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Office 365: Excel Grundkurs

Spalten ausblenden oder gruppieren

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Je umfangreicher eine Tabelle wird, desto größer ist der Wunsch, nicht benötigte Bereiche auszublenden. Sehen Sie hier anhand eines Beispiels, wie Sie Spalten ausblenden. Lernen Sie auch die bessere Möglichkeit der Gruppierung kennen.
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Transkript

Je größer eine Tabelle wird, desto mehr wünscht man sich ein Feature, mit dem man Informationen, die man gerade nicht braucht, ausblenden kann. Natürlich hat Excel so ein Feature, und das heißt Zeilen und Spalten ausblenden. Und während ich Ihnen dieses Feature vorstelle, werden Sie aber gleich merken, dass das Handling und auch die Übersichtlichkeit dieses Features ausblenden nicht gerade perfekt ist. Und deshalb möchte ich Ihnen eine zweite Variante anbieten, nämlich die sogenannte Gruppierung. Auch die Gruppierung lässt Spalten und Zeilen verschwinden, aber eben mit einem besseren Handling und vielleicht auch deswegen mit einer etwas besseren Übersichtlichkeit. Damit Sie das aber nachvollziehen können, beschäftigen wir uns erst mal mit dem Feature Spalte ausblenden. Und gehe ich natürlich wieder zurück in unsere Tabelle, und dort möchte ich gerne einfach mal die Montagekosten bis zum Merhwertsteuer diese Spalten, die möchte ich jetzt einfach mal gerne ausblenden. Das mache ich, indem ich in den Spaltenkopf F mit der linken Maus klicke, die linke Maustaste gedrückt halte und dann einfach nach rechts bis zur Spalte J ziehe, dann die Maus wieder loslassen, und nun kann ich im Grunde genommen diese Spalten ausblenden über zwei Befehle: Entweder klicke ich mit der rechten Maustaste in irgendeinen dieser Spaltenköpfe, zum Beispiel H, und sage dann einfach hier Ausblenden, oder deswegen drücke ich jetzt auch hier die ESC-Taste. Ich verringere die Spaltenbreite so weit, dass die Spaltenbreite 0 wird. Sie sehen, das tue ich, und irgendwann es ist 0, und das ist nämlich eigentlich auch der technische Hintergrund, nämlich Ausblenden bedeutet, die Spaltenbreite ist gleich 0. Damit sind auch die Spalten und die Informationen unsichtbar und wichtig eben nicht nur auf dem Bildschirm, sondern auch auf dem Ausdruck. Tja, ich hatte schon gesagt, dass das Handling nicht super perfekt ist, denn jetzt stellt sich nämlich die Frage, wie kann ich denn die Spalten wieder einblenden. Wenn man zwar weiß, es ist gar nicht so schwer, aber es ist vielleicht nur nicht so wirklich intuitiv. Man muss nämlich die Spalte E markieren, die linke Maustaste gedrückt halten und dann bis zur Spalte K markieren. Dadurch hat man auch alle ausgeblendeten Spalten F bis J markiert, und dann sagt man einfach rechte Maustaste und sagt einfach wieder einblenden. Jetzt wird vielleicht der eine oder der andere sagen, so schlimm ist das mit dem Handling doch gar nicht. Dann wird sich natürlich Microsoft freuen. Aber ich möchte nochmal auf anderes kleines Problem aufmerksam machen, nämlich welche Spalten ausblende, was jetzt auch nochmal tue, dann hat man keinen wirklichen Sinn jetzt dafür, dass die Spalten ausgeblendet sind. Natürlich hat sich das bei 2016 ein bisschen verbessert. Man sieht jetzt hier schon so eine Art kleiner Spreize, nicht [], weil man nicht unbedingt ins Alphabet guckt, also a, b, c, d, und dann, aha, da fehlt was, wird man nicht sofort erkennen können, dass hier Spalten ausgeblendet sind. Und das ist vielleicht auch so klitzekleines Problem. Wenn man lange mit der Datei arbeitet und