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Kalender erstellen mit Excel

Schichtplan aufstellen

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Lassen Sie sich zeigen, wie ein Schichtplan mit wechselnden Schichten erstellt wird. Klingt zwar ganz einfach, aber es gibt eine Reihe von Fallstricken zu vermeiden. René Martin erklärt Ihnen, worauf Sie achten müssen.
07:38

Transkript

Eine sehr amüsante Form eines Kalenders, den ich einmal erstellt habe für den Teilnehmer einer Excel-Schulung, möchte ich Ihnen in diesem Video vorstellen. Es geht um Folgendes: Dieser Teilnehmer hat mir gesagt, er arbeitet immer in Schichten. Er arbeitet Frühschicht, Spätschicht, Nachtschicht, und hat zwischen diesen Schichten frei. Er hat mir erklärt, dass er insgesamt bis zu 34 Schichten hat, dann beginnt es wieder von vorne. Das heißt, wir haben abwechselnd spät, spät, spät, frei, nacht, nacht, nacht, frei, mehrere Frühschichten, frei, Spätschichten, frei, und dann kommt ein größerer Block von freien Tagen. Aha, interessant. Und Sie können sich vorstellen, was er wollte: Er wollte natürlich in einem Kalender diese Schichten visualisiert haben, diese Schichten sehen, damit er sofort sieht: Was habe ich morgen? Wann wechselt meine Schicht wieder? Und so weiter. Dazu musste ich natürlich wissen: Wo ist der Einstieg? Ich habe ihm vorgeschlagen, wir machen ein Januar-Blatt und auf diesem Januar-Blatt tragen Sie ein, am 1. Januar, wie diese Schicht beginnt. Irgendwo muss ich ja hart etwas hinterlegen, damit er mir die Schichten eintragen kann. Das heißt, hie auf dem Januar-Blatt schreibe ich die Jahresinformationen rein, schreibe ich die erste Schicht einfach als Nummer rein, das heißt, er beginnt bei der Schicht Nummer "1". Nummer "1" heißt, er würde hier spät beginnen, und hat danach wieder zwei Spätschichten, bevor eine Frei-Schicht kommt, also ein Tag frei ist. Prima. Das heißt, ich kann hier eine fortlaufende Datumsanzeige generieren, indem ich hier das Datum zusammenbaue, aus "D1", "B1" und der Zahl "1", das heißt aus diesem Jahr, aus diesem Monat, - das ist variabel, weil ich die Blätter natürlich dupliziert habe - und dem Tag Nummer "1". Der nächste Tag wird dann generiert. Er darf einen weiter zählen, wenn beim Weiterzählen der nächste Tag an der Stelle "1" landen würde. Das heißt beispielsweise, nach dem 30. April, kommt der erste Mai, das heißt, wäre die Tagesinformation hier "1", muss er stoppen, muss er " " zeigen, ansonsten darf er weiterzählen. Und für den Februar haben wir natürlich die Sonderregelung: Besteht oben drüber ein " ", dann darf er auch hier nichts mehr anzeigen. Über dieses Datum wird nun hier Über dieses Datum wird nun hier die erste Schicht rausgeholt, und weiter unten werden wir nun mit einer WENN-Funktion abgefragt: Wenn die Zelle über mir leer ist, dann brauche ich hier auch nichts anzeigen. Wenn dagegen über mir die Zahl "34" steht, dann geht es wieder von vorne los, also wieder bei "1". Ansonsten wird einfach die Zahl um eins erhöht. Dann wissen wir, wie es weitergeht, das heißt hier, im Januar, wäre die letzte Schicht Nummer "31", das heißt im Februar, geht's dann los mit "32" bis "34", und hier beginnt es wieder mit der Nummer "1". Prima. Über diese Nummer kann ich nun nebenan, mit einer SVERWEIS-Funktion... SVERWEIS, hole mir von dem Tabellenblatt "Schichtplan" bitte von diesem Bereich die zweite Spalte, und zeige mir den Text an. Verweise da drauf. Suche also diese Zahl, und zeige mir an: frei oder Früh- oder Spätschicht und so weiter. Wenn ich selbst nebendran leer wäre, brauche ich hier natürlich nichts anzeigen. Klar. Nun kann man mit einer bedingten Formatierung hier auch die entsprechenden Schichten darstellen. Da haben wir uns auf eine Farbe geeinigt. Und das haben wir gelöst mit einer bedingten Formatierung, mit Regeln. Nähmlich, wenn in der Zelle "nacht" steht, dann