Dynamics NAV 2015 Grundkurs

Rollen und Profile

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Erweitern Sie Ihr Verständnis für rollenbasierendes Arbeiten unter Dynamics NAV 2015 und verfolgen Sie anhand der Einrichtung in der Demodatenbank die Zuordnung der Rollen zu den einzelnen Benutzern.
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Transkript

Rollenbasiertes Arbeiten ist ein Konzept, das sich in den letzten Jahren immer mehr innerhalb der verschiedenen Programme durchsetzt. Was bedeutet rollenbasiertes Arbeiten? Ist es auch Bestandteil von Dynamics NAV und wenn ja, in welcher Form? Und dazu habe ich jetzt hier drei verschiedene Rollencenter geöffnet. Das wirkt auf den ersten Blick ganz bestimmt jetzt ein bisschen unüberschaubar oder unübersichtlich und deswegen möchte ich auch ganz kurz erklären, was wir hier zunächst mal sehen und dann im Detail darauf eingehen, was rollenbasiertes Arbeiten mit Dynamics NAV zu tun hat. Wir sehen zunächst drei verschiedene Rollencenter. Ich habe hier im Hintergrund das erste Rollencenter des Verkaufsauftragverarbeitungsmitarbeiters vollständig geöffnet, also im maximalen Modus, ich habe mir erlaubt, hier ein zweites Rollencenter zu öffnen. Als Beispiel hier den Vorsitzenden eines Kleinunternehmens. Und das dritte Rollencenter hier, schon sehr stark minimiert, damit ich wirklich alle drei auf einen Bildschirm bekomme, das Rollencenter für Kleinunternehmen zum Beipsiel, für Tablett Benutzer. Das bedeutet also, es gibt anscheinend eine Möglichkeit, innerhalb von Dynamics NAV für die verschiedenen Benutzer, Rollen zu vergeben. Und was bedeutet "Rolle" in diesem Fall? Mein typisches Beispiel als Erklärung ist in diesem Fall die Vertriebsabteilung. In einer Vertriebsabteilung gibt es klassiche Verkäufer, also Benutzer, die mit der Kundenverwaltung, mit der Angebotslegung oder eben auch mit der Auftrags- und Rechnungsverwaltung zu tun haben. Sehr häufig, je nach Aufbau und Organisation des Unternehmens, gibt es einen Vertriebsleiter, der selbstverständlich auch in der Vertriebsabteilung tätig ist, allerdings sich mehr um die budgetären Dinge kümmert, möglicherweise auch hier Vorausplanung macht, ein Pipeline Management, also sich mehr zum Beispiel dem Reporting oder dem Controlling widmet und weniger dem täglichen Doing, dem direkten Kontakt hier mit dem Kunden. Und genau das macht jetzt einen sehr großen Unterschied in der Benutzeroberfläche, die ich innerhalb von Dynamics NAV als User hier erhalte. Was bedeutet das? Werfen wir zunächst einen Blick hier auf die Verkaufsauftragsverarbeitung, dann sehen wir die klassischen Menüpunkte und Elemente, die dieser Benutzer zum Beispiel eben benötigt und wenn wir jetzt hier die Rolle mal wechseln, und zum Beispiel zu einem Benutzer eines Kleinunternehmens, der auch Tablett Devices einsetzt, dann sehen wir hier, die Menüelemente, die sehen doch wesentlich anders namentlich aus und sind anders strukturiert. Auch hier die Informationen sind doch anders aufgebaut, denn ich befinde mich jetzt hier in einer anderen Rolle. Das Ganze könnten wir natürlich hier noch weiter spielen mit der dritten Rolle. Hier jetzt als Beispiel der Vorsitzende des Kleinunternehmens, der jetzt wirklich sehr viele Elemente und Menüpunkte zur Verfügung hat. Warum? Das ist ein Benutzer, der mehrere Rollen in einer vereint, das heißt, er muss sehr viele Tätigkeiten durchführen und daher schaut sein Interface, sein Benutzeroberfläche auch dementsprechend anders aufgebaut aus. Ja, und wie kann ich jetzt solche Rollen hier vergeben bzw. wie kann ich das steuern? Zunächst muss man wissen, dass wir hier oben in der Suchfunktion einen Menüpunkt vorfinden, nämlich die sogenannten "Profile". Es wird zwar immer von Rollencenter gesprochen, aber die Rolle selbst wird dann in der Anwendung häufiger als Profil bezeichnet. Und wenn ich mir hier diese Profilliste öffne, dann sehe ich die verschiedenen Profile, die Out of the Box mit der Anwendung hier mal ausgeliefert werden, und das beginnt ganz oben vom Techniker bis ganz nach unter hier zum Vorsitzenden zum Beispiel eins Kleinunternehmens. Wenn Sie diese Liste jetzt beim ersten Mal selbst durchgehen und möglicherweise feststellen, es gibt hier eine Rolle, die fehlt, die