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Typische Probleme in Projekten lösen

Schleichende Erweiterungen des Projektumfangs kontrollieren

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Projekte leiden darunter, dass immer wieder neue Anforderungen hinzugefügt werden – kleine Dinge genauso wie größere. Damit erweitert sich der Projektumfang, die Kosten steigen. Mit den richtigen Mitteln lässt sich das verhindern.

Transkript

Warum werden Projektbudgets so oft überschritten? Ein weiterer wichtiger Faktor ist ein Phänomen, das wir als schleichende Erweiterung des Projektumfangs bezeichnen wollen. Unversehens erweitert sich der Spektrum der Aufgaben im Rahmen der Projektarbeit, weil Aufgaben hinzukommen, die nicht geplant waren, weil sie zumindest anfangs als nicht notwendig erachtet wurden. Das kann sehr schnell kritisch werden. Warum das kritisch ist? Machen wir es einmal konkret und nehmen wir an, Sie hatten Ihr Projekt mit einem Gewinn von 10 % kalkuliert. Das bedeutet, dass Sie nichts mehr verdienen, wenn die Kosten des Projekts um 10 % über das kalkulierte Maß hinausgehen. Selbst wenn die Kosten nur um 5 % höher ausfallen, reduziert das Ihren Gewinn um die Hälfte. Aber wie kommt es zu solchen schleichenden Erweiterungen? Üblicherweise liegt der Grund darin, dass Kunden zusätzliche Ideen und Wünsche äußern, während die Projektarbeit bereits im Gange ist. Er kann aber auch im Verhalten von Mitgliedern Ihres Teams liegen. Gerade Entwickler sind oftmals sehr gut darin, zusätzliche Funktionen zu kreieren, die Sie für notwendig halten und deshalb noch in das Produkt einbauen möchten. Sie argumentieren an dieser Stelle meistens mit der Kundenzufriedenheit: mehr Funktionen, höhere Zufriedenheit. Und wenn der Entwickler den Eindruck vermittelt, eine besonders gute Idee zu haben, die den Kunden ganz bestimmt gefallen wird, dann bekommt er eben für diese zusätzliche Funktion grünes Licht. Im Prinzip wäre das in Ordnung. Allerdings ist es keineswegs sicher, dass der Kunde dafür auch einen angemessenen Aufpreis zahlt. Aus meiner Sicht sollten Sie an zwei Punkte denken, wenn schleichende Erweiterungen, wie diese, drohen. Der erste Punkt lautet: "Setzen Sie sich durch". Wenn der Kunde Sie um eine Extraleistung bietet, dann sagen Sie ihm diese Extraleistung zu. Allerdings nur unter der Bedingung, dass er dafür auch extra zahlt. Natürlich wollen wir alle, dass unsere Kunden mit uns zufrieden sind und natürlich ist Kundenbetreuung wichtig. Aber wenn Sie nicht aufpassen, gestehen Sie dem Kunden ein kostenfreies Extra nach dem Anderen zu. Und am Ende ist die Gewinn von 10 % vollends dahin. Der zweite Punkt: Vereinbaren Sie jede Änderung schriftlich. Manche Firmen verwenden dafür ein spezielles Formular. Jedes Mal wenn im Projekt etwas geändert werden soll, muss dieses Formular ausgefüllt werden. Beide Grundsätze, idealerweise miteinander kombiniert, sind sehr sinnvoll. Sie können Ihrem Kunden oder Ihrem übereifrigen Produktentwickler sagen, das würde ich gern tun, aber das kostet 50 Euro Extra und bitte, füllen Sie dafür dieses Formular aus. Vielleicht erwidert Ihr Kunde Ihnen, kein Problem, 50 Euro sind ja nicht viel, oder der Entwickler sagt, kein Problem, dem Kunden wird das bestimmt gefallen. Er wird bestimmt diese 50 Euro mehr investieren. Das mag für sich genommen in dem einen oder anderen Fall stimmen, aber wenn sich ein Extra in das Nächste reiht, dann summieren sich die Mehrkosten letztendlich doch zu einem stattlichen Betrag. Sie können auch darauf verweisen, dass dies die Spielregeln sind, nach denen in Ihrem Unternehmen gearbeitet wird, und an diese Sie sich halten müssen. Lassen Sie alles freigeben. Wenn der Kunde am Ende des Projekts feststellt, dass er um 20,000 Euro über den Plan liegt, können Sie ihm den ganzen Stapel Formulare vorlegen und ihm beweisen, dass er genau diese Kosten selbst verursacht hat. Ich empfehle Ihnen dringend mit einem Formular für Zusatzleistungen zu arbeiten, und zwar für jede noch so kleine Änderung. Falls es ein solches Formular in Ihrem Unternehmen noch nicht gibt, dann sollten Sie schnellstens eines entwerfen.

Typische Probleme in Projekten lösen

Erfahren Sie, was in Projekten häufig schief läuft und wie Sie Fehler vermeiden, die andere vor Ihnen schon gemacht haben.

1 Std. 14 min (15 Videos)
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Erscheinungsdatum:26.04.2017

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