SharePoint 2013 Grundkurs

SharePoint-Daten in anderen Office-Anwendungen verarbeiten

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Excel und Project sind wichtige Werkzeuge für effizientes Projektmanagement. Sie sehen, wie Sie umfangreiche SharePoint-Listen – mit Projekten, Aufgaben, Planzahlen und berechneten Werten – sowohl in Excel als auch in Project exportieren.

Transkript

In diesem Video möchte ich Ihnen in aller Kürze zwei Exportmöglichkeiten von Listeninformationen vorstellen. Zum einen werden wir eine Aufgabenliste in Excel exportieren, dort dann eine Pivot-Auswertung erstellen und die Synchronisation zwischen SharePoint und Excel zeigen. Und zum anderen möchte ich Ihnen zeigen, wie einfach der Export nach Project funktioniert. Ich möchte mit dem Export einer Aufgabenliste nach Excel starten. Ich habe hier eine Aufgabenliste. Es sind verschiedene Informationen, Aufgaben erfasst, mit Projektleiter, mit Planstunden, mit IST Stunden, die die Mitarbeiter bereits erfasst haben. Um jetzt die Liste zu exportieren, klicke ich einfach hier auf Liste und sage, Nach Excel exportieren. Jetzt öffnet sich hier unten eine Meldung, ob ich Öffnen oder Speichern möchte. In unserem Fall möchte ich die Datei jetzt einfach direkt Öffnen. Sie bekommen hier nochmal so ein Sicherheitsdialogfeld. Das können Sie ruhigen Gewissens Aktivieren. Und jetzt werden mir alle Informationen aus der Aufgabenliste heraus in Excel angezeigt. Hier ist zum Beispiel die Spalte Abgeschlossen, ja/nein. Also im Moment sind noch alle Aufgaben offen. Es wurde noch nichts abgeschlossen. Hier sind die Aufgabentitel. Wann fängt die Aufgabe an, wann ist sie abgeschlossen, wem wurde sie zugewiesen und so weiter und so fort. Also alle Informationen, die wir in der SharePoint-Liste haben, stehen nun in Excel zur Verfügung. Ich kann die Daten jetzt hier ganz einfach weiterverarbeiten. Ich weiß nicht, ob Sie schonmal mit PivotTable gearbeitet haben. Sie können einfach hier auf Einfügen klicken. PivotTable. Der Bereich wird automatisch ausgewählt. Ich möchte in dem Fall die ganze Liste auswählen. Das habe ich auch. Die PivotTable in einem neuen Arbeitsblatt veröffentlichen. Das möchte ich genauso haben. Also bestätige ich mit OK. Mir wurde jetzt hier ein neues Arbeitsblatt geöffnet, Sie sehen das, gekennzeichnet durch die Tabelle1. Und hier habe ich schon meine PivotTable, in die ich jetzt meine Felder nach Belieben reinziehen kann. Wir können jetzt an der Stelle einfach mal eine kleine Auswertung machen. Ich kann zum Beispiel sagen, ich möchte den Projektnamen, die Planstunden, die IST Stunden und den Mitarbeiter, wo hat er sich versteckt, hier das Zugewiesen an. Das heißt, ich möchte jetzt auswerten, welcher Mitarbeiter hat in welchem Projekt schon welche Stunden geleistet und was ist der Plan. Das ist so noch ein bisschen unübersichtlich. Ich kann jetzt hier zum Beispiel den Projektnamen als Filter setzen. Und kann dann hier einfach sagen, welche Stunden beispielsweise wurden im Projekt A geleistet. Dann sehe ich, die Frau Schäfer hat 53 von 86 geleistet, die Frau Unverhau 7 von 127. Und der User, video2brain hier in dem Fall, 60 von 95. Das ist jetzt so weit alles schon ganz schön. Sie können hier also wirklich supertolle Auswertungen machen und Ihre Daten analysieren. Was aber richtig genial ist, ist die Verbindung zwischen Excel und SharePoint. Ich mache Excel mal kurz klein. Wenn ich jetzt in meiner SharePoint-Liste eine Zahl ändere; ich setze jetzt hier beispielsweise die Planstunden von 100 auf 50000, damit