Excel 2013 Grundkurs

Sortieren

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Wenn die Voraussetzungen erfüllt sind, kann es mit dem Sortieren losgehen. Im Beispiel wird nach Zahlen, Text und Farbe sortiert. Sehen Sie selbst.
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Transkript

Nachdem nun alle Voraussetzungen erfüllt sind, schauen wir uns einmal den ersten Schritt des Sortierens an, nämlich das Markieren. Wir müssen beim Markieren darauf achten, dass wir richtig markieren. Diese etwas trivial anmutende Aussage, wollen wir einmal anhand einer Aufgabe präzisieren. Ich möchte gerne meine Umsätze hier nach dem Verkäufer sortieren. Da könnte man auf die Idee kommen, die Spalte D zu markieren und auf Daten zu gehen und auf den Sortierbutton zu klicken und schon haben wir eine Sortierung, die nicht das ist, was wir wollten. Wir haben nämlich die ganze Spalte D markiert und dadurch alle Zellen der Spalte B sortiert und das ist nicht das, was wir wollen. Deswegen machen wir es wieder rückgängig. Besser wäre es einfach nur den Verkäufer zu markieren, also nur eine einzige Zelle, und dann zu sortieren. Aber persönlich mag ich diese beiden Buttons nicht. Denn vielleicht haben Sie kurz gesehen, dass hier die ganze Tabelle markiert wurde das hat man vielleicht am Flackern gesehen-, aber ich bin mir nicht sicher, ob alles markiert ist. Deswegen ist es viel besser, man nimmt den großen Button "Sortieren". Wenn Sie nämlich darauf klicken, sehen Sie, dass die ganze Tabelle markiert wird und Sie haben viel mehr Einstellungsmöglichkeiten. So kann man nicht nur nach dem Verkäufer sortieren, sondern anschließend auch eine "Ebene hinzufügen", wenn der Verkäufer gleich ist, hier nach Gefäß sortieren. Und wenn Verkäufer und Gefäß gleich sind, dann möchte ich noch nach Gebiet sortieren alles aufsteigend. Sie sehen, man hat viel mehr Einstellungsmöglichkeiten als bei den beiden Buttons. Ich nenne sie deswegen auch die "Quick-and- Dirty"-Buttons. Sie sind natürlich sehr schnell, aber eben auch, wenn man Pech hat, sehr schmutzig bezüglich des Ergebnisses. Hier sind wir schon viel besser dran. Ich habe schon gesagt, ich möchte nach dem Verkäufer zuerst sortieren. Hier sehen Sie zunächst "Keil, Keil, Keil", der ist gleich. Dann wird natürlich erst nach dem Gefäß sortiert. Dann kommt "Faß, Faß, Faß" und dann "Flasche" . Dann kann man noch die Spalte mit "Nord, Ost, Süd, West" anschauen usw. Also ich habe nach diesen drei Spalten sortiert. Wir wollen festhalten, Sie sollten nur die Überschrift markieren und nicht die ganze Spalte, und am besten auf den großen Button "Sortieren" klicken. Der zeigt Ihnen die Umrandungen an und Sie haben viel mehr Einstellungsmöglichkeiten. Das ist auch die sichere Variante. Eine kleine Anmerkung: Wie schon so oft, kann beim Sortieren das Feature "Als Tabelle formatieren" helfen. Ich zeige das mal kurz. Dazu nehme ich wieder eine beliebige Formatierung. Die ist beim Sortieren nicht weiter wichtig. Es wird der Datenbereich angezeigt und auch das Häkchen für die Überschrift. Ich klick also auf "Ok". Wenn ich jetzt den anfänglichen Fehler mache und auf die Spalte D klicke und dann auf "Daten" gehe, sehen Sie, dass das Sortieren für D aktiviert ist, sogar das Filtern. Das Programm erkennt nämlich, dass es sich um eine Tabelle handelt, aber auch Zellen markiert sind, die nicht zur Tabelle gehören. Deswegen macht es keinen Sinn zu sortieren oder zu filtern. Das ist ein riesengroßer Vorteil. Es gibt noch einen zweiten schönen Vorteil. Es gibt ja diese "Filterböbelesch", wie ich sie so gerne nenne, bei dem Feature "Als Tabelle formatieren" und hier hat man die Möglichkeit zu sortieren und wenn man dann auf den Verkäufer klickt, auf den "Böbelesch" und dann von A bis Z sortiert, dann hat man alles gelöst. Schauen wir uns einmal an, was wir bis jetzt gemacht haben. Wir haben natürlich markiert und auch schon sortiert, nämlich nach einem Text. Wir können auch nach Zahlen sortieren. Wir gehen wieder zurück in unsere Tabelle. Nehmen wir z.B. den kleinsten Umsatz. Dazu schieben wir die Tabelle ein wenig nach rechts. Der kleinste Umsatz soll oben stehen, also klicken wir auf diesen kleinen "Filterböbelesch", wählen "Aufsteigend nach Größe sortieren" klicken hier drauf und schon funktioniert es. Wir hätten natürlich auch über Sortieren gehen können und "Sortieren