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SharePoint-Listen in Excel bearbeiten und analysieren

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Sie können SharePoint-Listen und -Bibliotheken in Microsoft Excel auswerten. Erfahren Sie in diesem Video, wie Sie eine Auswertung in einer Pivot-Tabelle vornehmen.
07:01

Transkript

Sie können SharePoint-Listen mit Excel verbinden und diese in Excel auswerten. In diesem Video möchte ich Ihnen einen kleinen Eindruck über die Auswertung einer Problemverfolgungsliste geben. In meinem Beispiel habe ich eine Problemverfolgungsliste angelegt und ich habe schon einige Einträge vorgenommen. Bevor Sie jetzt eine Verbindung mit Excel herstellen, sollten Sie sich vorher alle gewünschten Spalten einblenden lassen. Dazu öffne ich das Menü zur Schatltfläche mit den drei Punkten, wähle hier den Befehl "Ansicht ändern". Und wähle jetzt hier die entprechenden Spalten aus, die ich nach Excel exportieren möchte. Habe ich die Spalten gesetzt und auch die Reihenfolge, klicke ich oben auf OK. Danach öffne ich das Register "Liste" und klicke in der Gruppe "Verbinden und Exportieren" auf die Schaltfläche nach Excel exportieren. Es öffnet sich hier im unteren Bereich ein kleiner Dialog und ich möchte direkt die Tabelle öffnen. Dann bekomme ich noch einen Sicherheitshinweis, den ich mit AKTIVIEREN bestätige. Ich werde jetzt direkt in eine Excel-Arbeitsmappe weitergeleitet und durch das Formatieren in eine Tabelle, steht mir jetzt ein zusätzliches Register zur Verfügung, "Entwurf", ich muss allerdings auch in der Tabelle stehen. Klicke ich auserhalb, verschwindet das Register. Klicke ich wieder hinein, sind die Tabellentools-Entwürfe wieder vorhanden. In dieser Excel-Tabelle kann ich nun über Filter beispielsweise bestimmte Personen, oder als Problemstatus den Eintrag "aktiv" auswählen, aber das reicht mir nicht aus. In meinem Beispiel möchte ich kurz eine Pivot-Tabelle erstellen. Mit Pivot-Tabellen lassen sich einfache Auswertungen durchführen. Sie können Pivot-Tabellen auch für sehr umfangreiche, große Datenmengen verwenden, um eine Tabelle verständlich zu reduzieren. Über eine Pivot-Tabelle lassen sich beliebige Abfragen definieren, allerdings keine neuen Daten hinzufügen. Um jetzt eine Pivot-Tabelle aus diesem Datenbereich zu erstellen, befinde ich mich in dem Bereich "Tabellen-Tools" und im Unterregister "Entwurf". Und ich klicke diret auf die Schaltfläche "Mit Pivot-Tabelle zusammenfassen". Es folgt ein Dialogfeld. Und ich werde nochmal gefragt, ob die Tabelle, oder der Bereich ausgewählt ist. Bei mir ist das natürlich jetzt ein bisschen übersichtlich, dass wirklich alles ausgewählt ist. Das sehe ich an dieser gestrichelten Linie. Und ich möchte gerne, dass die Pivot-Tabelle in einem neuen Arbeitsblatt erstellt wird. Ich bestätige jetzt in diesem Fall mit OK. Und jetzt sehe ich auf der linken Seite einmal die Pivot-Tabelle und auf der rechten Seite die Feldliste. Wenn Sie ausserhalb der Pivot-Tabelle klicken, dann verschwindet diese Feldliste. Dann müssen Sie nicht erschrecken. Sie brauchen nur einmal wieder hier direkt in die Pivot-Tabelle hineinklicken. Um jetzt eine ganz einfache Auswertung zu machen, also ich möchte beispielsweise sehen, welche Probleme sind im Augenblick noch aktiv. Das bedeutet ich aktiviere in der Feldliste zunächst den Eintrag "Titel". Im unteren Bereich wird festgelegt, wo das Ganze jetzt in der Pivot-Tabelle angezeigt wird. Ich habe den Titel ausgewählt und es wurde automatisch ausgewählt, dass der Titel in den Zeilen angezeigt wird. Das möchte ich gar nicht sehen. Ich möchte eigentlich nur die Anzahl der Probleme sehen. Das bedeutet ich ziehe dieses Feld "Titel" einfach in den Bereich "Werte". Nun sehe ich, dass wir insgesamt vier Probleme haben. Als nächstes hätte ich gern den Problemstatus. Ich aktiviere also in der Feldliste den Problemstatus. Zusätzlich möchte auch noch einmal wissen, an wen die Probleme zugewiesen wurden, aber von der Aufteilung gefällt mir das hier drüben nicht. Deshalb kann ich jetzt auch beigehen und das Feld "zugewiesen an" in den Spaltenbereich ziehen. Dann werden mir die Namen in den Spalten angezeigt. Und genau das Gleiche mache ich jetzt auch nochmal mit dem Problemstatus. Den ziehe ich jetzt auch nochmal hier mit in den Spaltenbereich und schon wird mir das hier direkt in meiner Pivot-Tabelle angezeigt. Nun möchte ich natürlich nicht die gelösten Probleme sehen. Ich möchte nur die aktiven Probleme sehen. Dann habe ich hier in der Feldliste die Möglichkeit den Problemstatus zu filtern. Ich klicke also hier auf diesen angezeigten Drop-Down Pfeil, wähle nur die aktiven Probleme aus, klicke auf OK und dann verändert sich die Tabelle wieder. Zusätzlich möchte ich auch noch die Priorität sehen. Und auch hier wird das wieder in den einzelnen Zeilen angezeigt. Das möchte ich nicht, also ziehe ich jetzt auch nochmal die Priotität hier direkt nach oben. Ich kann in diesem kleinen Feld die Priorität auch nach oben verschieben, dann verändert sich die Tabelle. Je nachdem, wie ich die Anzeige sehen möchte, habe ich die Möglichkeit das Ganze hier hin- und herzuschieben. Zusätzlich würde ich jetzt doch nochmal die Beschreibung, beziehungsweise den Titel des Problems sehen. Dann hab ich die Möglichkeit den Titel einfach nochmal in den Zahlenbereich zu legen. Ich könnte auch den Titel wieder direkt hier hineinlegen in den Spaltenbereich. Dann wird das so dargestellt, aber langsam wird das unübersichtlich, deshalb lasse ich jetzt einfach mal hier den Titel im Zeilenbereich und "zugewiesen an" lege ich jetzt auch mal hier mit hin und schon habe ich hier einen besseren Überblick. Aber vielleicht, wenn wir die Priorität hier nochmal mit hinzufügen in den anderen Bereich, also in den Zeilenbereich, dann sieht das doch noch umfangreicher aus, beziehungsweise übersichtlicher. Genauso hätte ich jetzt auch die Möglichkeit hier die Priorität auch nochmal zu filtern. Ich möchte nur die Priorität "hoch" sehen und dann klicke ich auf OK. Und schon sehe ich jetzt genau, welche Probleme dringend gelöst werden müssen.

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5 Std. 24 min (54 Videos)
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Erscheinungsdatum:02.11.2016

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