bekommst du einen schwarzen Hintergrund, wenn in der Zelle "spät" steht, bekommst du eine blau Schriftfarbe, bei "früh", eine grüne Schriftfarbe. Ich habe mich hier auf den Text geeinigt, das war am einfachsten, das ist für mich am leichtesten zu interpretieren. Und so auch am leichtesten nachzuvollziehen, was hier gemacht wurde. Wunderbar. Das Ganze sollte aber noch in einer Jahresübersicht dargestellt werden. Die Jahresübersicht sieht nun wie folgt aus: Das heißt hier haben zuerst mal drei blaue Schichten, dann kommt ein freier und drei Nachtschichten. Und, Sie ahnen es, natürlich wurde auch hier mit einer bedingten Formatierung gearbeitet. Die möchte ich Ihnen noch zeigen. Ich habe hier von dieser Zelle, diese Zelle wiederholt, "= A1", die Information, die hier drin steht. Hier steht nicht "Januar" drin, sondern hier steht eigentlich ein Datum drin. Und zwar das Datum, das zusammengebaut wird, aus der Jahresinformation, das auf dem Januar-Blatt eingetragen wird, aus der Spalteninformation, wichtig fürs Rüberziehen, Januar, Februar, März, eins, zwei, drei, und dem Tag Nummer "1". Diese Datumsinformation wurde formatiert, damit ich "Januar", "Februar", "März" sehe. Das ist wichtig zu wissen, denn diese Datumsinformation wurde hier einfach wiederholt, "=A1", und wurde hier weitergezählt, wenn er natürlich zählen darf. Das ist wichtig für den Aufbau des Kalenders. Klar. Hier unten beim Februar, beim April und so weiter, darf er natürlich nicht die "31" und so weiter anzeigen. So, die Frage ist aber: Wie haben wir diese bedingte Formatierung gemacht? Wo, wie holt er nun die Werte raus? Und das war ein bisschen knifflig: Ich habe mir überlegt, ich kann ja diese Werte von dem entsprechenden Blatt rausholen. Und hierzu hilft mir - Bedingte FormatierungRegel verwalten - hierzu hilft mir, wenn ich mir eine dieser Regeln anschaue, die Funktion INDIREKT. Nehmen wir gleich die erste. Bearbeiten wir das Ganze. INDIREKT wandelt einen Text, den wir zusammenbauen in einen Bezug auf eine Zelle um. Das heißt, ganz langsam: Ich greife von der Zelle "A1" den Text raus. Das heißt, "A1", ich hole mir hier "Januar", und verwende die Funktion TEXT, weil eigentlich steht ja "01.01.2015", ich wandle es aber um, mit "MMMM", damit ich echt den TEXT "Januar" habe. Zu dieser Information verkette ich nun, "&", ein Ausrufezeichen. Jetzt hänge ich hinter "Januar" ein Ausrufezeichen, hänge hinter das Ausrufezeichen den Buchstaben "C", und die Zeileninformation von mir selbst, das heißt, in dem Fall "4". Das heißt, hier in der Klammer, haben wir insgesamt "Januar!C4". Eins tiefer hätten wir natürlich "Januar!C5". Würde ich das so mit "=nacht" vergleichen, dann würde er sagen: Nein, in diesem Text kommt nicht das Wort "nacht" vor, oder, dieser Text ist nicht identisch mit dem Wort "nacht". Ich muss diesen Text noch umwandeln, in einen Bezug auf dieses Blatt auf diese Zelle. Und die Funktion, die das tut, heißt eben INDIREKT. INDIREKT wandelt das Ganze in einen Bezug um und holt sich nun aus diesem Blatt eben den Text "nacht". Und wenn diese beiden identisch sind, dann formatiert er es, zum Beispiel mit einem schwarzen Hintergrund. (lacht) Das war schon ein bisschen knifflig, aber der Teilnehmer war sehr glücklich darüber, und kann nun bei einer anderen Schicht anfangen, fangen wir beispielsweise bei der fünfzehnten an. ENTER. Sie sehen, wie sich der Januar aufbaut. Schauen wir die Jahresübersicht an, und wenn Sie genau hingeschaut haben, sehen Sie natürlich: Die hat sich verändert.

Kalender erstellen mit Excel

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2 Std. 35 min (29 Videos)
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Dieses Training wurde mit Excel 2013 aufgezeichnet. Die Inhalte lassen sich aber problemlos auf jede andere Excel-Version übertragen.

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