SharePoint 2013-Administration Grundkurs

Schnelleinstieg in Bibliotheken

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Dateien und Dokumente werden in SharePoint in Bibliotheken abgelegt. In diesem Video erfahren Sie, wie eine Bibliothek erstellt und befüllt wird.

Transkript

Dokumente und Dateien, also Files jeder Art, werden in SharePoint in Bibliotheken verwaltet. Das heißt, der Unterschied zwischen einer Liste und einer Bibliothek ist im Wesentlichen der, dass zum Erstellen eines neuen Elements für eine Bibliothek eine Datei benötigt wird und für eine Liste lediglich Daten, die in ein Formular eingetippt werden. Im Projekt 21 möchte ich einen Arbeitsbereich für Dokumentationen bereitstellen, einen neuen Ordner anlegen, in dem die Projektmitglieder verschiedene Dokumentationen veröffentlichen können, die sie mit Microsoft Word schreiben. Hierzu bemühe ich das Menü Einstellungen, wähle den Befehl App hinzufügen, wähle als Vorlage die App Dokumentbibliothek, vergebe einen Namen, der möglichst treffend ist, und schon besteht die Möglichkeit über die Bibliothekdokumentationen per einfachen Klick mit Hinzufügen neues Dokument, neue Dokumente hochzuladen. Etwas komfortabler geht das, wenn man sich im Menüband Dateien aber widmet, und wenn sie dort unter Neu den Befehl Neues Dokument entdecken. Durch Klick auf neues Dokument wird nämlich nicht der Uploaddialog geöffnet, sondern es wird direkt Microsoft Word gestartet. Sie können mit der Eingabe beginnen und durch Drücken auf Speichern im Dokument erhalten Sie auch gleich als aktuellen Ordner den Speicherort im SharePoint angezeigt, und können direkt in dieser Bibliothek speichern, ohne besondere Umwege. Es muss also nicht hochgeladen werden. Das Dokument ist danach in der Bibliothek vorhanden. Nun besteht noch der Wunsch, die Dokumentationen etwas zu verschlagworten, einen Dokumentationstyp zu pflegen, handelt sich hierbei um eine interne Dokumentation oder um eine Dokumentation, die öffentlich zugänglich sein soll. Um das zu bewerkstelligen, wird das Metadatum, Dokumenttyp hinzugefügt, welches in Bibliotheken ganz ähnlich wie in Listen über Spalten abgebildet wird. Im Menüband Bibliothek findet sich der Befehl Spalte erstellen. Die Spalte wird entsprechend genannt, ist vom Typ Auswahl, muss angegeben werden und nun können die entsprechenden Auswahlwerte angegeben werden. Nachdem es sich um eine Pflichtspalte handelt, sieht der Anwender, der Mitarbeiter, der hier Dokumentationen einstellt, direkt auch schon beim Erstellen eines Dokumentes In Microsoft Word im Dokumentainformationsbereich, das neu erstellte Metadatum und kann es hier direkt in Word auswählen, und es wird beim Speichern des Dokumentes dann auch selbstverständlich in die Bibliothek abgelegt. Dokumentbibliotheken bieten also einen komfortablen Weg, um die Funktionalität von Listen, heißt, Spalten zu erstellen, mit der Funktionalität von Office-Dateien, von Dateien zu verbinden, und damit die Metadaten von Dateien und Dokumenten flexibel zu gestalten.

SharePoint 2013-Administration Grundkurs

Sehen Sie, worauf es bei der Planung, Einrichtung und Administration einer SharePoint-Farm auf Basis von SharePoint Foundation 2013 bzw. SharePoint Server 2013 ankommt.

6 Std. 29 min (67 Videos)
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Erscheinungsdatum:13.06.2013

Für SharePoint Foundation 2013 und SharePoint Server 2013.

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