es sehr auffällig ist. Bestätige das Ganze und aktualisiere die Seite, damit die Daten auch wirklich übernommen sind. Jetzt mache ich mein Excel wieder auf, sage auch hier Und schon sehen Sie, hier wurde die Summe der Stunden erhöht. Ich habe die Zahlen auch hier drin in meiner Datenquelle. Wenn ich jetzt hier mal nach rechts scrolle, dann sehen Sie hier die Planstunden 50000. Das heißt, das synchronisiert sich und somit sind Sie immer auf dem aktuellen Stand. Das Duo Excel und SharePoint bietet Ihnen noch sehr viele weitere Funktionen und Möglichkeiten, die Ihre Projektarbeit optimieren. Auch wenn wir Ihnen an dieser Stelle nicht alles zeigen können, haben Sie jetzt zumindest mal eine Idee davon und einen kleinen Einblick bekommen, was grundsätzlich alles möglich ist. Im nächsten Schritt möchte ich jetzt noch kurz auf den Export nach Microsoft Project eingehen. Mit der neuen Project 2013 Version wird eine ganz neue Infrastruktur zur Verfügung gestellt, da Project jetzt vollständig in SharePoint integriert ist. Wie gehen Sie vor, um zum Beispiel diese Aufgabenliste hier mit Project zu verbinden? Das geht ähnlich wie bei Excel. Das heißt, ich klicke hier auf das Register Liste im Menüband und wähle hier den Eintrag Mit Project öffnen. Ich klicke jetzt auch direkt drauf. Project wird dann sofort geöffnet und lädt sich alle Daten aus der Liste heraus. Das kann einen kleinen Moment dauern, je nachdem natürlich auch wie groß Ihre Liste ist. Er ist jetzt in unserem Beispiel schon fertig. Ich klicke das Fenster hier mal auf groß. Und Sie sehen jetzt hier die Standardansicht aus Project. Nehmen wir als Beispiel diese erste Aufgabe hier. Dauer 3 Tage, vom 10. bis zum 12.04. Zugewiesen an Sara Unverhau. Wenn ich hier drauf gehe, erhalte ich gleich auch noch ein paar Aufgabeninformationen, kann mir angucken, was es eventuell für Probleme gibt, wie lang die Aufgabe dauert und so weiter und so fort. Ich ändere jetzt hier einfach mal das Ende auf Juli. Ich mache es mal sehr eindeutig, ich nehme den 31. Juli. Sie sehen jetzt hier direkt, dass sich der Gantt-Balken verlängert; und klicke auf Speichern. Und sobald ich hier drauf klicke, synchronisiert er jetzt die Daten aus Project mit der SharePoint-Liste. Sie sehen das hier, Vorgangsliste wird synchronisiert. Dauert einen kleinen Augenblick. Jetzt ist er auch schon durch. Sie erhalten da keine separate Statusmeldung. Ich wechsle also in SharePoint. Aktualisiere die Seite mit F5. Und Sie sehen, hier ist das Fälligkeits- datum auf den 31. Juli geändert. Mit der Integration von Project in SharePoint ist eine absolut verbesserte Zusammenarbeit in Projektteams und eine effektivere Nutzung des Clients und der Webanwendung möglich. Das haben Sie jetzt hier gesehen. Auch wenn wir wirklich nur auszugsweise jetzt was gezeigt haben. Für alle, die Project nutzen, wird es sicherlich eine Erleichterung sein und eine absolute Effizienzsteigerung für Ihr Projekt. In diesem Video haben Sie gelernt, wie Sie Verbindungen zwischen unterschiedlichen Listen in SharePoint herstellen; wie Sie Listen nach Excel exportieren; Pivo-Tabellen aufbauen; Daten aus Excel mit SharePoint synchronisieren; und ebenfalls Aufgabenlisten nach SharePoint exportieren.

SharePoint 2013 Grundkurs

Lernen Sie die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint 2013 kennen und erfahren Sie, wie Ihnen die vielfältigen Funktionen des Systems den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.

9 Std. 24 min (87 Videos)
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