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Excel 2016: Datenanalyse

Spalten durch logisches Und/Oder verknüpfen

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Über Suchkriterien haben Sie die Möglichkeit, logische Und- bzw. Oder-Verknüpfungen zwischen mehreren Spalten zu definieren. Lassen Sie sich von Lorenz Hölscher zeigen, worauf Sie dabei achten müssen.

Transkript

Die Möglichkeit, hier Filter zu setzen, beschränkt sich nicht auf einzelne Filter. Ich kann also nicht nur entweder das Bundesland Bayern oder den Jahrgang <1958 machen, sondern ich kann zum Beispiel alle Bayern suchen, deren Jahrgang <1958 ist. Also hier reinklicken, einmal Erweitert, der Kriterienbereich ist da oben. Zur Not klicken Sie einmal rein oder klicken hier drauf, dann sehen Sie deutlich auch, welcher gemeint ist. Der ist ganz kurz auch umrahmt. Dann können Sie es mit OK bestätigen. Und sehen jetzt, hier sind alle fünf Datensätze, ja sind alle auch zu sehen, die diese Kriterien erfüllen. Das geht in einer Zeile zwingend immer mit einem logischen und die müssen also gleichzeitig erfüllt sein. Wenn ich hier den Jahrgang lösche und jetzt zum Beispiel den Ort Aachen angebe; ich komme aus Aachen, daher weiß ich sicher, dass es nicht in Bayern, sondern in Nordrhein-Westfalen liegt; wenn ich das jetzt, Erweitert, mit OK einfach ausführen lasse, dann, gibt es keinen Datensatz, 0 von 108, weil eben nicht gleichzeitig erfüllbar ist, dass es Aachen und Bayern ist. Vielleicht meinen Sie ja Aachen oder Bayern. Das ist bei Texten typischerweise so. Und ich werde diese zweite Zeile auch schon in Grün formatieren, das ist übrigens funktional völlig wurscht, es zeigt mir nur deutlich, wo mein Kriterienbereich liegen soll. Also ich will entweder den Ort Aachen oder das Bundesland Bayern haben. Dann kann ich bei Erweitert erstmal aufpassen, Achtung: Ich habe leider nur bis zur Zeile 2. Ich könnte das jetzt neu markieren oder mit der Rückschritt-Taste die 2 löschen, eine 3 einbauen. Achtung, keine Pfeiltasten nehmen, das ändert hier die gesamte Einstellung. Also einfach von 2 auf 3 erweitern, dann OK, und Sie sehen, entweder ein Datensatz ist aus Bayern oder es ist der Aachener Datensatz, von dem es zufällig nur einen gibt. Das lässt sich natürlich noch mehr erweitern. Ich kann jetzt sagen, ich hätte gern die Bayern und die Aachener und sagen wir mal alle, deren Startnummer größer als 100 ist. Auch da dran denken, das Grünfärben ist das Unwichtigste, das mache ich nur für mich als Erinnerung sozusagen. Das Wichtigste ist, dass Sie den Kriterienbereich jeweils anpassen. Also wenn Sie bei Daten Erweitert drin sind, hier muss ich jetzt, einmal Rückschritt, einmal die 4, den Kriterienbereich erweitern und darf dann erst auf OK klicken. Sie sehen schon, 33, es waren eben weniger. Wenn ich jetzt weiter unten nachgucke, hier gibt es zum Beispiel einen, der aus Rheinland-Pfalz kommt, weder Bayern noch Aachen, aber die Startnummer ist größer als 100. Das ist jetzt natürlich ein sehr beliebiger Wert gewesen. Daher würde ich das an dieser Stelle löschen. Also einfach mit der Entf-Taste alles weg, was da drinsteht. Und wir können auch die grüne Farbe wieder rausnehmen. Wenn ich das jetzt erneut starte, kommt der Lieblingsfehler, den ich immer wieder sehe, der auch ein bisschen auf der Hand liegt. Einfach mit OK bestätigen und Sie werden überrascht feststellen, wie viele Datensätze das erfüllen, alle 108. Wenn Sie durchgucken, hier ist zwar Bayern, das geht noch, da ist kein Bayern, kein Aachen, und die Startnummern über 100 habe ich eigentlich rausgenommen. Es ist viel schlimmer. Das Kriterium, was ich gerade beschreibe, das hat nämlich immer noch diese vier Zeilen, sagt entweder das Bundesland aus Bayern oder der Ort aus Aachen, oder es ist mir völlig egal. Und diese völlig-egal-Zeile, die sorgt dafür, dass alle Datensätze auftauchen. Sie müssen also tatsächlich immer aufpassen, dass der Kriterienbereich jetzt aber bitte auch wieder verkürzt wird, nur noch bis zur dritten Zeile, und dann OK. Dann müssen wir wieder etwas nach oben fahren, dann sehen wir auch, da sind jetzt nur noch 27 Datensätze. Die Grünfärbung entfernen allein reicht auch nicht. Im einfachsten Fall ist es, wenn Sie sowas löschen wollen, also angenommen, ich würde Aachen hier rausschmeißen, dass ich mit Strg+- die gesamte Zeile entferne, nicht nur die Inhalte ihre Formate. Wenn ich die Zeile entferne, wird auch der Suchkriterienbereich verkürzt. Nur dabei schneiden sich oben immer ein paar Zeilen raus und der Rest rutscht nach oben. Daher mache ich das jetzt nicht so gern. Die Oder-Angabe, die erfordert, dass das in verschiedenen Zeilen steht, meint keineswegs, dass es auch verschiedene Spalten sein müssen. Ich kann jetzt, weil das so schön kurz zu schreiben ist, auch zwei Bundesländer nehmen. Das bedeutet, die Bundesländer sind entweder Bayern oder Hessen. Wenn ich jetzt auf Erweitert gehe, Zeile 3 passt noch, und mit OK bestätige, dann sehen Sie, dass beide hier auftauchen. Das können Sie beliebig erweitern, also viele Oder untereinander, das ist dann vor allem ein Platzproblem. Passen Sie auf, wenn Sie fordern, dass zum Beispiel der Jahrgang <1958 sein muss, und das so bestätigen, dann kann es Ihnen passieren, da haben wir schon so einen Treffer, dass sich das falsch anfühlt, es ist nämlich falsch formuliert. Tatsächlich fordern Sie nur, dass die bayerischen Jahrgänge <1958 sein müssen. Wenn Sie das auch für die hessischen haben wollen, müssen Sie das explizit da hinschreiben und jetzt nochmal entsprechend mit OK bestätigen. Und Sie sehen, von den hessischen hat das offenbar keiner erfüllt. Also das Und ist in der gleichen Zeile, das Oder in einer Zeile darunter. Das müssen aber nicht die gleichen Spalten sein, das ist hier zufällig so. Aber wenn Sie so wie hier zweimal Und mit einem Oder kombinieren, müssen Sie auch die Und-Bedingung komplett formulieren.

Excel 2016: Datenanalyse

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3 Std. 6 min (38 Videos)
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Erscheinungsdatum:03.03.2017

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