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Word 2016: Tipps, Tricks, Techniken

Sonderformate suchen und ersetzen

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Mit den etwas versteckten Sonderformaten in Word kann man nach verschiedenen Elementen im Text suchen: Absatzmarken, Tabulatoren, Grafiken, Abschnittswechseln, geschützten Trennzeichen und mehr.
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Transkript

Ein uralter Text aus dem Bereich Literaturwissenschaft, völlig langweilig, 16 Seiten lang. Eine prima Sache um nach Begriffen zu suchen. Ich weiß, irgendwo in dem Dokument ist eine kleine Liste mit Spiegelstrichen. Also, Strich, Strich, Strich, mit Gedankenstrich. Eine prima Sache für eine Suche und da ich sehr gerne die Erweiterte Suche mag, möchte ich natürlich ganz gerne mit Hilfe dieses Werkzeugs suchen. Ein Klick auf das Pfeilchen, führt mich zur Erweiterten Suche. Wenn Sie nicht die Maus verwenden wollen, sondern direkt hier zur Erweiterten Suche wechseln wollen, können Sie auch die Tastenkombination STRG + H drücken. STRG + H springt eigentlich in das Ersetzen Fenster, ok, aber ich kann es trotzdem verwenden, hier in Ersetzen, um damit weiterzusuchen. Damit öffnet er den Dialog direkt und ich brauche nicht über das Pfeilchen zu gehen. Gut, wo war nochmal der Strich? Also ich trage einen Strich ein, den Strich soll er mir bitte suchen, Weitersuchen, Weitersuchen, Weitersuchen, und Sie sehen wahrscheinlich im Hintergrund schon was er tut, Shift + F4, Shift + F4, er springt von Strich zu Strich über mein Dokument. Das ist aber schlecht, das ist unglücklich, weil ich weiß, dass die Striche irgendwo weiter unten, ziemlich weit unten sind, und dass vor den Strichen ein Absatzzeichen ist. Würde ich nun, weiter, weiter, weiter klicken, würde ich wahrscheinlich noch eine halbe Stunde dransitzen, an der Suche, deshalb wollen wir die Suche etwas verfeinern. Ich möchte ganz gerne suchen, STRG + H, nicht nach einem Strich, sondern nach einem Absatzstrich. Aber jetzt stellt sich die Frage: Wie bekomme ich hier ein Absatzzeichen rein, bei der Suche? Würde ich Enter drücken, würde es eine der Schaltflächen auslösen, wahrscheinlich die Abbrechen Schaltfläche. Damit ich hier ein Enter eintragen kann, stellt Word unter der Schaltfläche Sonderformat, die Option zur Verfügung eine Absatzmarke zu suchen. Nicht nur eine Absatzmarke, auch ein Tabstopzeichen, einen Gedankenstrich, also geviert Strich, ein Entnotenzeichen, ein Feld, ein Fußnotenzeichen, Bilder, Manuelle Zeilenumbrüche, Seitenumbrüche, Trennstriche, Bedingte Trennstriche, Absatzumbrüche. Einige habe ich ausgelassen, haben bestimmt gemerkt, die halte ich nicht für ganz so wichtig, die anderen aber sehr wohl. Beginnen wir mal mit der Absatzmarke. Wenn ich hier auf Absatzmarke klicke, macht er ein am Anfang kryptisches Zeichen rein, Dach p. P wie paragraph. Wenn Sie häufig solche Suchen durchführen, sollten Sie sich dieses Zeichen merken, wenn Sie es nur selten machen, hier unten finden Sie die komplette Liste, nach der man bei Word suchen kann. ^p Minus, das heißt, das Minus steht direkt hinter dem Absatzzeichen, also rechts am Rand das Enterzeichen und in der nächsten Zeile der Spiegelstrich. Ja such mal damit. Weitergeht es. Ja und da ist ja schon die Liste, da haben wir sie gefunden. Wir hätten natürlich auch suchen können nach Spiegelstrich Tabulator, das heißt, ich hätte hier auch Minus, und dann über Sonderformat ein Tabstopzeichen eingeben können, Weitersuchen. Und Sie sehen jetzt springt er auf Strich Tab, hat also auch dieses Zeichen gefunden. Eine ganz wichtige Sache wie ich finde, weil damit können Sie nach Zeichen, die Sie nicht direkt in das Suchfenstereingeben können, in einem Word Dokument suchen. So, diese Suche hat noch eine weitere Funktion, ich breche es mal ganz kurz ab, ich muss mal kurz den Text manipulieren. Kleinen Moment. So hier bin ich wieder und Sie sehen, ich habe den Text ein klein bisschen manipuliert. Was habe ich gemacht? Ich habe hier ein paar Enterzeichen eingefügt und am Anfang der Zeilen mit Leerzeichen den Text eingerückt. Kennen Sie Menschen, die sowas machen? Ich leider ja, und ich glaube auch im Jahr 2016, 2017, 2018, die wird es leider immer noch geben. Wenn Sie solche Texte bekommen, oder zur Rechtfertigung, manchmal liefern auch Maschinen solche Texte, heißt, wenn Sie von einem PDF Dokument was rauskopieren oder aus dem Internet was rauskopieren, kann es sein, dass einfach zu viele Tabulatoren, zu viele Leerzeichen, zu viele Absatzzeichen, und so weiter drin