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SharePoint 2016 Grundkurs

SharePoint-Listen in Excel bearbeiten und analysieren

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Sie können SharePoint-Listen und -Bibliotheken in Microsoft Excel auswerten. Erfahren Sie in diesem Video, wie Sie eine Auswertung in einer Pivot-Tabelle vornehmen können.
06:59

Transkript

Sie können SharePoint Listen mit Excel verbinden und diese in Excel auswerten. In diesem Video möchte ich Ihnen einen kleinen Überblick über die Auswertungen einer Problemverfolgungsliste geben. In meinem Beispiel habe ich in der Problemverfolgungsliste bereits einige Einträge vorgenommen. Hier möchte ich Ihnen noch mal den Tipp geben, bevor Sie diese Liste mit Excel verbinden und auswerten, dass Sie sich vorher einmal alle gewünschten Spalten hinzufügen, dafür klicke ich einmal hier direkt auf die drei Punkte, innerhalb der Ansicht, und wähle einmal Ansicht ändern. Und im Bereich Spalten haben Sie ja die Möglichkeit, weitere Spalten zu aktivieren, und auch die Reihenfolge festzulegen. Das machen Sie bitte, bevor Sie das Ganze mit Excel verbinden und dann bestätigen Sie mit OK, und somit werden dann die Spalten mitexportiert. Möchte ich jetzt das Ganze mit Excel verbinden, wechsele ich in das Register LISTE, und in der Gruppe Verbinden und Exportieren klicke ich direkt auf Nach Excel exportieren, hier im unteren Bereich wird mir jetzt noch mal ein Dialog angezeigt, und ich klicke auf Öffnen, danach muss ich noch einmal das Ganze Aktivieren, dass ich also zulasse, dass jetzt eben vom SharePoint hier was integriert wird, und hier sehe ich jetzt meine ganzen Probleme. In Excel wird automatisch eine Tabelle erzeugt, das sehe ich auch hier im oberen Bereich an den TABELLENTOOLS, mir wird das Register ENTWURF angezeigt, klicke ich außerhalb dieser Tabelle, wird es mir nicht mehr angezeigt, klicke ich direkt hinein, dann ist das Register ENTWURF wieder vorhanden. Wenn ich jetzt diese Daten auswerten möchte, steht mir dazu im Register ENTWURF der Befehl: Mit Pivot Table zusammenfassen zur Verfügung. Darauf klicke ich. Dann werde ich gefragt, ob das jetzt der ganze Datenbereich ist, bei mir ist das natürlich jetzt eine sehr kleine Liste, beziehungsweise Tabelle, aber ich sehe, dass alles eingerahmt ist, und somit der richtige Bereich ausgewählt ist, hier im unteren Bereich kann ich festlegen, ob ich das in einem Vorhandenen Arbeitsblatt jetzt als Pivot-Tabelle darstellen möchte, oder in einem Neuen Arbeitsblatt. Ich nehme immer hier ein Neues Arbeitsblatt, damit das Original im Hintergrund noch so bleibt wie es ist. Dann klicke ich auf OK, und es wird eine Pivot-Tabelle erzeugt. Im linken Bereich sehen Sie die eigentliche Pivot-Tabelle, und im rechten Bereich sehen Sie die Feldliste. Wenn Sie außerhalb der Pivot-Tabelle klicken, dann verschwindet die Feldliste, klicken Sie wieder in die Pivot-Tabelle, ist die Feldliste wieder da. Alle Spalten, die wir exportiert haben, die werden uns jetzt hier in der Feldliste angezeigt, und ich kann jetzt beispielsweise mal den Titel anklicken, dann wird der hier im unteren Bereich direkt in den ZEILEN Bereich gelegt, das heißt, dass die ganzen Probleme in einer Zeile angezeigt werden. Ich habe die Möglichkeit aber auch, den Titel beispielsweise in den Spaltenbereich zu ziehen, und dann werden mir eben halt alle Titel nebeneinander in der Spalte angezeigt. Wobei das nach rechts Blättern wirklich anstrengend ist in Excel. In diesem Fall möchte ich aber mal wissen, wie viele Probleme habe ich jetzt eigentlich, dann kann ich das direkt hier in den WERTE Bereich ziehen, und jetzt sehe ich, aha, Anzahl von Titel, also Anzahl von vorhandenen Problemen sind 4. Ich möchte gerne wissen, welche Personen offene Probleme besitzen, deshalb wähle ich einmal Zugewiesen an, dann wähle ich noch mal den Problemstatus, das ist ja wichtig - ist das erledigt oder ist das eben halt noch aktiv, dann habe ich die Möglichkeit die Priorität noch mal hinzuzufügen, und Sie sehen, er fügt das jetzt wirklich nur im ZEILEN Bereich hinein. Ich habe aber eben auch die Möglichkeit, zum Beispiel das Ganze hier, wieder in den SPALTEN Bereich zu ziehen und schon wird die Tabelle, viel, viel übersichtlicher. Dann haben wir noch das Fälligkeitsdatum, ich würde gerne einmal nach dem Fälligkeitsdatum später filtern können, das bedeutet, ich ziehe das Feld Fälligkeitsdatum einmal hier direkt hinein, und somit habe ich in der Pivot-Tabelle, hier im oberen Bereich, die Möglichkeit immer das aktuelle Datum auszuwählen, und ich sehe, aha, heute liegt ein Problem an, und zwar von Björn, und dieses Problem hatte eine Priorität von Hoch, aber das Ganze ist schon Gelöst. Den Filter kann ich hier auflösen, dass ich wieder Alles anzeigen lasse. Ich habe auch die Möglichkeit hier in der Feldliste direkt zu filtern, dass ich sagen kann, okay, ich möchte keinen Problemstatus der Gelöst ist, also klicke ich jetzt hier, alles was Aktiv ist möchte ich nur sehen, bestätige mit OK und sehe jetzt, aha, hier gibt es insgesamt 3 aktive Probleme. Die Übersicht ist hier noch nicht so perfekt, also ich glaube, wir müssen den Problemstatus doch noch mal hier in den Spaltenbereich ziehen. Und nun könnte ich mir vielleicht auch noch den Titel noch mal hier mit in den ZEILEN Bereich legen, nun habe ich das falsche Feld genommen, aber das ist kein Problem, ich nehme jetzt einfach Zugewiesen an hier wieder hoch, und wähle jetzt den Titel und ziehe den einfach mal hier in den ZEILEN Bereich, und Zugewiesen an hat er mir jetzt auch einfach geklaut, aber ich habe jetzt hier eben halt eine bessere Übersicht. Also Pivot-Tabellen sind gar nicht so kompliziert, wie es manchmal scheint. Wir haben ja die Möglichkeit eben wirklich die Felder hier hin und her zu schieben, wenn wir sehen, oh, die Tabelle wird viel zu kompliziert, dann nehme ich die Felder einfach wieder hier überall raus, und fange noch mal von vorne an. Also, das ist wirklich eine sehr praktische Angelegenheit, wenn wir eine Auswertung aus so einer Problemverfolgungsliste erstellen möchten, dass wir das mit einer sogenannten Pivot-Tabelle durchführen können. Hier auch noch mal ein Hinweis, Sie haben die Möglichkeit die Daten auch noch mal hier zu Aktualisieren. Also, im Register PIVOT-TABELLEN-TOOLS, haben Sie hier die ANALYSIEREN Registerkarte, und hier haben Sie die Möglichkeit noch mal die aktuellen Einträge zu aktualisieren.

SharePoint 2016 Grundkurs

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Erscheinungsdatum:26.09.2016

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