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SharePoint 2016-Administration Grundkurs

Schnelleinstieg in Bibliotheken

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Dateien und Dokumente werden in SharePoint in Bibliotheken abgelegt. Erfahren Sie in diesem Film, wie eine Bibliothek erstellt und befüllt wird.

Transkript

Auch wenn sich dieses Video an den Farmadministrator richtet, ist es enorm sinnvoll, die Funktionalität von Dokumentbibliotheken zumindest in Grundzügen zu erfahren, damit der Farmadministrator eine Vorstellung davon hat, was die Websitebesitzer mit Bibliotheken so alles anstellen können, und dies eventuell bei der Planung und Dimensionierung der Farm entsprechend berücksichtigen kann. Im Unterschied zu Listen werden in Dokumentbibliotheken oder allgemein in Bibliotheken Dateien jeder Art zur Verfügung gestellt und können dort auch gemeinsam bearbeitet werden. Bedeutet, dass ein Member, ein Mitglied einer Teamsite oder einer Website; ist einfach ein User, der entsprechend Bearbeiten-Berechtigung besitzt und Dokumente hochladen kann. Also auch der Besitzer ist an sich Member, Mitglied dieser Website. Kann in einer zur Verfügung gestellten Dokumentbibliothek schlicht und ergreifend über den Befehl Neu auswählen, welche neuen Dateien erstellt werden sollen, beziehungsweise über Hochladen bestehende Dateien hochladen. Pro Teamsite ist in der Regel schon eine Bibliothek enthalten für Dokumente. Es kann natürlich gut sein, dass man den Bedarf sieht an der Bereitstellung weiterer Dokumentbibliotheken, die einem Leitz-Ordner in einem Büro entsprechen. Die Struktur- und Planungshilfe ist hier ähnlich gelagert wie die Planung eines Büroraums, in dem man überlegt, ob man ein Dokument, ein Stück Papier, das man hat und lochen, abheften möchte, ob man das in einen bestehenden Leitz-Ordner einheftet oder ob man aus welchen Gründen auch immer einen neuen Leitz-Ordner anlegt. Die Entscheidung für den neuen Leitz-Ordner könnte fallen aufgrund der Vielzahl der Dokumente, die dort abgeheftet werden sollen, also Menge, einfach um Ordnung zu bewahren. Es kann aber auch sein, dass für dieses Dokument oder für Dokumente im neu anzulegenden Ordner ganz andere Regeln gelten, die sich auf bestehende Ordner nicht anwenden lassen. Neue Bibliotheken werden über das Zahnradmenü mit dem Befehl App hinzufügen erstellt. Hier finden sich alle Vorlagen wieder, die das Unternehmen zur Verfügung stellt, also alle Listenvorlagen, alle Bibliotheksvorlagen und alle Apps, die die Funktionalität des SharePoints erweitern. Wenn man einen leeren Leitz-Ordner wählen möchte, greift man zur Dokumentbibliothek. Wenn man ein Fotoalbum implementieren möchte, greift man Bildbibliothek. Der Unterschied zwischen den beiden Vorlagen ist einfach, dass die Bildbibliothek programmatisch erweitert wurde, um zusätzliche Metadaten für Bilder und eine Vorschauansicht. All das kann die Dokumentbibliothek nicht leisten. Wer es genau wissen möchte, muss einfach Instanzen dieser Vorlagen, dieser Apps erstellen und die Spalten und Ansichten dieser Bibliotheken jeweils erkunden, um die Funktionalität besser kennenzulernen. Im Beispiel hat die IT-Abteilung bereits eine Website erhalten, auf der auch eine Dokumentbibliothek angelegt wurde. Es soll jetzt nur noch jedes Dokument, das in diese Bibliothek geraten wird, mit einer Markierung, mit einem Stempel versehen werden, aus dem hervorgeht, um welchen Dokumenttyp es sich handelt. Ist es eine Anleitung, ist es eine Dokumentation, was wird hier eingestellt? Früher hätte man hier diskutiert über Ordnernamen im Dateisystem. In SharePoint werden diese Informationen nicht mehr über Ordner abgebildet, sondern klassischerweise über Metadaten. Das bedeutet, dass der Befehl Neuer Ordner hier nicht zum Tragen kommt, denn früher hätte man tatsächlich hier einen neuen Ordner angelegt und hätte nun einen Ordner Dokumentationen erstellt und einen weiteren Ordner möglicherweise mit Protokollen. Das sollte in SharePoint so nicht mehr der Fall sein, denn über diese Ordner kann man keine Ansichten erstellen. Die Ordner dienen letztlich nur der physikalischen Strukturierung von sehr großen Bibliotheken. Stattdessen wäre es deutlich besser, in dieser Bibliothek eine neue Spalte zu implementieren mit dem Namen beispielhaft Dokumenttyp. Weil die Klassifizierung eines Dokuments nach Typ, also um welches Dokument es sich denn da handelt, welchen Dokumenttyp, unternehmensweit einen Wert darstellt, sollte hier keine Auswahl implementiert werden, die sich ja nur auf diese eine Dokumentbibliothek bezieht, sondern es sollte hier mit verwalteten Metadaten