra festgelegt wird. Das heißt, hier ist der obere Rand der Höchstwert von - jetzt muss ich mal gucken - von 60, hier und deswegen ist der ganz oben am Rand der Zelle und analog bei Deutschland. Hier habe ich im Grunde genommen hier den Höchstwert bei 350 und der hängt auch ganz oben. Also 350 und 60 hängen ganz oben an dem Rand und das ist natürlich hier nicht gewollt. Ich möchte hier Deutschland und Irland vergleichen und deswegen markiere ich jetzt diese Sparklines und sage: Ich möchte gerne, dass der Höchstwert für alle Sparklines identisch ist. Jetzt nimmt er nämlich aus dieser Sparklines-Gruppe den größten Wert und wendet den auch auf alle andere Zellen an. Im meinem Fall nimmt er sich den höchsten Wert von Deutschland und wendet ihn auf Irland an. Das Gleiche sollte man dann auch beim Minimalwert tun. Identisch für alle Sparklines und jetzt sehen Sie, sieht das bei Deutschland alles ein bisschen voluminöser aus als bei Irland. Was ja auch den Zahlen entspricht. Also da muss man nochmal ein bisschen aufpassen. Ansonsten lassen sich Sparklines absolut problemlos nutzen und ich denke mir, auch für Sie ganz interessant, denn die sind halt sehr viel dezenter als diese Riesendiagramme und deswegen erfreuen sie sich großer Beliebtheit. Das ist bei weitem nicht alles. Noch viel mehr Kurse finden Sie auf linkedIn Learning. Starten Sie noch heute mit einem kostenlosen Testzugang auf linkedin.com/learning

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