Office 365: Word Grundkurs

Serienbrief per E-Mail versenden

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Verfügen Sie über die E-Mail-Adressen Ihrer Serienbriefempfänger, können Sie sich die hohen Kosten des Postversands sparen. Wie Sie dazu vorgehen, erfahren Sie in diesem Video.
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Transkript

Ich möchte gern eine Massen-E-Mail an mehrere Leute verschicken, am besten personalisiert schicken, dass in der E-Mail jeweils ihr Name auftaucht. Nun, im ersten Schritt habe ich hierzu über Sendungen Seriendruck starten ausgewählt, ich möchte gerne E-Mail Nachrichten verschicken. Im zweiten Schritt habe ich Empfänger ausgewählt, einen Outlook-Kontaktordner verwendet. Damit ist jetzt dieser Brief, oder eigentlich diese E-Mail, mit mehreren Personen aus dieser Outlook-Kontaktliste verknüpft. Im dritten Schritt kann ich nun die Felder einfügen, ich möchte sie persönlich anschreiben, nicht allgemein mit "Hallo, liebe Leute", das heißt, diese Zeile lösche ich mal, und schreibe stattdessen, hm, die Frauen sollen natürlich mit Liebe, die Männer mit Lieber angeschrieben werden. Dafür kann ich mit einer Wenn-Funktion, mit einer Regel Wenn-Dann-Sonst das Ganze entscheiden lassen, und hier bei der Anrede wähle ich aus, wenn die Anrede gleich Frau dann begrüsse die Leute mit Liebe, ansonsten verwende bitte Lieber. Bei beiden verwende ich hier kein Leerzeichen, okay, weil die Leertaste drücke ich jetzt hier in Word in den Text hinein. Entweder ich hätte es bei der Wenn-Funktion bei beiden eingeben können, oder einmal hier in dem Text, wie Sie möchten. Hinter der Anrede, hinter der Ansprache, kommt natürlich noch das Seriendruckfeld, und hier nehmen wir natürlich das Seriendruckfeld Vorname, danach kommt ein Komma. Vielleicht haben Sie sich eben gerade gefragt, bei Seriendruckfeld einfügen, seltsam, das sind aber viele Seriendruckfelder, wo kommen die denn alle her? Und wenn ich noch weiter runterfahre, upps, das sind ja viele. Nun, die Antwort ist, da wir diese Mail als Empfänger auswählen, mit den Outlook-Kontakten verknüpft haben, also da wir aus dieser Mail eine Massenmail gemacht haben, werden hier sämtliche Outlook- Adressinformationsfelder angezeigt, die sind natürlich nicht alle gefüllt, die brauchen Sie auch selbstverständlich nicht alle zu verwenden, aber er listet halt hier alle auf, deshalb ist diese Liste sehr, sehr lang. Okay, schauen wir das Ergebnis doch einmal an, das heißt, ich springe auf den ersten Datensatz, ich bin aus irgendeinem Grund auf dem Siebten, springe hier auf Vorschau Ergebnisse, und er zeigt mir nun, Lieber Ingolf, Wenn ich nun zum zweiten Datensatz wechsle, springt er rüber auf Liebe Ariane, Liebe Inke, Liebe Andrea, Lieber Stig. Wunderbar, das heißt, die Anrede passt, die Männer werden mit Lieber, die Frauen mit Liebe angeschrieben. Analog können Sie das Ganze natürlich mit Sehr geehrter Herr, Sehr geehrte Frau, und dann mit dem Seriendruckfeld Nachname machen. So, damit ist der Serienbrief oder die Serien-E-Mail fertig, oder fast fertig, jetzt möchte ich Sie natürlich verschicken. Wie verschicke ich es? Ich möchte natürlich nicht über Fertigstellen Zusammenführen das Dokument drucken, dann wird er es mir auf den Drucker ausdrucken. Nein, ich möchte ganz gerne die E-Mail Nachrichten senden. Beim Senden fragt er mich: In welcher Spalte befindet sich denn die E-Mail-Adresse? Die kann ich hier explizit auswählen, wenn sein Vorschlag nicht stimmt, kann in diesem Fenster noch eine Betreffzeile eintragen, zum Beispiel "Urlaub" oder "Mein Urlaub in Costa Rica" oder was auch immer, kann den formatierten Text als HTML schicken, oder ich kann es auch nur als reinen Text schicken, zugegeben, hier ist es fast das Gleiche, weil hier habe ich ja keine Formatierung in diesem Text. Alle sollen Post bekommen, und mit einem Klick auf OK würde er diese Massenmail verschicken. Ein Tipp zum Schluss, aber das ist schon fast trivial, bevor Sie sowas das Erste mal machen, testen Sie es. Verwenden Sie am besten nur mal zwei, drei Adressen, am besten von irgendwelchen Freunden, den Sie sagen, jetzt schicke ich euch mal einen Test, und schaue, ob das Ganze auch wirklich funktioniert, und wenn es klappt, dann können Sie größere Massen-E-Mails verschicken, an mehrere Personen gleichzeitig.

Office 365: Word Grundkurs

Meistern Sie die Windows-Version von Microsoft Word in Office 365 von Grund auf und lernen Sie alles, was für die Arbeit mit dem Textverarbeitungsprogramm wichtig ist.

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Erscheinungsdatum:08.09.2016

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