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SharePoint 2016-Administration Grundkurs

Schnelleinstieg in Listen

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Was ist eigentlich eine Liste? In diesem Video finden Sie den schnellen Einstieg.

Transkript

Auch wenn der Farmadministrator eigentlich mit dem Inhalt von Websites nichts zu tun hat, das heißt, maximal Websitesammlungen erstellt und diese dann in die Hand eines Websitesammlungsbesitzers übergibt, kann es doch sein, dass er zum Websitesammlungsbesitzer wird, indem er zum Beispiel eine eigene Teamsite für die IT-Abteilung anfordert. Generell kann es natürlich auch nicht schaden, wenn der Farmadministrator selbst einen Überblick hat, über das, was die Site Owner, die Websitebesitzer mit den Websites so alles anstellen können. Wenn eine Teamsite für die IT-Abteilung vom Farmadministrator eingerichtet wurde, eine Websitesammlung, dann ist möglicherweise das erste Ziel des neu gebackenen Websitebesitzers, die Liste mit den IP-Adressen und den Servern hier in dieser Website der IT-Abteilung zu veröffentlichen. Grundsätzlich wäre die Möglichkeit gegeben, die bestehende Excel-Datei zu nehmen und diese einfach in eine Dokumentbibliothek zu laden. Eine Alternative ist aber, die Excel-Datei komplett abzulösen und stattdessen die Liste der IP-Adressen über eine SharePoint-Liste abzubilden. Der Besitzer der Website muss demnach zuerst eine App hinzufügen. In der Liste der zur Verfügung stehenden Apps kann er sich umgucken und kann sich orientieren. Möglicherweise findet er dort eine App, die heißt "IP-Adressen-Liste". Auf unserer SharePoint-Farm ist das aber so nicht gegeben. Daher müssen wir eine eigene Liste erstellen und anpassen, also eine Benutzerdefinierte Liste als App wählen. Die Beschriftung der Liste lautet IP-Adressen. Mit Erstellen wird quasi ein neuer Karteikasten erstellt, der in das Büro der IT-Abteilung gestellt wird. Diese Liste muss nun angepasst werden. Das kann auf zwei verschiedenen Wegen erfolgen. Das eine wäre, dass man über die Websiteinhalte die Liste aufruft und über das Drei-Punkte-Menü die Einstellungen anzeigt. Die Alternative wäre, dass man die Liste öffnet und dann im Menüband Liste die Listeneinstellungen aufruft. Beide Wege führen zur Seite Einstellungen. Hier findet der Websitebesitzer alles, was im Rahmen dieser Liste irgendwie angepasst oder verändert werden kann. Hier kann die Liste gelöscht werden, hier kann die Liste als Vorlage gespeichert werden, der Listenname kann geändert werden und dergleichen mehr. Es können Spalten modifiziert und angelegt werden und es können Ansichten gebaut werden. Alles, was irgendwie funktional möglich ist mit dieser Liste, ist hier in den Einstellungen zu finden. Wichtig ist auch, dass man weiß, dass jede Liste ihre eigene Einstellungsseite hat. Das bedeutet, es gibt keine Einstellungsseite, die für alle Listen gültig ist. In der Liste der IP-Adressen soll nun zuerst die Spalte Titel angepasst werden. Hier soll der Servername eingetippt werden. Anschließend benötigen wir eine weitere Spalte, wo die IP-Adressen eingegeben werden. Hier wähle ich die Form Mehrere Textzeilen, damit mehrere IP-Adressen angelegt werden könnten. Dann soll noch festgehalten werden, welches Betriebssystem auf diesem Server installiert ist. Damit hier keine Fehler passieren, implementiert der Besitzer dieser Liste ein Auswahlmenü und gibt die entsprechenden möglichen Werte vor. Die Auswahl soll erscheinen als Dropdownmenü, nicht als Optionsfelder, es soll auch keine Mehrfachauswahl möglich sein. Dann soll noch der Standort festgehalten werden, an dem sich der Server