schickt sie dann schnell hektisch zum Kunden. dann hat eben dieser Kunde die ausgeblendete Information, denn der wird sich natürlich diese Tabelle etwas aufmerksam anschauen, findet, aha, da fehlt ja was, kann dann hier drauf sagen 'Einblenden', und schon sieht er vielleicht interne Berechnungen, die ja gar nicht sehen soll, nur weil wir sie ausgeblendet und wegen der fehlenden Übersichtlichkeit vergessen haben. Ich hoffe, Ihnen passiert das nicht. Vielleicht auch, weil Sie das Feature Gruppierung verwenden. Das ist nämlich ein kleines bisschen besser vom Handling und auch von der Übersichtlichkeit. Das Vorgehen ist eigentlich relativ ähnlich. Ich muss wie vorhin auch die Spalte F bis J markieren, und diesmal gehe ich aber in den Reiterdaten hier oben rein, und dort gibt es rechts eine Gliederung. Und dann kann ich sagen 'Gruppieren', und wenn ich jetzt auf 'Gruppieren' klicke, sehen Sie, habe ich einen Greifarm. Und mit Hilfe dieses Greifarmes kann ich nämlich sehen, aha, da ist was eingeblendet. Jetzt, wenn ich auf das Minus klicke, dann wird es ausgebledet. Und dann sehe ich über den Greifarm wieder Plus. Kann ich es wieder aufklappen meine Gruppierung und mit Minus wieder schließen. Plus, Minus, Plus, Minus. Ja ich hoffe, dass Ihnen das Handling und auch die Übersichtlichkeit dieses Features etwas besser gefällt als das Ausblenden. Rein technisch passiert immer das Gleiche, nämlich die Spaltenbreite wird auf 0 gesetzt. Die Gruppierung hat sogar einen klitzekleinen Vorteil. Sie können nämlich auch innerhalb der Gruppiereung noch andere Gruppierung vornehmen, zum Beispiel möchte ich jetzt einfach mal die Kosten der Produktion und auch die sonstigen Kosten nochmal gruppieren. Dann sage ich einfach hier, G und H markiere ich, gehe dann wieder auf Gliederung und sage 'Gruppieren'. Und jetzt sehen Sie, habe ich hier plötzlich eine Art Hierarchie aufgebaut. Ich kann also die erst mal hier mit Plus und Minus und dann auch noch die obere Gliederung machen. Also, das ist perfekt. Wer möchte, kann das auch ganz schnell sich über die Zahlen hier vorne ein- oder ausblenden lassen. Wenn man nämlich auf die 3 geht, wird alles eingeblendet. Wenn man auf die 1 geht, wird alles ausgeblendet. Ja, perfekt. Dann bleibt eigentlich nur die Frage zu klären, wie kann ich denn diese Gruppierung auch wieder aufheben, wenn ich das möchte. Das ist im Grunde genommen kein Problem. Wenn ich also hier G und H wieder entgruppieren möchte, dann markieren Sie einfach G und H, sagen hier 'Gliederung' und sagen dann einfach 'Gruppierung aufheben'. Und schon ist alles wieder weg. Genau ist das hier auch. Wenn Sie F bis J nicht mehr gruppiert haben wollen, bitte einmal markieren, und dann können Sie sagen 'Gruppierung aufheben'. Übrigens, wer dieses Feature toll findet, der wird es natürlich häufiger verwenden wollen, und deswegen möchte ich Ihnen eine Tastenkombination kurz zeigen, und zwar kann man die Gruppierung ein- oder ausschalten. Über die Tastenkombination ALT+Hochstellen+Pfeil nach rechts kann man die Gliederung einschalten. Ich zeige es mal ganz kurz. Hier ALT+SHIFT+Pfeil nach rechts und umgekehrt mit ALT+SHIFT+Pfeil nach links kann man die Gruppierung wieder ausschalten. Ja ich hoffe, mit diesen Möglichkeiten können Sie jetzt nicht gewünschte Informationen leicht ausblenden und auch leicht wieder einblenden.

Office 365: Excel Grundkurs

Erlernen Sie Excel in Office 365 von Grund auf – von der ersten Dateneingabe bis zur Auswertung mithilfe von Pivot-Tabellen.

8 Std. 6 min (106 Videos)
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