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Access 2016: Tabellen für Fortgeschrittene

Sortierte Kombinationsfelder anlegen

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Damit die Benutzer nicht lange und umständlich in den Kombinationsfeldern suchen müssen, lassen sich diese mit sortierten Abfragen noch weiter verbessern. Standardisierte Abfragen beschleunigen dabei erheblich.

Transkript

In der Datenbank habe ich bereits die benötigten Abfragen fast fertig. Also es gibt außer den sortierten Orten, welche ja im Entwurf außerdem das Bundesland und den Staat anzeigen und deswegen hier ein berechnetes Feld enthalten und die getrennte Sortierung, weil es schneller ist, gibt es außerdem noch dasselbe für die Bundesländer. Die Bundesländer zeigen den Staat in Langform. Das ist jetzt einfach nur, weil mehr Platz ist. Also auch hier eine Verknüpfung zwischen Bundesland und Staat oder Provinz oder Regionen, wie auch immer das heißen mag. Da habe ich ebenfalls ein zu Fuß berechnetes Feld, also nicht das berechnete Feld der Originaltabelle, das steckt hier mit drin, sondern eine Zusatzinformation aus einer anderen Tabelle und deswegen getrennte Sortierung, erstens übergeordnet nach dem Staat, wobei ich hier natürlich dann auch nach der Langfassung sortieren sollte, wenn die hier angezeigt wird. Aber es wird gar nicht angezeigt, sondern nur sortiert und hier steckt im Namen "Anzeigen", das sieht man, wenn die Maus verweilt, auch im Grunde das NameKurz. Das sieht entsprechend aus, also Belgien zuerst mit allen Provinzen und dann Deutschland und die Niederlande. Was noch fehlt, ist die Tabelle für die Funktionen und vor allem für die Personen. Ich mache grundsätzlich zu jeder Tabelle so eine sortierte Abfrage, auch wenn ich sie möglicherweise gar nicht brauche, aber früher oder später kann ich versprechen, werden Sie im Grunde bis auf eine, die oberste Tabelle, immer alle brauchen, weil die irgendwo für eine Tabelle, mit deren Fremdschlüssel als Nachschlagetabelle gebraucht werden. Ich möchte also die für die Personen erstellen. Das ist ein Abfrageentwurf, Doppelklick auf die Personen und Schließen. Und dort ist das berechnete Feld nämlich ein anderes. Ich fange erst mal an mit dem Primärschlüssel per Doppelklick, der wird automatisch übernommen. Und Sie merken vielleicht schon, wenn Sie das 3,4 mal gemacht haben, dauert so eine sortierte Abfrage keine 2 Minuten. Ich möchte nur ausführlich zeigen, dieses ist mal ein länger berechnetes Feld. Da steckt Vor- und Nachname drin. Wenn ich das also als Anzeigefeld nehme, dann werde ich, ich muss jetzt noch mal eben gucken, erstens Vor- und zweitens Nachnahme, werde ich dafür sorgen, dass die Sortierung, ich sortiere trotzdem nach Nachnamen, getrennt wird. Ich könnte ein berechnetes Feld sortieren, aber es ist im Zweifelsfall langsamer. Auf diesen Feldern kann ich einen Index hinterlassen. Also das per Doppelklick sortieren und hier entsprechend Doppelklick sortieren, aber nicht anzeigen. Und das Ganze kriegt dann diesen reservierten Namen "qryPersonenSortiert". Das ist also geradezu Massenware, die ich da erstelle. Die kann man zur Not auch noch ausblenden, denn Sie haben natürlich innerhalb der Datenbank bei 50 Tabellen, was nicht ungewöhnlich ist, schon mal direkt 50 sortierte Abfragen. Aber dafür geht es auch sehr viel schneller. Also einmal noch mal eben gucken, wie es aussieht. Die sind nach Nachname sortiert und jetzt brauche ich beispielsweise bei den Orten die Bundesländer. Das fehlt noch, also im Entwurf habe ich hier einen Fremdschlüssel auf das Bundesland und jetzt geht's wirklich schnell. Beim Nachschlagen klicke ich hier und mit einem "K "und "Return" habe ich Kombinationsfeld ausgewählt. Weiß, wenn ich mich aufs Bundesland beziehe, muss es eine Query Bundesländer sortiert geben, kann ich mit "Return" bestätigen, wenn ich soweit getippt habe und ich weiß jetzt außerdem, der hat garantiert zwei Spalten. Das ist alles so vorbereitet, dass ich die Tabelle gar nicht kennen muss und die Spaltenbreiten sind so, dass die erste mit einer 1 auskommt und der Rest ist egal. Zeilenanzahl können wir ohne Bedenken auf 20 stellen. Bei größeren Bildschirmen würde ich eine 30 nehmen. Listenbreite, Bundesländer haben schon mal längere Namen, gönne ich mir mal einfach 10 cm und nur Listeneinträge auf "JA". Speichern und fertig. Das ist die Geschwindigkeit, mit der man Fremdschlüssel einstellt. Eine Abfrage unter 2 Minuten und hier die Einstellungen für das Nachschlagefeld unter einer halben Minute würde ich mal sagen. Das heißt, alles zusammen ist jede Referenz sowas wie 5 Minuten Aufwand. Und wenn ich das dann nachgucke, kann ich hier direkt gucken, gefällt mir das? Ja. Nein, da kann man jetzt an den Zentimetern noch ein bisschen sparen, aber im Grunde ist es fertig. Und dann kann ich mich um das nächste kümmern. Also wenn wir die Orte haben mit den Bundesländern, geht's jetzt eins höher. Bei den Bundesländern gibt's die Referenz auf die Staaten, also da Kombinationsfeld, hier gibt's "Query Staaten". Durch diese reservierten Namen kann ich im Blindflug sagen, wie die heißen und muss nicht erst da hinten mühsam auswählen. Ich weiß, die hat wieder zwei Spalten, die hat wieder eine Spaltenbreite von 1, die Zeilenanzahl von 20, mit Return weiter, die Listenbreite für die Staaten, die sind nicht ganz so breit, Niederlande, sagen wir mal 5 cm und da gebe ich jetzt ein "J" ein für "Ja" nur Listeneinträge und schon fertig der nächste. Es soll ja auch effizient werden, so dass Sie einigermaßen zügig fertig sind. Hier da habe ich die Kurzform des Staates. Das hätte noch kürzer sein dürfen in Zentimetern, aber damit bin ich jetzt hier auch fertig. Und das ist mir auch wichtig, dass man einigermaßen zügig fertig wird und sich nicht in so Lappalien verliert. Gönnen Sie sich also ruhig solche standardisierten Dinge, hier die Funktion muss ich noch nachreichen, so dass Sie immer sicher wissen, zu jeder Tabelle, wenn Sie die Tabelle irgendwo in einem Kombinationsfeld anzeigen wollen, dann gibt's eine sortierte Abfrage, ist da, ist erledigt und fertig.

Access 2016: Tabellen für Fortgeschrittene

Meistern Sie die hohe Kunst der Access-Tabellen. Lernen Sie, Tabellen mit speziellen Datentypen, berechneten Felder, Indizes und Verknüpfungen weiterzuentwickeln.

2 Std. 32 min (27 Videos)
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Erscheinungsdatum:13.03.2017

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