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Excel 2013 Grundkurs

Schutz von Zellinhalten und -formatierung

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Über den Schutzmechanismus können sowohl Zellinhalt als auch Zellformatierung geschützt werden. In diesem Video wird erklärt, wie Sie den Schutz einstellen, aber auch wie Sie ihn umgehen können, denn leider ist der Schutz nicht zu 100% sicher.
10:29

Transkript

Willkommen zu einem wichtigen Thema im Kapitel "Formatierung", nämlich dem Schutz. Es mag auf den ersten Blick etwas komisch anmuten, dass Microsoft den Schutz unter "Formatierung" setzt. Bei Formatierung stellt man sich eigentlich die Gestaltung von Tabellen vor und weniger den Schutz. Wenn man es aber so formuliert, dass nicht nur der Zellinhalt geschützt wird, sondern auch die Formatierung, dann macht diese Einordnung schon mehr Sinn. Aber genug zur Einordnungsproblematik, denn wir wollen ja eigentlich verstehen, wie der Schutz funktioniert. Dabei können wir die erste wichtige Aussage treffen, nämlich, dass der Schutz aus zwei Schritten besteht. Im ersten Schritt markieren Sie die Zellen, die - Achtung! - bearbeitet werden sollen und entfernen dann die Vormerkung zum Schutz. Erst im zweiten Schritt aktivieren Sie den Schutz. Damit diese Formulierung etwas klarer wird, gehen wir wieder zu unserem Beispiel mit der Automanufaktur. Ich habe mich als Chef jetzt entschlossen, die Montagekosten nicht mehr zu schätzen und selber einzutragen, sondern es soll von den Monteuren ausgeführt werden. Ich habe mich schon so oft bei den Montagekosten verschätzt, dass die ganze Kalkulation daneben lag und deswegen sollen jetzt meine Monteure unten in der Produktionshalle die tatsächlichen Montagekosten eintragen. Um das noch ein wenig eindeutiger zu machen, klicke ich hier auf Füllfarbe und lege fest, da, wo es hellgrün ist, sollen meine Monteure etwas eintragen. Diese Formatierung ist für meinen eigentlichen Schutz nicht notwendig. Es ist nur eine visuelle Erleichterung für meine Monteure. Jetzt kommt der Schutz ins Spiel, denn ich möchte natürlich nicht, trotz der grünen Markierung, dass meine Mitarbeiter aus Versehen etwas eingeben. Die Jungs unten in der Montage sind super, kennen sich perfekt mit Autobauen aus, aber nicht so mit Excel. Deswegen passiert es ab und zu, dass sie genau das machen wie ich, nämlich, dass im Eifer des Gefechts auch andere Zellen erwischt werden. Damit so etwas nicht passiert, möchte ich den Schutz aktivieren. Dazu mache ich alles zunächst rückgängig. Jawohl! Und hier steht 5000 drin. Perfekt! Wenn man keine Ahnung hätte, wie der Schutz funktioniert, dann würde man auf die Idee kommen, die Spalte A,B,C,D,E und F zu markieren, dann über die Steuerungstaste H bis ganz zum Ende hier zu markieren und dann Zeile 1-8 markieren, und dann 30 bis ganz nach unten. Also Sie sehen, es wäre ein ziemlicher Aufwand, jetzt noch alle eine Million Zellen zu markieren. Da in meinem Fall viele Zellen geschützt werden müssen und nur ein paar wenige beschreibbar bleiben sollen, hat sich Microsoft zu folgendem Schritt entschieden: Man markiert hier oben, klickt auf "Start", "Format" und wählt "Zelle sperren", das heißt, alle Zellen sind standardmäßig zum Schutz vorgemerkt. Sie merken schon ich habe hier eine andere Formulierung verwendet, denn "Zelle sperren" gefällt mir nicht ganz gut, da es den Eindruck erweckt, als sei die Zelle schon gesperrt, aber das ist sie nicht. Ich kann dort immer noch etwas eintragen. Die Zellen sind, wie ich es formuliert habe, zum Schutz vorgemerkt. Das Nächste, was mir nicht so gut gefällt, ist, dass lediglich ein kleiner blauer Rahmen drumherum ist, der anzeigt, dass diese Zellen zum Schutz vorgemerkt sind. Hätte man ruhig ein bisschen deutlicher machen können, aber ich denke es reicht so. Wer es ganz deutlich sehen möchte, kann den alten Klassiker Strg+1 anwenden. Dann geht man auf Schutz, und sieht den Hacken bei "Gesperrt" wirklich eindeutig. Also wir halten fest, dass Microsoft standardmäßig alle Zellen zum Schutz vorgemerkt hat. Wenn Sie es mir noch nicht ganz glauben, dann lassen Sie mich Folgendes machen: Wir gehen schon den zweiten Schritt und klicken auf "Blatt schützen". Ich vergebe kein Passwort und bestätige mit "Ok". Wenn man jetzt versuchen würde, irgendwo was einzutragen, sehen Sie, dass, egal wohin ich klicke und versuche etwas zu ändern, alle Zellen geschützt sind. Ich denke, Sie dürfen es mit mehreren Millionen Zellen ausprobieren. Ich beschränke mich auf die paar Beispielzellen und hoffe, dass jetzt klar ist, dass alle Zellen zum Schutz vorgemerkt sind. Wenn ich jetzt meinen Monteuren nur den grünen Bereich freigeben möchte, dann ist es ganz einfach. Ich nehme nun, um wirklich ganz neu anzufangen, den Blattschutz heraus. Jetzt geht es wirklich los: Ich markiere den Bereich, weiß, dass alle