sind. Es wäre nun mühsam, so wie ich sie reingemacht habe, die nun einzeln wieder rauszulöschen, heißt, hinklicken, entfernen, entfernen, entfernen, entfernen, markieren, entfernen, markieren, entfernen, markieren, entfernen. Und so weiter. Dafür gibt es doch die Ersetzen Funktion. Klar! Erster Schritt, ich möchte gerne sämtliche Leerzeichen rauslöschen. Da ich es nicht im ganzen Dokument gemacht habe, sondern nur hier, markiere ich einfach diesen Text, und wechsel in den Befehl Ersetzen, STRG + H, und sage ihm, alle Leerzeichen, Marsch, Marsch raus. Ersetzen, alle. Er fragt mich auch im Rest des Dokuments, nein, es reicht, bitte nur hier. Bitte wenn Sie ersetzen, wenn Sie so radikal ersetzen wie ich hier, werfen Sie einen Blick auf die Zahl. Wenn hier 0 drin steht, haben Sie etwas falsch gemacht, wenn hier 260 drin steht, in 5 Zeilen, wie ich sie eben markiert habe, haben Sie was falsch gemacht. Das sehen Sie sofort, nein, nicht in dem Dokument, ich schließe das Ganze und tatsächlich, er hat sämtliche Leerzeichen gelöscht. Um Himmels willen, bloß nicht! Aber zum Glück kann man den Ersetzen Befehl wieder rückgängig machen und der Text ist so wie er vorher war. Probieren wir es nochmal. Ersetzen wir den Text, aber bitte nicht ein Leerzeichen, sondern bitte eins, zwei Leerzeichen. Unglücklicherweise, man sieht es hier sehr schlecht, es sind zwei Leerzeichen, aber Sie haben es glaube ich bei der Eingabe gesehen, ersetze mal bitte zwei durch eins, ersetze alle, er hat 59 Mal, das sieht schon besser aus. Im Rest auch? Nein. Ein Blick hinten auf das Dokument zeigt mir, er hat die Leerzeichen, die richtig waren in Frieden gelassen, er hat die Leerzeichen, die hier zu viel waren, um die Hälfte reduziert, das heißt, er hat immer zwei genommen durch eins, zwei durch eins, zwei durch eins ersetzt. Macht das was? Fast nichts, weil ich kann den Befehl ja nochmal starten, alle ersetzen, nein, alle ersetzen, nein, und Sie sehen, das geht recht flott und bei einem mehrseitigen Dokument, bei 0 sind wir jetzt angelangt, sind Sie so schnell durch, und haben so eben schnell alle Leerzeichen gelöscht. Das Gleiche können wir mit Absatzzeichen machen. Wenn ich diesen Text hier markiere, so bis hier hin, dann kann ich mit einem Schlag sagen, bitte ersetze mal alle, was war nochmal Absatzzeichen? Sonderformat Absatzmarke, durch entweder ein Leerzeichen oder nichts. Das kommt ein bisschen auf den Text drauf an, hier habe ich natürlich den normalen Fließtext genommen und habe einfach Enter, Enter, Enter reingemacht, das heißt, hier ist vor der Absatzmarke ein Leerzeichen drin. Das heißt, das Leerzeichen hat seine Berechtigung, hier brauche ich nicht nochmal zusätzlich ein Leerzeichen. Mit anderen Worten, hier ersetze ich die Absatzmarke durch nichts. Sollten Sie einen Fließtext haben, so dass hinter dem letzten Buchstaben direkt die Absatzmarke zu Stehen kommt, nun dann müssen Sie natürlich bitte ersetze durch Leerzeichen. Aber wie Sie wissen, wenn Sie einen Fehler machen, gibt es die Rückgängig Funktion. Probieren wir es einfach mal, ersetze mal alle, nein, nicht im Rest des Dokuments, und ein Blick auf das Dokument, ich höre schon Ihren Aufschrei, sagt natürlich, hey, da waren doch Absatzmarken drin, die richtig waren. Ja, das ist richtig, die löscht er natürlich auch raus. Entweder ich gehe per Hand durch, ersetze mir bitte, weiter, weiter, weiter und dann ersetze, ersetze, ersetze, nein, hier nicht weiter, ersetze, ersetze, hier nicht weiter, ist mühsam, sicherer. Oder Sie machen es wie ich es gemacht habe, Sie ersetzen auf einer DIN A4 Seite, 60 Absatzmarken durch nichts, und sagen dann im Nachhinein, ok, der Absatz hier war aber richtig, der Absatz hier war aber richtig, hier war noch ein Absatz, und machen per Hand die drei, vier, fünf Absätze rein. Das geht bestimmt immer noch schneller, wie wenn Sie jede einzelne Absatzmarke per Hand rauslöschen wollten. Merken Sie sich, in der Ersetzen Funktion können Sie nicht nur Texte suchen, sondern haben die Möglichkeit alle möglichen Sonderformate zu suchen, und häufig passiert es nämlich, dass in Dokumenten zu viele Tabulatoren sind, oder ich möchte alle Grafiken rauslöschen, oder ich möchte wissen, wo sind manuelle Seitenumbrüche, gibt es Abschnittsumbrüche, wenn ja dann lösche sie bitte, und so weiter. Eine hübsche, eine wichtige Funktion, die man unbedingt sich merken sollte.

Word 2016: Tipps, Tricks, Techniken

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Erscheinungsdatum:29.07.2016

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