Word 2013 Grundkurs

Schnellbausteine

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Im Gegensatz zur AutoKorrektur kann man mit Schnellbausteinen (oder Autotexten) komplexe Texte abspeichern: Tabellen, komplex formatierte Texte, Bilder und so weiter. Lernen Sie in diesem Video, wie das funktioniert.
08:11

Transkript

Immer wieder das Gleiche. Kennen Sie das? Es gibt so viele Routinearbeiten im Leben. Immer wieder wiederholen sich bestimmte Dinge, immer wieder tun wir gleiche Sachen. Natürlich auch in der Textverarbeitung. Immer wieder schreiben wir gleiche Texte oder ähnliche Texte. Immer wiederholen sich diese Arbeiten. Das kann man in Word etwas beschleunigen. Das kann man etwas automatisieren. Zum einen kennen Sie sicherlich die Möglichkeit, über den Befehl Datei, Optionen, aus der Kategorie Dokumentprüfung, Autokorrektur, auf ein gewisses Kürzel einen Textbaustein zu legen, beispielsweise mfg durch Mit freundlichen Grüßen zu ersetzen. Der Nachteil der Autokorrektur ist jedoch, ich bin hier gebunden an eine Textzeile, die 255 Zeichen lang ist, ich habe hier leider keine Möglichkeiten, komplexe Formatierungen abzuspeichern beziehungsweise ich kann hier keine Bilder, Tabellen oder Ähnliches einfügen. Das heißt also, die Autokorrektur ist nur dafür gedacht, um kurze Textbausteine zu speichern. Word stellt eine Alternative zur Verfügung, sie heißt Schnellbausteine oder AutoTexte, mit denen dieses Problem umgangen wird. Das zeigen wir Ihnen in diesem Video. Ich unterbreche die Autokorrektur – Abbrechen, Abbrechen – und zeige Ihnen dieses Dokument, das wir gerade vorbereitet haben. Darin befinden sich einige Tabellen und ich sage, wunderbar, genau diese Tabelle brauche ich regelmäßig, beispielsweise als Kopf für verschiedene Dokumente. Also kann ich diese Tabelle, die ich hier erstellt habe, mit Text und Formaten und grauer Schattierung usw. markieren und kann nun über die Registerkarte Einfügen, über das Symbol Schnellbaustein entweder über AutoText oder über Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern. Beachten Sie bitte Folgendes: In Word 2010 beziehungsweise Word 2007 hießen die Textbausteine in Word Schnellbausteine, davor hießen sie AutoTexte, hier in dieser Word-Version mischt er leider beide Begriffe, Sie finden hier sowohl AutoText wie auch Schnellbaustein, gemeint ist das Gleiche. Das heißt, nachdem ich den Text markiert habe, kann ich die Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern. Er fragt nach einem Namen, video2brain, oder ich nenne oder ich nenne es einfach mal Kopf. Er fragt nach einem Katalog, Schnellbausteine, oder ich kann auch einen eigenen Katalog hinzufügen. Er fragt nach einer Kategorie und ich könnte hier eine eine neue Kategorie erstellen, zum Beispiel Renes Kategorie, dann weiß ich genau, die gehören mir. Also, ich speichere den Kopf in dem Katalog Schnellbausteine in der Kategorie Renes Kategorie, könnte eine kurze Beschreibung hinzufügen und das Ganze wird in einer Datei außerhalb von diesem Dokument gespeichert, nämlich in der Datei Building Block.dotx. Beachten Sie, die unteren Optionen Nur Inhalt einfügen ist ein klein bisschen verwirrend, er meint damit nicht, nur den Textinhalt einfügen, sondern er meint damit Textinhalt + Formatierung + Tabelle einfügen. Als Alternative bietet er an, den Inhalt in eigenem Absatz einfügen, im Gegensatz zu das Wort innerhalb des Textes einfügen oder soll er den Inhalt auf einer eigenen Seite einfügen. Das Letzte will ich auf keinen Fall, das Erste ist prima, also wähle ich hier die erste Option. OK – und damit habe ich meinen Kopf gespeichert. Wenn ich nun den Kopf herholen will – umgekehrtes Vorgehen – gehe ich an die entsprechende Textstelle beziehungsweise damit wir es deutlicher sehen, drücke ich ein paar Mal Enter, wähle das gleiche Symbol AutoText und mein zuletzt abgespeicherter Textbaustein erscheint hier oben beziehungsweise in meiner Liste