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Excel 2013 Grundkurs

Spalten ausblenden bzw. Gruppierung

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Je umfangreicher eine Tabelle wird, desto größer ist der Wunsch, nicht benötigte Bereiche auszublenden. Sehen Sie hier anhand eines Beispiels, wie Sie Spalten ausblenden. Lernen Sie auch die bessere Möglichkeit der Gruppierung kennen.
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Transkript

Je größer eine Tabelle wird, desto mehr wünscht man sich ein Feature, mit dem man auch Informationen, die man gerade nicht braucht, ausblenden kann. Natürlich hat Excel auch so ein Feature und das heißt "Spalte" bzw. "Zeile ausblenden" und während ich Ihnen dieses Feature vorstelle, werden Sie vielleicht merken, dass das Handling auch die Übersichtlichkeit dieses Features nicht gerade super ist. Deswegen möchte ich Ihnen noch eine zweite Variante vorstellen, nämlich die sogenannte Gruppierung, die auch Spalten und Zeilen verschwinden lassen kann, aber eben mit einem besseren Handling und dadurch auch mit einer besseren Übersichtlichkeit. Damit Sie das nachvollziehen können, beschäftigen wir uns aber erst einmal mit dem Thema "Spalte ausblenden". Dazu gehen wir zurück in unsere Tabelle und dort möchte ich "Montagekosten" bis "Mehrwertsteuer" ausblenden, markiere also Spalte F, indem ich mit der linken Maustaste hereinklicke, die Maustaste gedrückt halte und bis "Mehrwertsteuer" markiere. Ausblenden geht über zwei Befehle: entweder Sie klicken in den Spaltenkopf mit der rechten Maustaste, und wählen hier unten "Ausblenden" oder Sie verringern die Spaltenbreite so weit, dass sie irgendwann Null ist. Das ist auch das Feature hinter "Ausblenden", nämlich, dass die Spaltenbreite "0" ist. Also, damit sind die Spalten, also die Informationen unsichtbar, und zwar nicht nur auf dem Bildschirm, sondern auch auf dem Ausdruck. Auch hier würden die Spalten F bis J nicht erscheinen. Ja, dann stellt sich die Frage, wie man alles wieder einblenden kann. Eigentlich ist es gar nicht schwer. Man muss Spalte E bis K markieren, rechte Maustaste, "Einblenden" und schon hat man alle Spalten wieder da. Wenn man es weiß, ist es nicht schwer, aber ansonsten, wäre man vielleicht in der ersten Sekunde nicht darauf gekommen. Jetzt würde der ein oder andere sagen, dass das Handling doch gar nicht so schlimm ist. Das freut Microsoft natürlich, aber ich will noch auf ein anderes Problem aufmerksam machen. Denn, wenn man es ausgeblendet hat, dann hat man leider nirgendwo ein wirkliches Indiz dafür, so auf die schnelle zumindest, dass was ausgeblendet ist. Denn nicht bei jedem Öffnen der Datei zählt man automatisch das Alphabet nach oder prüft die Zeilennumerierung. Deshalb passiert es in der Praxis leider, dass man so eine Datei, die man ganz kurz kontrolliert, an den Kunden schickt. Und dem fällt das natürlich sofort auf, weil er die Datei genauer betrachtet, für ihn ist sie ja neu, dass da was fehlt. Jetzt kann er die Sachen einblenden und interne Berechnungsschritte einsehen. Das möchten wir natürlich überhaupt nicht und das ist auch der zweite Grund, warum ich persönlich das "Ein-und Ausblenden" nicht ganz so toll finde. Aber deshalb haben wir das zweite Feature, nämlich Gruppierung, und wollen uns anschauen, ob es das Ein-und Ausblenden nicht etwas besser macht. Die ersten Schritte sind die gleichen wie beim "Ein-und Ausblenden". Man markiert die Spalten, die man nicht sehen möchte, dann geht man aber auf Daten und wählt hier "Gruppierung" und schon sehen Sie, dass Sie so einen Greifarm bekommen, am Ende ein Minuszeichen, mit dem ich relativ leicht und schnell ausblenden und mit dem