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Selbstmanagement mit macOS

Signaturen (Footer) hinterlegen und zuordnen

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Im geschäftlichen Umfeld sind Signaturen oder auch Footer mit Kontaktdaten gesetzlich vorgeschrieben und gehören somit in jede von Ihnen versendete geschäftliche E-Mail. In diesem Film erklärt Ihnen Michael Rüttger, wie Sie verschiedene Signaturen anlegen und Ihren E-Mail-Accounts zuordnen können.

Transkript

Bei geschäftlichen Korrespondenzen gelten im übrigen die gleichen Vorschriften, wie zum Beispiel auch bei Webseiten. Sie müssen Kontaktinformationen von Ihre Unternehmen et cetera auch mit jeder Mail versenden. Im Grunde also die gleiche Anforderung, wie auch an ein Impressum für eine Webseite. Das wird üblicherweise mit Hilfe eines "Footers" beziehungsweise einer Signatur ermöglicht. Schauen wir uns an, wie eine solche Signatur mit Mail eingerichtet wird. Prinzipiell habe ich, wenn ich nun eine Mail verschicke, hier standardmäßig ein großes weißes leeres Fenster und da steht nichts drin außer eben das, was ich dann reinschreiben möchte. Ich schliesse das jetzt mal wieder. Über die Einstellungen "Mail" "Einstellungen" komme ich hier genau in den Bereich der "Signaturen". So, da sieht man, dass das Ganze so ein bisschen gesplitet aufgebaut ist. Ich habe jetzt also einmal die Signaturen generell in einer Liste, die würden hier aufgelistet werden, die existieren, und dann meine "Accounts", denen ich diese Signaturen zuordnen kann. Ich erstelle jetzt zunächst einmal eine Signatur und nenne diese Signatur jetzt mal "Business". So. Das was hier drin steht ist nur ein Vorschlag, das schmeiße ich wieder raus, das brauche ich nicht. Und ich habe hier etwas vorbereitet, rufe das mal mit dem "Finder" schnell auf. So und dann sieht man gibt es jetzt eine Adresse. So, das markiere ich mal und gehe wieder zurück zur Mail. Genau genommen muss ich hier in die Signatur... So! Und genau in dieses Fenster kopiere ich mir nun das, was ich gerade vorbereitet habe. So hier ist rein rechtlich gesehen, auch nach deutschem Recht ist es auch noch nicht ausreichend. Sie brauchen mindestens zwei Kontaktinformationen, also Telefonnummer und E-Mail sollte da drin sein oder die Webseite, wir auch immer. Ich denke, wenn es um geschäftliche Umfeld geht, dann würde man sowieso dort versuchen so viel wie möglich hineinzubekommen, weil man möchte ja eigentlich diese Information auch verteilen. So, das Ganze kann je nach Format Ihre E-Mail selbstverständlich auch mit einem Logo versehen werden, mit einer Grafik et cetera. So und jetzt habe ich hier meine "Business-Geschichte" drin, ich hänge nochmal "Rüttger Mediendesign" da drüber, zum Beispiel, damit hätte ich jetzt die geschäftliche Darstellung und ja das Ganze ist eigentlich auch hier schon okay. Und dann mache ich noch eine private Geschichte, die nenne ich auch so "Privat" und lasse dann mal hier ganz kurz dieses kleine Teil drin stehen, damit wir nur einen Unterschied sehen. Und jetzt klicke ich auf mein ersten "Account" und sehe, dass ich hier keine Signatur habe. Jetzt kann ich hier auch eine hinzufügen oder aber ich gehe zurück auf die Signatur und sage dann mit gedrückter linker Maustaste "Bitte ordne das diesem iCloud-Account zu". So und jetzt sieht man, ist das hier so. Und dann ist diese Zuordnung mit dem "iCloud"-Account bereits vollzogen. Ich kann aber auch zwei zuordnen, also noch einmal. So, jetzt habe ich zwei Signaturen. Und was jetzt wichtig ist, das man hier zum Beispiel sagt welche Signatur denn überhaupt ausgewählt werden soll. Also hier möchte ich zum Beispiel standardmäßig "Business" haben. Aber ich kann beide Signaturen mit diesem "iCloud"-Account verwenden. Das ist der relevante Punkt. Ja und ansonsten ist das jetzt schon wieder fast ganz einfach. Ich rufe einfach die neue Mail auf und dann sieht man schon steht hier standardmäßig die Signatur "Business" aktiviert. Jetzt kann ich auch sagen: "Nein, ich möchte das aber jetzt mal privat verschicken, schalte das also einfach um und schon sieht man, wie hier die Absender, ja Signatur, sich dann auch wirklich anpasst jener Einstellung. Ich finde das eine tolle Sache und ja ganz abgesehen davon im geschäftlichen Umfeld auch gesetzlich vorgeschrieben und da kann man natürlich auch ganz viele andere Dinge mit hineinbringen. Ein kleiner Typ vielleicht als Idee. Wenn Sie Aktionen planen, Messeauftritte haben erstellen Sie sich gerade schnell eine neue Signatur, ordnen die so lange zu, wie zum Beispiel die Werbung für Ihre Messestand machen möchten oder was auch immer. Und dann kann man diese Signatur hinterher rausschmeißen. Man muss das Ganze nicht immer wieder neu schreiben und insofern sind das wirklich ganz interessante Möglichkeiten. Ein Mitarbeiter von mir nutzt auch diese Signatur, ein wenig entfremdet, tatsächlich auch für Textbausteine und ruft dann ganz einfach hier diese Mail komplett auf und dann steht hier ein kompletter Satz, ein kompletter Text schon drin. Auch das ist alles natürlich damit realisierbar und macht die Verwendung von Mail sehr effiizient.

Selbstmanagement mit macOS

Nutzen Sie die in macOS integrierten Programme Mail, Kalender, Kontakte, Notizen und Erinnerungen um sich und Ihren Alltag optimal zu organisieren.

2 Std. 29 min (23 Videos)
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Erscheinungsdatum:01.03.2017

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