nach Nettoumsatz" und "aufsteigend" wählen können. Die etwas Wagemutigen können auf den Umsatz klicken und dann auf "Aufsteigend sortieren". Warum hier die großen Zahlen stehen, liegt daran, dass die Tabelle nach unten gerutscht ist. Wir ziehen sie einmal nach oben und jetzt sieht man auch den kleinsten Umsatz. Das war also diese Aufgabe. Aber Übung macht den Meister, deswegen möchte ich noch nach den Bieren sortieren und anschließend nach dem Probenwert, also gehe ich am schnellsten auf den größten Button, weil es dort die meisten Möglichkeiten gibt und markiere das Produkt von A bis Z. Natürlich soll das Alt oben stehen und unten der Zeppelin, wenn es so ein Bier gibt. Dann geht man auf "Hinzufügen" und wählt "Probenwert" und bestätigt mit Ok. Hier oben sehen Sie mehrmals "Altbier" hintereinander und ganz rechts den kleinsten Probenwert. Scrollt man nach unten, kommt nach dem Altbier das Kölsch und da geht es wieder mit dem kleinsten Probenwert los. Wunderbar, auch diese Aufgabe erfolgreich absolviert. Wer noch etwas üben möchte, kann nach dem Preis aufsteigend sortieren. Dann klickt man auf "Preis" und "Aufsteigend" , achtet, dass man ganz oben ist und man sieht den kleinsten Preis. Sie haben aber vorhin schon gesehen, dass man nicht nur nach Zahl und Text sortieren kann, sondern ab Excelversion 2007 auch nach Farbe. Das ist ganz pfiffig. Als Beispiel könnte man z.B. die Umsätze markieren, die Lieferschwierigkeiten haben. Uns ruft nun ein Händler an und sagt, dass die Bestellung 128 nicht angekommen sei. Also möchte man sie markieren. Dazu scrollen Sie runter. Es gibt hier auch eine schnellere Möglichkeit: Man klickt auf "Laufende Nummer", klickt auf "Start", "Suchen" oder einfach Strg+F, womit man wahrscheinlich schneller ist. Dann gibt man in das Feld "128" ein, bestätigt es mit "Weitersuchen" und schon wird die 128 gefunden. Doch es gibt ein kleines Problem. Die 128 wird deswegen gefunden, weil hier im S-Verweiß "K128" steht. Wir müssen also unter Optionen angeben, dass nicht in den Formeln gesucht wird, sondern nur Werte gesucht werden. Wenn man dann auf "Weitersuchen" klickt, wird die "3128" gefunden. Das ist auch nicht ganz gewollt. Deswegen geben wir an "Den gesamten Zellinhalt vergleichen". Es soll also keine 3 davor stehen, sondern wir sind nur auf der Suche nach 128. Wenn man jetzt auf Weitersuchen geht, dann wird die richtige 128 gefunden. So haben wir auch schnell das Feature "Suchen und Ersetzen" abgehandelt. Jetzt kann man die 128 zum Beispiel gelb färben oder man könnte die Zellformatvorlagen verwenden. Die sind vielleicht ein kleines bisschen pfiffiger. Man kann z.B. festlegen, was "Eingabe" ist, fällt unter schlechte oder fehlende Lieferung. Man hätte es auch über Füllbereich machen können. Beides wäre möglich gewesen. Jetzt markiere ich noch ein paar andere Werte. Ich klicke dahin und markiere es auch als fehlende Lieferung. Wie gesagt, es haben jeweils die Händler angerufen. Anschließend möchte ich alle fehlende Lieferungen oben stehen haben, damit man sie schön abarbeiten kann. Hier gehen wir einmal den schnellen Weg. Wir klicken auf das "Filterböbelesch" und klicken "Nach Farben sortieren" und die Zellfarbe orange auswählen, das sind unsere fehlende Lieferungen. Ich kann hier diese Lieferungen noch nachschicken und die Markierungen anschließend löschen. Sage "Formate löschen" und dann habe ich alles wie vorher. Man hätte es auch anders lösen können, und zwar über Daten, auf den großen Button, dann auf "laufende Nummer", "Zellfarben", und hier sehen Sie das Orange. Zum Schluss noch ein kleiner Ausblick, und zwar: Wer schon einmal bei der Bedingten Formatierung geschaut hat, hat entdeckt, dass es mittlerweile Zellensymbole gibt. Auch danach kann man sortieren. Da es aber analog, ! wie bei der Farbe funktioniert, würde ich sagen, viel Spaß beim Spielen! Schauen Sie einmal im Video "Bedingte Formatierungen" vorbei, dann kommen Sie wieder zurück "Sortieren nach dem Zellensymbol". Viel Spaß dabei! Zum Abschluss bleibt mir nur zu sagen, dass ich hoffe, dass Ihnen meine Ausführungen geholfen haben, das Sortierwerkzeug von Excel richtig einzusetzen und Sie in Zukunft keine Schwierigkeiten damit haben.

Excel 2013 Grundkurs

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9 Std. 34 min (115 Videos)
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