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Outlook 2016: Tipps, Tricks, Techniken

Serienbriefe und Serien-E-Mails in Kombination mit Word erstellen

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Mehrere Personen kann man mit einem Serienbrief oder einer Serien-E-Mail anschreiben. Dafür stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung.
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Transkript

Man kann Personen, die Sie in den Kontakten gespeichert haben, anschreiben. Dafür stehen Ihnen zwei Möglichkeiten, zwei Varianten zur Verfügung. Ich bevorzuge die zweitere. Die erste Variante heißt, man kann direkt aus Outlook über die Schaltfläche "Serien-E-Mails", gemeint ist Serienbrief und E-Mails, diese Leute, die Sie hier in den Kontakten haben, anschreiben. Er fragt als Erstes "alle Kontakte" oder nur bestimmte "ausgewählte", also vorher markierte Kontakte in ein "neues Dokument" oder in ein "vorhandenes Word-Dokument", und dann fragt er hier unten "Serienbriefe", also Word-Dokument, oder sollen sie als Umschläge, Etiketten und so weiter verschickt werden. Was passiert damit? Ich bevorzuge eine andere Variante. Ich mache das Ganze immer aus Word heraus, das heißt, "Abbrechen", ich schließe mal mein Outlook oder mache es kleiner, ich schreibe mal hier in Word eine kurze Einladung, zur Wohnungseinweihungsparty. Reicht schon. Rene. Das ist ein Brief. "Ein-weih-ung" sollte ich natürlich noch richtig schreiben. Gut. Ich möchte ganz gerne diese Kontakte oder die meisten Personen dieser Kontakte einladen und hätte ihnen ganz gerne einen Papierbrief geschrieben. Dazu steht in Word die Registerkarte "Sendungen" zur Verfügung. Und wenn Sie Serienbriefe kennen, wissen Sie eigentlich schon, wie das funktioniert. Im ersten Schritt wird euch gefragt "Seriendruck starten", möchten Sie einen Brief oder eine E-Mail oder, was selten ist, Umschläge, Etiketten und Verzeichnis, auch das funktioniert. Ich mache mal das Erste. Ich hätte gerne einen Serienbrief. Ich will für jeden Kontakt aus meinem Outlook einen eigenen Brief erstellen. Dann werde ich gefragt "Empfänger auswählen": Möchtest du hier eine Liste eintragen oder eine vorhandene gespeicherte Excel-Tabelle auf eine Datenbank zugreifen, eine Word-Tabelle oder die Outlook-Kontakte verwenden. Natürlich will ich hier Outlook-Kontakte verwenden. Er fragt welche. Diese Kontakte oder wenn ich Firmenkontakte habe oder wenn ich neue Ordner angelegt habe? Nein, diese 54 Leute. "OK". Die will ich anschreiben. Mein Profil. Hier ist "Yannick". "OK". Dauert einen kleinen Moment, und jetzt sehe ich meine 54 Kontakte. Wenn ich sage: "Die Andrea, ne, die möchte ich doch nicht anschreiben", kann ich natürlich eine Person ausschalten, oder weiter unten der Sven, der bekommt auch keine Post, der auch nicht. Sie können auch direkt filtern. Sie können, zum Beispiel, alle, die im Feld "Ort", "ist Gleich", in München wohnen... Schauen wir mal, ob wir einen haben. Ja, da gibt es sogar einen. Der Herr Martin, der wohnt in München, nur der wird angeschrieben. Nein, den Filter mache ich mal wieder raus. Ich wollte doch alle anschreiben, also bitte keinen Filter. "OK". Und jetzt habe ich sie wieder alle. Also hierüber können Sie filtern: entweder manuell einfach anklicken oder über das Filtersymbol eben nur eine bestimmte