Zellen geschützt sind, und stelle ein, dass diese Zellen zum Schutz weggenommen werden sollen. Das heißt, diese Zellen sind jetzt nicht mehr geschützt, man kann es auch daran sehen, dass der blaue Rahmen weg ist und wenn man auf eine andere Zelle klickt, dann ist der blaue Rahmen bei "Zelle sperren" bzw. zum Schutz vorgemerkt wieder da. Das heißt, jetzt können meine Monteure dort etwas eintragen, in die anderen Zellen aber nicht. Das kann ich Ihnen zeigen, indem ich auf "Blatt schützen" gehe und hier ein Passwort eingebe, das man übrigens bestätigen muss. Es könnte ja sein, dass man sich beim ersten Mal verschreibt. So vergibt man wirklich das richtige Passwort. Jetzt können Sie einmal versuchen, irgendwohin zu klicken und Sie sehen, dass diese Zellen geschützt sind. Hier können meine Monteure etwas eintragen. Das scheint in der ersten Sekunde alles super zu funktionieren, aber wie Sie schon ahnen, gibt es eine kleine Stolperfalle. Bevor ich zu der Stolperfalle komme, erkläre ich kurz, warum man ein Passwort vergeben muss. Nehmen wir an, ich wäre jetzt ein Monteur und würde gerne da etwas anderes eintragen und klicke auf "Blattschutz aufheben", dann müsste der Monteur das Passwort eingeben, das natürlich nur der Chef kennen sollte. Und so kann der Monteur auch kein "Schmu" treiben, dafür also das Passwort. Ich sprach gerade von einem Schlupfloch. Das will ich Ihnen auch nennen. Denn wer denkt, dass der Schutz bombensicher ist, den muss ich ein bisschen enttäuschen. Der Trick ist auch recht simpel. Man klickt einfach nur hier oben drauf, markiert alle Zellen, drückt Strg+C für Kopieren, macht ein neues Tabellenblatt auf, drückt Strg+V und fügt damit alles ein. Dass das ein bisschen anders aussieht, liegt am Zoomfaktor. Hier habe ich Zoomfaktor 80 und wenn ich hier auf Zoomfaktor 80 klicke, sehen Sie, dass beide Tabellen gleich aussehen. Jetzt will ich Ihnen zeigen, dass man hier auch wirklich etwas ändern kann und Sie sehen, es ist kein Blattschutz mehr vorhanden. Wie ärgerlich! Natürlich hat Microsoft gegengesteuert. Deswegen lösche ich meinen Ausweg und klicke auf "Kostenkalkulation (roh)", hebe den Blattschutz auf, um ihn besser einzurichten. Natürlich muss ich als Chef mein Kennwort eingeben. Wunderbar! Jetzt zeige ich Ihnen, wie man es als Chef besser machen kann, und zwar klickt man auf "Format", "Blatt schützen" und jetzt muss man hier den Hacken herausnehmen und festlegen, dass die gesperrten Zellen nicht ausgewählt werden dürfen. Das ist natürlich ein großer Vorteil. Übrigens, wenn ich hier schon einmal bin, will ich noch ein paar andere Sachen sagen. Sie möchten vielleicht festlegen, dass der Montagemitarbeiter Spalten oder Zeilen formatieren kann oder Zeilen einfügen. Das ist etwas, bei dem ich nicht jeden Punkt einzeln anspreche. Ich hoffe, dass es einigermaßen klar ist. Hier steht "Alle Benutzer dieses Arbeitsblatts dürfen:" und dann müssen Sie den Hacken setzen. Wir wollen aber nur, dass die Monteure etwas eintragen, nichts formatieren, nichts löschen, und sie sollen mittlerweile auch nicht die gesperrten Zellen auswählen. Deswegen bestätige ich es hier mit "Ok", habe natürlich vergessen, mein Passwort zu vergeben, machen wir es, wenn dann, schon ganz richtig. Also tragen wir hier nochmal ein Passwort ein. Jetzt muss man es noch einmal wiederholen. Wenn man jetzt versucht, hier vorne irgendwohin zu klicken, dann sehen Sie, dass es nicht nur sicherer geworden ist, sondern mein lieber Montagemitarbeiter kann auch nirgendwo anders hinklicken. Er weiß, dass er nur in die grünen Bereiche etwas eintippen kann. Das ist natürlich super, aber wer jetzt denkt, dass es sicher ist, dem möchte ich zeigen, dass man hier oben im Namenfeld einen kleinen Trick anwenden kann. Geben Sie da einmal "a1:" ein. Wie lang geht meine Tabelle? Bis m30. Dann gebe ich hier "m30" ein. Dann bestätigen Sie das mit "Ok". Jetzt hat Excel es markiert, obwohl es gar nicht erlaubt ist. Man kann es mit der Maus nicht markieren, aber über das Namensfeld geht es. Wenn man jetzt Strg+C drückt, hierhin geht und Strg+V drückt, hat man schon wieder alle Möglichkeiten. Das mag in der ersten Sekunde ein kleines bisschen erschrecken. Ich wollte Sie damit nicht verwirren. Ich würde sagen, Sie können das dennoch verwenden. Diese beiden Tricks, besonders den letzten, kennt kaum jemand. Auf der anderen Seite möchte ich natürlich erwähnen, dass der Schutz nicht hundertprozentig ist. Wenn Sie dann doch einmal ein Blatt schützen und bekommen es ungeschützt zurück, dann wissen Sie, dass noch jemand anderes dieses Videotraining geschaut hat. In diesem Sinne, viel Spaß beim Schutz, oder vielleicht ist es das K.O.-Kriterium dafür, dass Sie den Schutz gar nicht mehr einsetzen.

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9 Std. 34 min (115 Videos)
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