Plus wieder einblenden kann; ausblenden, einblenden. Ich hoffe, dass das ein bisschen übersichtlicher als das "Ausblenden" ist und dass dadurch nicht so schnell versteckte Informationen an den Kunden weitergeschickt werden, die ihn eigentlich gar nicht zu interessieren haben. Wenn wir es einmal für die Spalten haben, dann ist es bei den Zeilen analog so. Das heißt ich markiere "Reifen" bis "Scheinwerfer"- Gruppierung zu "Grundausstattung". Deswegen klicke ich wieder auf "Gruppieren" und bin diesmal etwas überrascht, denn leider ist das Minuszeichen bei "Sicherheitsaustattung", obwohl ich es doch eigentlich bei "Grundausstattung" haben möchte. Nun, Excel geht davon aus, dass Sie Ihre Auswertungen immer unten drunter und nicht oben drüber machen. Deshalb habe ich es genau umgedreht, um Ihnen die Optionen der Gliederungen zu zeigen. Sie klicken also, um die zu ändern auf diesen kleinen Pfeil bei Gliederung und dort haben Sie die Möglichkeit zu bestimmen, wo die Hauptzeilen liegen. Wo liegt denn die Hauptzeile? Die Hauptzeile, in unserem Fall "Grundaustattung", liegt nicht unter den Detaildaten, in unserem Fall "Reifen", "Lenkrad" und so weiter. Wir müssen hier den Hacken wegnehmen und mit "Ok" bestätigen und schon kann Excel erkennen, dass de Haupzeile oben drüber liegt und die Detaildaten unten drunter. Dann machen wir es analog bei "Airbag" und "Kopfstützen" eins, zwei- , gruppieren wieder und dann gehen wir auf "Interior" und machen das Gleiche noch einmal. Da ich jetzt mehrere Gruppierungen habe -einmal über die Spalte und sogar dreimal über die Zeilen -, will ich Ihnen den Vorteil zeigen. Wenn ich nämlich auf die "1" klicke, auf den Button, sehen Sie, dass automatisch die ganzen Sachen zusammengefasst. Wenn ich auf die "2" klicke, werden alle wieder auseinander gezogen. Und das ist natürlich, wie Sie sehen, vom Handling ein bisschen schöner als das Ein-und Ausblenden von vorhin. So, dann müssen wir noch überlegen, ob man eine Gruppierung auch wieder aufheben kann. Auch hier kein Thema. Sie markieren die Spalten oder auch Zeilen, die Sie aufheben wollen. Ich markiere einmal G, F, H bis J und klicke auf "Gruppierung aufheben", dann tue ich das und schon habe ich eine Gruppierung aufgehoben. Wenn Sie alle Gruppierungen komplett aufheben wollen, dann markieren Sie am besten eine Zelle, die nicht von einer Gruppierung betroffen ist in meinem Fall ist es z.B. A1, weil ja erst in 3 die Gruppierung losgeht. Dann wähle ich hier den kleinen Pfeil neben "Gruppierung aufheben" und dort gibt es "Gliederung entfernen", denn mehrere Gruppierungen ergeben eine Gliederung. Dann klicke ich hier auf "Entfernen" und schon sehen Sie, habe ich alles ohne Gruppierung. Wenn Ihnen die Gruppierung gut gefällt und Sie sie öfters einsetzen möchten, dann will ich Ihnen den Tipp geben, dass man die Gruppierung auch über Tastenkomibinationen ein- und auschalten kann. Drücken Sie einmal die Alt-und die Shift-Taste und dann Pfeil nach Rechts um eine Gruppierung einzuschalten. Sie können sie auch schnell ausschalten, indem Sie Alt+Shift+Pfeil nach Links. Ein konkretes Beispiel: Ich markiere wieder F bis J und halte die Alt-und die Schift-Taste gedrückt und dann Pfeil nach Rechts. Dann ist die Gruppierung drin. Dann Alt+Shift+Pfeil nach Links und schon ist sie wieder weg. Das war also ein Trick hinterher, ansonsten hoffe ich, dass Ihnen dieser Überblick über "Ein-und Ausblenden" und "Gruppierungen" soweit reicht, dass Sie sich genau das Feature heraussuchen können, was Ihnen gut gefällt.

Excel 2013 Grundkurs

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9 Std. 34 min (115 Videos)
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