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Office 365: Outlook Grundkurs

Signaturen anlegen und anfügen

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Dieses Video zeigt Ihnen, wie Sie Signaturen erstellen und sie zukünftig automatisch oder manuell an Ihre E-Mails anfügen. Es lassen sich verschiedene Signaturen anlegen und verwenden.
07:37

Transkript

Dieses Video zeigt Ihnen, wie Sie Signaturen ersellen und zukünftig beim Senden oder weiterleiten automatisch oder manuell in der jeweiligen E-Mail anfügen können. Ihre E-Mail-Signatur sollte immer Ihren Namen und semtliche Kontaktinformationen enthalten. Auch Grafiken, wie das Firmenlogo, lassen sich in der Signatur einfügen. Es kann sehr sinnvoll sein, wenn Sie für unterschiedliche Nachrichten unterschiedliche Signaturen verwenden. Wenn Sie beispielsweise für die Kundenkorrespondenz eine formelle Signatur und für die hausinterne oder private Korrespondenz ein anderes E-Mail-Konto und eine andere E-Mail-Siignatur verwenden möchten. Sie können also mehrere Signaturen anlegen und verwenden. Zum Anlegen gehe ich über das Menübandregister Datei, hier wechsele ich einmal in die Optionen, innerhalb des Dialogfeldes Outlook-Option wechsele ich in die Kategorie E-Mail, und im Bereich E-Mail klicke ich auf die Schaltfläche Signaturen. Im darauffolgenden Dialogfeld habe ich die Möglichkeit im Register E-Mail-Signature direkt auf die Schaltfläche neu zu klicken, um eine neue E-Mail-Signatur anzulegen. Beachten Sie beim Anlegen mehrerer Signaturen unbedingt auf die Vergabe des Namens. Damit Sie später die Signaturen auseinander halten können. In meinem Beispiel werde ich heute zwei Signaturen anlegen, einmal geschäftlich und einmal privat, in diesem Fall lege ich zuerst die geschäftliche Signatur an und bestätige dann mit OK. Sobald ich den Namen festgelegt habe, habe ich im unteren Bereich des Dialoges die Möglichkeit meine Signatur festzulegen. Hier werden jetzt auch die Formatierungsmöglichkeiten erst angezeigt, was eben noch nicht möglich war. Wenn ich meinen Text eingegeben habe, hätte ich jetzt die Möglichkeit den Text zu markieren, und auch nach Firmenrichtlinien zu formatieren, wenn es also spezielle Schriftarten bei Ihnen gibt, dann haben Sie die möglichkeit diese ja auszuwählen, Sie können auch zusätzlich die Schriftgröße verändern, Sie können bestimmte Textbereiche hervorheben, indem Sie fett und unterstrichen verwenden, Sie haben auch die Möglichkeit die Schriftfarbe zu verwenden, beziehunsweise zu ändern, oder wenn Sie jetzt das Firmenlogo einfügen möchten, müssten Sie erst die Einfügemarke, den Cursor dort platzieren, wo Sie das Firmenlogo einbrinden möchten, und dann gibt es hier hinten die Schaltfläche, um ein Bild einzufügen. Nur wenn ich hier raufklicke, lande ich direkt im Dateiexplorer und könnte jetzt das Laufwerk, den Ordner und die Datei auswählen, dann würde ich auf Einfügen klicken, in diesem Fall breche ich ab, oder Sie haben auch die Möglichkeit Ihren Internetauftritt per Link einzufügen, So dass der Empfänger direkt auf den Link klicken kann und dann auf Ihre Internetseite landet. Im oberen Bereich bei Standardsignatur auswählen können Sie die E-Mail-Adresse auswählen, für die Sie die Signatur verwenden möchten, wenn Sie jetzt mehrere E-Mail-Adressen in Outlook eingefügt haben, also mehrere E-Mail-Konten eingerichtet haben, in diesem Fall gibt es bei mir nur die eine E-Mail-Adresse, deshalb kann ich da nichts weiter auswählen und darunter kann ich direkt festlegen, wann diese Signatur, also m´Melanie Schmidt geschäftlich, verwendet werden soll. Immer bei neuen Nachrichten oder auch beim Antworten und Weiterleiten. Ich möchte gerne, dass meine Signatur, also die geschäftliche Signatur immer eingefügt wird, ob ich antworte und weiterleite, und eben halt auch bei neuen Nachrichten. Nun möchte ich noch eine private Signatur anlegen, dafür klicke ich erneut auf die Schaltfläche Neu, und gebe jetzt nochmal meine private Signatur ein. Und Sie sehen also im oberen Bereich werden mir meine Signaturen jetzt aufgelistet und ich kann jetzt die private Signatur eingeben, da habe ich schon was vorbereitet, und auch hier hätte ich jetzt die Möglichkeit den Text zu formatieren, ich hätte auch hier die Möglichkeit noch eine Grafik einzufügen oder eben halt einen Link, im oberen Bereich, beim Standardsignatur auswählen belasse ich das so, denn ich möchte ja, dass standardmäßig immer meine geschäftliche Signatur eingefügt wird, und dementsprechend bestätige ich jetzt mit OK. Danach bestätige ich nochmal mit OK, und nun schauen wir und das Ganze einmal in einer neuen E-Mail-Nachricht an, dafür klicke ich im Register Start, direkt auf die Schaltfläche neue E-Mail, und Sie sehen hier im unteren Bereich der E-Mail wird mir jetzt meine Signatur angezeigt, meine geschäftliche Signatur, ich hätte die Möglichkeit direkt darüber zu klicken und den Nachrichtentext einzugeben, innerhalb einer neuen E-Mail-Nachricht können Sie jederzeit die Signatur ändern, wenn Sie mit mehreren Signaturen arbeiten und zwar über das Register Nachricht in der Gruppe Einfügen, da gibt es die Schaltfläche Signatur, und wenn ich dort draufklicke, sehen Sie hier sind jetzt beide Signaturen aufgelistet und ich könnte jetzt bei dieser E-Mail-Nachricht die private Signatur auswählen, wenn ich die anklicke, wird es hier direkt in der Signatur abgeändert. Über die Schaltfläche Signatur gelange ich hier auch direkt in die Optionen, also wenn ich jetzt hier auf Signaturen klicke, sehen Sie lande ich direkt bei den Signaturen und könnte jetzt gegebenenfalls noch Änderungen vornehmen. In diesem Fall breche ich aber ab. Wie Sie zukünftig Signaturen anlegen und auch verwenden können hat Ihnen dieses Video aufgezeigt.

Office 365: Outlook Grundkurs

Behalten Sie E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben mit Outlook (Desktop-Version) in Office 365 im Griff.

5 Std. 1 min (51 Videos)
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Erscheinungsdatum:08.09.2016
Laufzeit:5 Std. 1 min (51 Videos)

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