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Office 2013 lernen

Serienbrief Schritt für Schritt erstellen

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Sehen Sie live die Anwendung eines Serienbriefs. Schritt für Schritt werden Sie in diesem Video mit den gebräuchlichsten Funktionen bekannt gemacht.

Transkript

In diesem Video lernen Sie, wie Sie einen Serienbrief Schritt für Schritt erstellen können. Um einen Serienbrief zu erstellen, benötigen Sie zwei Dinge: ein Hauptdokument -- ich habe den Brief hier bereits vorbereitet -- und als zweites, eine Datenquelle. Hier wird sehr häufig eine Excel-Liste verwendet. Ich zeige Ihnen nun die Excel-Liste, die wir für den Serienbrief nutzen werden. Sie sehen hier die verschiedenen Spaltentitel, Anrede, Nachname, Vorname usw. und ebenfalls die Benennung der Tabelle, hier "Mailing Januar". Aus den meisten Programmen mit Kundendaten kann eine Excel-Liste generiert werden. Stellen Sie nun sicher, dass die Excel-Liste auch wirklich geschlossen ist. Um den Seriendruck zu starten, klicken Sie auf die Registerkarte "Sendungen". Klicken Sie hier unter "Seriendruck starten" auf die entsprechende Schaltfläche und wählen Sie "Briefe". Der Brief ist ja bereits vorbereitet, also können wir schon zum nächsten Schritt. Sie sehen, hier ist die nachfolgende Schaltfläche aktiv geworden, "Empfänger auswählen". Ich wähle hier "Eine vorhandene Liste verwenden". Die Excel-Liste ist hier unter "Dokumente" abgespeichert mit dem Namen "Serienbrief". Ich wähle diese an und klicke auf "Öffnen". Jetzt sehen Sie hier die verschiedenen Tabellen-Registerkarten, die benannt wurden. Vielleicht erinnern Sie sich, ich möchte nun die Liste "Mailing Januar". Klicken Sie diese an und bestätigen Sie mit "OK". Nun ist die Excel-Liste mit dem Word-Dokument bereits verbunden. Klicken Sie jetzt auf "Empfänger-Liste bearbeiten". Hier haben Sie noch die Möglichkeit, z.B. die Datensätze zu sortieren oder einen Filter zu setzen, falls Sie dies nicht bereits in Excel gemacht haben. Klicken Sie hier auf "Nachname" im grauen Bereich. Jetzt werden diese schon alphabetisch sortiert. Klicken Sie hier auf "Filtern". Jetzt haben Sie die Möglichkeit, z.B. zu sagen, "ich möchte gerne nach Postleitzahl filtern, und zwar alle Postleitzahlen größer/gleich 4000." Bestätigen Sie mit "OK". Und bestätigen Sie auch hier die Anpassung mit "OK". Jetzt geht es weiter mit dem nächsten wichtigen Schritt. Fügen Sie die Seriendruckfelder ein. Positionieren Sie zuerst den Cursor im Adressfeld und fügen Sie nun alle Seriendruckfelder ein. Sie sehen, hier unter "Felder schreiben und einfügen" haben Sie die Möglichkeit, Seriendruckfelder einzufügen. Klicken Sie den kleinen Pfeil, damit Sie die Auswahl haben. Und jetzt können Sie alle Felder, die Sie benötigen, miteinander einfügen. Noch Postleitzahl und Ort, somit sind diese eingefügt. Jetzt müssen Sie selbstverständlich noch nachbearbeiten. Ich klicke zwischen Anrede und Nachname und betätige die "Enter"-Taste. Hier ein Leerzeichen dazwischen, nach Vorname wieder die "Enter"-Taste, Straße, und zwischen Postleitzahl und Ort ein Leerzeichen. Ich lösche hier die zusätzlichen Zeilen mit "Entfernen". Und jetzt fehlt noch die Briefanrede. Positionieren Sie den Cursor wieder am richtigen Ort. Öffnen Sie dazu die Schaltfläche "Regel". Klicken Sie hier auf "wenn dann sonst". Feldname ist korrekt, wenn die Anrede gleich "Herr Stern" ist, dann diesen Text einfügen: "Sehr geehrter Herr". Und sonst "Sehr geehrte Frau" einfügen. Wieso "Herr Stern"? Das bedeutet, dass alle Datensätze, die mit "Herr" beginnen, auch mit einbezogen werden, d.h. dass auch ein "Herr Doktor" korrekt angeschrieben wird. Bestätigen Sie nun mit "OK". Wenn Sie mit der rechten Maustaste ins Feld klicken, sehen Sie, können Sie hier die Felder aktualisieren. Ein Leerzeichen und jetzt fehlt noch das Feld "Nachname". Klicken Sie hier unter "Seriendruckfeld einfügen" und wählen Sie "Nachname". Es ist sicher empfehlenswert, einige der Datensätze zu kontrollieren. Sie haben unter "Vorschau Ergebnisse" die Möglichkeit, dies umzustellen. Klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche und jetzt sehen Sie, ob das Ganze funktioniert. Einfach zwei, drei durchkontrollieren, ob das wirklich klappt. "Sehr geehrte Frau, sehr geehrter Herr" usw. Mit einem erneuten Klick auf "Vorschau Ergebnisse" ist es wieder umgestellt auf die Feldfunktionen. Jetzt fehlt noch "Fertigstellen und zusammenführen". Klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche, wählen Sie hier "Einzelne Dokumente bearbeiten", "Alle Datensätze", und mit "OK" bestätigen. Jetzt ist ein neues Dokument erstellt worden, das "Serienbrief 1" heißt und hier sind alle Briefe integriert. Sie sehen, Sie haben einen Abschnittswechsel dazwischen, sind aber auf jeden Fall alle Briefe drauf. Das bedeutet auch, wenn Sie das jetzt drucken möchten, und Sie sagen "Datei drucken", und hier ganz normal eingeben "1-500", werden trotzdem alle ausgedruckt. Wichtig ist, Sie sehen das hier, wenn Sie den kleinen Text lesen, Sie müssen das z.B. mit "P1, S3-5" eingeben. P steht für "Page", S für "Section". Wir haben hier ein einseitiges Dokument. Hier ist es also immer nur "Page 1" in diesem Beispiel. Und "Section" müssten Sie dann eingeben "S1-500", damit wirklich nur Seite 1-500 ausgedruckt wird. Sie haben jetzt nach wie vor die Möglichkeit, zurück auf das Hauptdokument zu kommen. Ich wechsle auf das andere Dokument und Sie sehen hier, das "Serienbrief.docx" ist nach wie vor vorhanden. Wenn ich jetzt noch einen Fehler entdeckt habe, kann ich das hier anpassen und nochmal fertigstellen und zusammenführen, und dann wird Serienbrief 2 erstellt. D.h. ich kann das auch ganz gut vorbereiten und ausdrucken allenfalls zu Randzeiten, wenn der Drucker nicht besetzt ist. In diesem Video haben Sie gesehen, wie ein einfacher Seriendruck mit Datensätzen aus Excel funktioniert.

Office 2013 lernen

Machen Sie sich in wenigen Stunden fit für Office 2013 und konzentrieren Sie sich dabei auf die wesentlichen Vorgehensweisen in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und OneNote.

6 Std. 57 min (109 Videos)
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