gearbeitet werden. Der Owner kann nun aus dem Taxonomiespeicher des Unternehmens auswählen und findet hier eine Kategorie DMS für Dokumentmanagementsystem und darunter Ausdruckssätze für Dokumenttyp: Anleitung, Dokumentation, Protokoll und so weiter und so fort. Diese Dokumenttypen, diese Ausdrücke, die dort zur Verfügung stehen, können wiederum vom Enterprise Content Manager zentral gepflegt werden. Das heißt, diese Liste kann zentral erweitert werden. Die Verschlagwortung mit dem Dokumenttyp Dokumentation ist dann farmweit, in der gesamten Farm, eindeutig. Nun ist es so, dass unsere Team Member und Visitors, unsere Teammitglieder und unsere Websitebesucher, zumindest zum Teil noch gewohnt sind, über Ordner zu navigieren. In unserem Fallbeispiel wäre es halt gut, wenn man mit einer zusätzlichen Ansicht gruppiert nach Dokumenttyp. Das bedeutet, man erstellt eine neue Ansicht und sucht dann im linken Abschnitt den Abschnitt Gruppieren nach. Und kann hier die Spalte Dokumenttyp auswählen und so die Dokumente gruppiert nach Dokumenttyp anzeigen. Wichtig ist noch, dass der Dokumenttyp auf jeden Fall auch zur Pflichtspalte gemacht werden sollte, über die Einstellung Diese Spalte muss Informationen enthalten. Denn nur dann kann es mit der Gruppierung auch ordentlich funktionieren. Jetzt können unsere Bediener Dateien neu erstellen, zum Beispiel ein neues Word-Dokument. Wenn in der SharePoint-Farm die sogenannten Office-Online-Komponenten installiert wurden, früher bekannt als Office Wep Apps; mit der Version 2016 wurden sie in Office Online umbenannt; wenn diese Anwendungen zur Verfügung stehen, kann man direkt loslegen und ein Dokument erstellen. Das bedeutet auch, die Dokumenterstellung läuft hier im Browser und wir sehen hier ganz wie auch in der Cloud eine im Browser laufende Word-Instanz. Word muss lokal nicht installiert worden sein. Es besteht aber die Möglichkeit, die Bearbeitung im lokalen Word fortzusetzen, indem man oben rechts den Befehl In Word öffnen auswählt. Einmal zurück, sieht man nun, das Dokument ist ausgecheckt. Ausgecheckt heißt, es ist nicht sichtbar für alle anderen, weil es noch keine eingecheckte Version von diesem Dokument gibt. Warum ist das so? Hintergrund ist, dass die Spalte Dokumenttyp noch nicht mit einem Wert versehen wurde. Das bedeutet, wenn man dieses Dokument nun einchecken möchte, funktioniert das mit dem Einchecken nicht, weil noch Metadaten angegeben werden müssen, Pflichtspalten nicht ausgefüllt wurden. Das heißt, der Ersteller muss noch in die Eigenschaften einsteigen und muss einen Dokumenttyp angeben. Erst dann kann das Dokument eingecheckt werden. Einchecken bedeutet in diesem Kontext, dass nun alle Kollegen mit mindestens Leseberechtigung dieses Dokument sehen. Wenn nun ein weiteres Dokument erstellt wird, zum Beispiel eine Excel-Arbeitsmappe, die auch in Excel Online geöffnet werden kann, wenn denn die Office-Online-Applikationen zur Verfügung stehen. Dann verhält sich das System ganz genau so. Auch hier ist diese Mappe wieder ausgecheckt, damit also für niemand anderen außer für den Ersteller sichtbar, also nur das Konto websitebesitzer kann diese Dateien, diese Bibliothek derzeit sehen. Erst wenn alle erforderlichen Metadaten ausgefüllt wurden, erst dann kann das Dokument eingecheckt werden und damit auch für alle sichtbar gemacht werden. Die Ansicht Dokumenttyp gruppiert nun die Dokumente wie angegeben nach dem Inhalt der Spalte Dokumenttyp. Man kann aber auch wieder umschalten auf Alle Dokumente. Genau diese Funktionalität verliert man, wenn man weiterhin mit Ordnern arbeitet in SharePoint-Bibliotheken. Es sollte also hier tunlichst mit Metadaten gearbeitet werden, um genau diese Flexibilität nicht zu verlieren. Unterm Strich ist das Ablegen von Dokumenten in SharePoint also durchaus komfortabel, wenn der Owner im Vorfeld gute Arbeit geleistet hat und alle nötigen Metadaten sauber definiert hat, wenn alle Mitarbeiter, alle Kollegen verstanden haben, warum es Pflichtspalten gibt und warum Dokumente zuerst ausgecheckt sind und erst die Pflichtspalten ausgefüllt werden müssen. Und natürlich wenn der Site Owner, der Besitzer der Website, dann deutlich macht über Ansichten zum Beispiel, welchen Nutzen die Kollegen von diesem getriebenen Mehraufwand haben.

SharePoint 2016-Administration Grundkurs

Lernen Sie, worauf es bei der Planung, Einrichtung und Administration einer SharePoint-Farm auf Basis von SharePoint Server 2016 ankommt.

8 Std. 21 min (66 Videos)
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Erscheinungsdatum:24.10.2016

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