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Office 365: Word Grundkurs

Serienbriefe drucken

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Sind alle Vorbereitungen eines Serienbriefs getroffen, kann dieser ausgegeben werden. Lernen Sie hier am Beispiel, wie Sie den Serienbrief zur Kontrolle in ein neues Dokument überführen.
04:46

Transkript

Der Serienbrief ist fast fertig, der Dia-Abend kann fast beginnen. Ich hab aus dem Brief einen Serienbrief gemacht, ich hab ihn mit einer Liste verknüpft, ich hab an die entsprechenden Stellen die Seriendruckfelder eingefügt. Jetzt würde ich doch mal ganz gerne sehen, was er denn da eingefügt hat. Dafür gibt es einen Vorschauknopf, einen Button Vorschauergebnisse, und dann zeigt er statt den Feldnamen, die entsprechenden Informationen, die sich in der Excel-Tabelle befinden. Und warum ist Ingolf der erste, nun, Ingolf ist der erste Datensatz, Ingolf war der erste Mensch, die erste Position in meiner Excel-Liste. Ja, komme ich auch auf die zweite, klar, das ist Ariane. Und dann Imke, Andrea, Stig, Michael - ah ja, stimmt, alle meine Freunde. Der letzte Klick, der 51., ist Helge, aha, interessant, das heißt, hier können Sie nach vorne und nach hinten springen, und sehen die entsprechenden Informationen. Sie können diese Ansicht auch wieder ausblenden, und sehen dann eben die Felder, das heißt, aus welchen Spalten holt er sich von der Datenquelle die Information. Prima, damit ist der Brief ja eigentlich fertig. Aber ich will den Brief ja nicht so ausdrucken, wie ich ihn hier sehe, sondern ich hätte ganz gerne 51 Briefe, und auf jedem der Briefe soll die entsprechende Information oben zu sehen sein. Deshalb drucke ich es aus, aber Achtung, nicht über Datei drucken, sondern indem ich ganz rechts außen Fertigstellen und zusammenführen wähle. Darin gibt es eine Option Dokumente drucken, aber die ist sehr gefährlich, weil 50 Seiten, Sie können sich vorstellen, so nach der 30. laufen Sie mal zum Drucker, werfen einen Blick drauf und stellen fest: Oh, nein! Hab ich das falsche Datum, oder hab ich einen Tippfehler, oder: Ach nee, das wollte ich ja ganz anders und so weiter, rennen dann zurück, drücken auf Stop, Stop, Stop, und was passiert? Er druckt natürlich vielleicht noch 10 weitere aus, das ist immer ärgerlich. Deshalb empfehle ich, bevor Sie ausdrucken, erstmal einzelne Dokumente zu bearbeiten. Auf deutsch: Er erstellt ein langes Serienbriefdokument, und in diesem Briefdokument befinden sich dann alle 50 Briefe. Machen wir's einfach mal, dann sehen Sie gleich, was passiert, er fragt vorher nochmal, wirklich alle oder nur bestimmte, nur die ersten drei, oder nur den einen, nee nee, schon alle, wenn schon dann alle. Sie sehen jetzt, was hier passiert ist, er hat 51 Seiten erstellt, Ingolf ist die erste Seite, ratsch ratsch ratsch, dann kommt Ariane, ratsch ratsch ratsch, Imke und so weiter, genau so, wie wir es gesehen haben vorhin, in dem Word-Dokument, beziehungsweise wie es in der Excel-Tabelle steht. Um das noch einmal schematisch zu verdeutlichen, am Anfang hatten wir einen Brief, klar, den Brief haben wir verknüpft mit einer Datenquelle, die Datenquelle haben wir vorher erstellt, das heißt, hier habe ich zwei Dokumente, und jetzt habe ich sie beide zusammengeführt, zu einem neuen, dritten Dokument. Das heißt, diese Datenquelle liegt gespeichert auf meiner Festplatte, dieser Brief ist noch offen in Word, und zusätzlich hat er einen zweiten - ich nenne es mal Brief, ein zweites Dokument, in dem alle Dokumente untereinander hängen, also quasi das Ergebnis, das dann später auf meinen Drucker soll. Nicht verwechseln: Entweder ich bewege mich hier in dem einen Serienbrief, oder ich bewege mich hier in dem Ergebnis-Serienbrief. je nachdem, wo ich etwas machen will, kann ich natürlich zwischen diesem Brief und Ansicht, Fenster wechseln, dem ersten Dokument hin- und herspringen, das ist noch mein Serienbrief, das sehen Sie hier, weil alle Symbole aktiv sind, das andere dagegen, ist das Ergebnis, hier in Sendungen ist eben nichts aktiv, weil das ist der fertige Brief. Das heißt, wenn ich hier noch einen Gruß drunter schreiben würde, Och, Andrea, die soll noch einen Kartoffelsalat mitbringen, PS. Bitte Salat, dann weiß Sie schon, was gemeint ist, dann kann ich hier in diesen einen Brief was reinschreiben, und mein Freund Stig, der muss natürlich keinen Salat mitbringen, der soll was anderes mitbringen. Also, zusammenfassen, ich wechsle zurück in den Serienbrief, wenn Sie das Ganze verknüpft haben und kontrolliert haben, meine Empfehlung, drucken Sie's aus, indem Sie nicht sofort auf den Drucker gehen, sondern indem Sie das Ganze in ein neues, leeres Dokument schreiben, und dort schauen Sie nochmal drüber, ratsch ratsch ratsch, kurzer Blick drauf, stimmt alles, Datum, Position, Formatierung, sitzen die Namen richtig, und wenn ja, dann können Sie das eine Dokument auf den Drucker schicken.

Office 365: Word Grundkurs

Meistern Sie die Windows-Version von Microsoft Word in Office 365 von Grund auf und lernen Sie alles, was für die Arbeit mit dem Textverarbeitungsprogramm wichtig ist.

7 Std. 22 min (104 Videos)
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Erscheinungsdatum:08.09.2016

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