befindet. Theoretisch könnte jetzt der Websitebesitzer ähnlich wie Betriebssystemen auch eine Auswahlliste implementieren und die Auswahlmöglichkeiten hier einpflegen. Aber dann wäre eine Vereinheitlichung der Standorte nicht möglich. Vereinheitlichung bedeutet: Ein Standort eines Unternehmens ist ja etwas Einmaliges und kann in vielerlei Listen und Bibliotheken zur Auswahl angeboten werden. Am Ende ist das Ziel möglicherweise, eine Suchanfrage zu starten, die alle Server eines bestimmten Standorts über viele Listen hinweg ermittelt. Dazu muss eine zentrale Werteliste vorgegeben werden. Das ist in SharePoint möglich über die Nutzung des verwalteten Metadatendiensts. Der Besitzer einer Website kann eine Spalte erstellen mit zum Beispiel dem Namen Standort. Dieser Spaltentyp ist nun vom Typ Verwaltete Metadaten und bezieht seine Werte aus dem Verwalteten Metadatendienst, den die Farmadministration zur Verfügung stellt. Hier ganz konkret aus der Taxonomie Standorte aus der Kategorie Meine Firma. Hier wären dann von einer zentralen Stelle gepflegt alle Standorte des Unternehmens verfügbar. Diese Werte können nun in x-beliebigen Listen und Bibliotheken ausgewählt werden, referenzieren aber immer den gleichen Standort, der letztlich über den Taxonomiespeicher vorgegeben wird, der wiederum von einer zentralen Stelle, Enterprise Content Management, gepflegt wird. Nun ist es schon möglich, in der Liste neue Elemente zu erstellen. Nun kann man sehen, wie sich der Standort auswirkt im direkten Vergleich zum Auswahlmenü. Das Auswahlmenü ist ein einfaches Dropdown. Beim Standortmenü bezieht der SharePoint die Werte aus dem Taxonomiespeicher. Diese Werte werden zentral vorgepflegt, können auch mit Synonymen versehen werden, und dergleichen mehr, also eine Vielzahl von Möglichkeiten, die sich daraus ergibt. So kann man nun in Listen Daten einpflegen ganz ähnlich wie in Excel-Tabellen, Zeile für Zeile für Zeile. Die Frage, die sich stellt, ist: Welchen Mehrwert bieten Listen gegenüber Excel-Tabellen? Ein möglicher Mehrwert ist natürlich die Möglichkeit, dass man Ansichten erstellt. Über das Menüband Liste kann man zum Beispiel eine gruppierte Ansicht erstellen, die standortbezogen ist. Würde in dieser Ansicht nun gruppieren nach Standort, das heißt, die Server gruppiert nach Standort anzeigen. Es bestünde auch die Möglichkeit, die Spalten, die angezeigt werden sollen, auszuwählen beziehungsweise die Spaltenposition zu verändern. Man könnte Sortierkriterien einpflegen, man kann Filter einpflegen. Also es ist vieles möglich mit Ansichten. Ansichten lassen sich durchaus mit Abfragen vergleichen, die man gegen eine Datenbank richtet. Gut, am Ende sieht das Ganze dann so aus wie hier. Wenn jetzt ein neues Element erstellt wird mit einem weiteren Element, nur an einem anderen Standort, dann sieht die Liste dementsprechend so aus. Man kann aber auch wieder auf andere Ansichten zurückschalten. Das heißt, mit Ansichten können die Daten vordefiniert, gruppiert, gefiltert, angezeigt werden. Das sind die Möglichkeiten, die Listen im Großen und Ganzen bieten. Mit Listen kann also der Website Owner einen Karteikasten vordefinieren, wo seine Team Member, die Mitglieder des Teams, Daten hinterlegen können, Daten gemeinsam pflegen können und für das Team zur Verfügung stellen können.

SharePoint 2016-Administration Grundkurs

Lernen Sie, worauf es bei der Planung, Einrichtung und Administration einer SharePoint-Farm auf Basis von SharePoint Server 2016 ankommt.

8 Std. 21 min (66 Videos)
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Erscheinungsdatum:24.10.2016

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