Personengruppe herausziehen. "OK". Jetzt ist dieser Brief als Serienbrief definiert, verknüpft mit meinen Outlook-Kontakten. An die entsprechende Stelle, normalerweise ist das schon vorgegeben in den Formularen. An der entsprechenden Stelle füge ich jetzt ein "Seriendruckfeld". Ich fange mal mit dem Vornamen an, Leertaste, dann kommt der Nachname. Die Anrede könnte ich noch machen. Danach kommt die Firma oder die Adresse, oder weiter unten ist auch explizit nur die Straße "Straße_geschäftlich", ENTER, dann haben wir die Postleitzahl, "PLZ_geschäftlich", Leertaste wieder und dann den "Ort_geschäftlich" hier oben. So, wenn ich mir das Ganze anschauen will, dann kann ich mir eine Vorschau herholen, und da sehe ich als Ersten den "Ingolf Stöber", kann mit "weiter, weiter, weiter" einen Blick auf die anderen werfen, kann noch "Sehr geehrter Herr/ Sehr geehrte Frau", da kann ich mit einer Wenn-Funktion, die Frauen werden mit "Sehr geehrte Frau", die Männer "Sehr geehrter Herr" angeschrieben. Und wenn alles stimmt, ist meine Empfehlung nicht sofort Ausdrucken, sondern werfen Sie erst mal einen Blick auf die einzelnen Dokumente, ob alles okay ist, indem Sie hier einzelne Dokumente bearbeiten. Dann generiert Word ein neues Dokument, indem nun, dauert einen kleinen Moment, alle Briefe, alle Kontakte untereinander hängen, und jeden Brief kann ich mir nochmal anschauen, stimmt alles, passt alles, ist der Umbruch korrekt. Und wenn alles stimmt, dann kann ich die Datei drucken. Nochmal ganz kurz. Wenn Sie so eine Liste haben, können Sie im ersten Schritt diese Liste aus Word heraus "Seriendruck" in einen Serienbrief verwandeln oder auch Serien-E-Mail schreiben. Das funktioniert auch. Die E-Mails bekommen natürlich keine Anschrift, sondern nachdem ich Empfänger ausgewählt aus Outlook-Kontakten, ich nehme mal wieder meine Kontakte, ich nehme mal wieder "alle Kontakte ausgewählt haben", kann ich natürlich wieder ein "Seriendruckfeld einfügen". Zum Beispiel machen wir mal eine Regel "Wenn... Dann... Sonst...". "Wenn" - die Anrede "Gleich" - "Herr", dann schreiben wir "Sehr geehrter Herr", Leertaste, ansonst die Frauen schreiben wir natürlich mit "Sehr geehrte Frau" an, Leertaste, "OK". Und hinter "Sehr geehrter Herr" kommt jetzt nun das Seriendruckfeld "Nachname" und ein Komma. Das Ganze kann ich mir wieder anzeigen lassen: "Sehr geehrter Herr Stöber", "Sehr geehrte Frau Berthier", "Sehr geehrte Frau Hermann". Sie sehen, er wechselt zwischen Männer und Frauen. Das klappt. Und am Ende beim "Fertig stellen und zusammenführen", wenn ich nicht die einzelnen Dokumente bearbeite, also nicht nach Word schreiben will, sondern das Ganze als E-Mail senden will, dann werde ich natürlich gefragt, welches ist die E-Mail-Adresse. Natürlich die, die in den Kontakten angelegt war. Die kann ich hier nochmal ändern, also könnte eine zweite, dritte E-Mail-Adresse verwenden, soll die Formatierung mitgenommen werden, als HTML verschickt werden, "Alle", "OK", und dann würde er all die Leute anschreiben. Das heißt also, aus Word heraus können Sie ganz klassisch Serienbriefe mit Ihren Outlook-Kontakten drucken oder Sie können diese Word-Texte auch als Massen-E-Mail versenden, beispielsweise an Ihre Outlook-Kontakte.

Outlook 2016: Tipps, Tricks, Techniken

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