Organizer für Bausteine habe ich eine Liste der von Word mir zur Verfügung gestellten Textbausteine. Am Anfang suchen Sie sicherlich, wo sind denn Ihre Textbausteine, deshalb rate ich Ihnen, einen Katalog beziehungsweise eine Kategorie zu verwenden, damit Sie dort die Dinge wiederfinden und sich gut Gedanken über die Namen zu machen. In dem Beispiel habe ich ja meinen Textbaustein Kopf genannt. Ein Klick auf Name sortiert mir die Textbausteine alphabetisch – a, d, f, g, i, k – und hier finde ich den Kopf, im Katalog Schnellbausteine, in der Kategorie Renes Kategorie, danach hätte ich mit einem Klick hier oben auf die Schaltfläche auch suchen können. Ich wähle den Kopf aus und tatsächlich hier in der Vorschau sehe ich das Ganze und mit einem weiteren Klick auf Einfügen, füge ich das Ganze ein. Ich möchte gerne dieses ganze Dokument als Vorlage, als Vorgabe speichern. Dazu markiere ich alles Steuerung + A und kann alles über Schnellbausteine, als AutoText, die Auswahl im AutoText-Katalog speichern. Ich nenne es einfach mal Vorlage, im Katalog AutoText, in der Kategorie Renes Kategorie, OK. Er fragt mich hier wieder nach einer Kategorie, weil ich jetzt in einem anderen Katalog bin – OK – damit ist das Ganze gespeichert. Möchte ich das jetzt wiederhaben, das mache ich natürlich unter Datei, Neu, in einem neuen, leeren Dokument, dann ich das Ganze über Einfügen, Schnellbausteine aus dem Organizer rausholen. Ich sortiere das Ganze nach dem Namen und suche dann über den Namen die Vorlage, die er mir hier im Hintergrund zeigt – wunderbar – genau das hätte ich gerne, Einfügen, und da ist es. Ich mache wieder rückgängig, denn es geht sogar noch schneller. Wenn Sie an der Stelle, wo Sie den Textbaustein haben wollen, einfach nur den Namen des Textbausteins schreiben, beispielsweise vorlage und nun F3 drücken, dadurch wird dieser Name durch den dahinterliegenden Text ersetzt und wie Sie sehen, holt er mir diesen Textbaustein direkt ins Dokument. Das heißt, Sie können relativ schnell Texte erstellen – wenn Sie den Namen wissen natürlich – indem Sie das Kürzel reinschreiben, F3 drücken und weiter geht’s. Der Vorteil der Textbausteine im Vergleich zur Autokorrektur ist erstens, dass ich hier sehr komplexe Textteile abspeichern kann, zweitens, dass ich beliebig lange Textteile abspeichern kann und drittens, dass er diese Texte – wir schauen noch einmal kurz rein – in einer Datei abspeichert und diese Datei kann weitergegeben werden. Die Autokorrektur wird gekapselt in einer DLL, aus dieser kann sie nur per Programmierung rausgeholt werden, kann also schwerer weitergegeben werden, während die Schnellbausteine sehr leicht in einer Firma verteilt werden können. Beachten Sie, dass Sie auch Bilder direkt als Schnellbaustein abspeichern können. Das machen wir noch zum Schluss. Das heißt, ich füge über Einfügen, Hier habe ich ein paar Bilder, nehmen wir diese fröhlichen Menschen bei der Arbeit. Das Bild muss sich im Word-Dokument befinden, das Bild muss markiert werden und nun kann ich es über Einfügen, Schnellbaustein, entweder AutoText oder Auswahl in Schnellbaustein- Katalog speichern. Ich nenne es Fröhliche Menschen, im Katalog Schnellbaustein, in meiner Kategorie, speichern. Wenn ich das Bild wieder brauche, kann ich nicht mir F3 arbeiten, weil ich habe ein Leerzeichen eingegeben, sondern hier muss ich über Organizer gehen, suche die Fröhlichen Menschen und Einfügen und schon habe ich das Bild drin. Hätte ich einen Namen vergeben ohne Leerzeichen, hätte ich auch das Kürzel in das Word-Dokument eingeben können und mit F3 das Kürzel durch das dahinter- liegende Bild ersetzen können.

Word 2013 Grundkurs

Lernen Sie die Arbeit mit Word 2013 von Grund auf anhand vieler nachvollziehbarer Beispiele kennen und nutzen Sie die Möglichkeiten des Programms für eine erfolgreiche Textarbeit.

7 Std. 57 min (103 Videos)
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