allerdings in Ihrem Unternehmen existiert, dann ist hier keine große Panik in irgendeiner Form zu verursachen, sondern dann bedeutet das einfach nur, ich muss mir eine neue Rolle erstellen, das heißt, entweder kopiere ich mir eine bestehende Rolle und verändere die Menüpunkte dementsprechend oder ich lege komplett eine neue Rolle an und baue Menüpunkt für Menüpunkt, also Stein auf Stein von der Basis her weg, auf. Wie kann ich jetzt Rollen wechseln? Wenn wir in dieser Liste ein bisschen auf- oder abscrollen, je nachdem in welcher Datenbank Sie sich befinden, dann werden Sie ein Profil finden, das das sogenannte Standardprofil ist. Normalerweise bei der Demoinstallation ist das hier der Auftragsverarbeitungsbenutzer und wir sehen auch schon hier dieses Häkchen "Standardrollencenter". Das kann ich aber jederzeit ändern. Also ich kann hier zum Beispiel die Rolle IT-Manager jetzt aufmachen, kann hier Standardrollencenter umsetzen, bestätige das und alles, was ich jetzt tun muss letztendlich ist, die Anwendung neu zu starten. Das heißt, ich werde jetzt hier mal einige der geöffneten Sitzungen schließen, bin jetzt auf meinem Desktop, öffne Dynamics NAV erneut. Das System sieht jetzt nach, was ist die Standardrolle, stellt fest, das ist der IT-Manager und daher bekomme ich jetzt den IT-Manager als Rollencenter hier auch sofort vorgeschlagen. Jetzt haben wir aber natürlich verschiedene Benutzer und verschiedene Benutzer können unterschiedliche Rollen haben und daher brauchen wir auch eine Möglichkeit, einem Benutzer eine bestimmte Rolle zuzuordnen und auch dafür gibt es selbstverständlich eine eigene Möglichkeit. Das heißt, ich gebe hier oben in die Suchfunktion den Begriff Benutzer ein, erhalte dann eine Vielzahl von Menüelementen, aber eine davon ist die sogenannte Benutzeranpassung und genau dort möchten wir jetzt mal hin. Ich starte mir also hier das Fenster mit der Benutzeranpassung und habe jetzt die Möglichkeit, pro Benutzer bestimmte Profile zuzuordnen, also mein Benutzer hier ist ja jetzt der Benutzer mit dem Namen "Trainer". Ich öffne mir hier jetzt mal diese Karte, um die Details einzusehen. Der Trainer hat derzeit kein Profil, das bedeutet und das ist der Grund warum wir den IT-Manager auch erhalten haben, ich bekomme das Standardprofil. Ist also ein Benutzer keinem Profil zugeordnet, schaut die Anwendung nach, was ist das Standardprofil und öffnet dementsprechend das Standardprofil. Bitte an dieser Stelle vielleicht auch gleich meinerseits eine kleine Anmerkung: Nicht zu verwechseln jetzt mit den Benutzerberechtigungen. Rein theoretisch ist es natürlich möglich, einem Benutzer das Rollencenter IT-Manager zu geben und gleichzeitig die Berechtigung für die Finanzbuchhaltung. Er wird dadurch natürlich nicht sehr viel innerhalb der Anwendung machen können, weil die beiden Elemente sollten inhaltlich übereinstimmen, jedoch gibt es technisch gesehen aus der Anwendung heraus hier keine Verbindung. Das heißt, es obliegt dem Administrator dann tatsächlich die richtige Rolle auch mit den richtigen Berechtigungen zu vergeben. Aber zurück zur Benutzeranpassung, zur Benutzerzuordnung. Wenn ich jetzt dem Trainer nicht das Standardrollencenter geben möchte, was derzeit IT-Manager ist, dann wähle ich hier aus der Liste eben ein anderes passendes Rollencenter aus. Nehmen wir hier vielleicht dieses Rapid Start Rollencenter, ich bestätige meine Änderung und jetzt wieder gleiche Vorgehensweise: Ich schließe mal den Client, steige hier mal in diesem Fall neu ein und die Anwendungen macht die gleichen Prüfungen. Ist der Benutzer einem eigenen Profil, einer eigenen Rolle zugeordnet? Wenn ja, dann bekommt er diese, wenn, nein, bekommt er das Standardrollencenter. Und wir sehen, meine Parametrisierung, meine Einrichtung, hat hier natürlich auch geklappt. Das bedeutet, ich bin jetzt nicht mehr als IT-Manager zugeordnet, sondern als Consultant, als Implementierungsbenutzer und daher bekomme ich dieses Rapid Start Services Rollencenter. Zusammengefasst haben wir also in den letzen Minuten gelernt, dass Dynamics NAV zwar rein optisch eine Benutzeroberfläche ausliefert, aber diese optische Benutzeroberfläche, die untereilt sich in Rollen, in Rollen und Profile und diese Profile sind abhängig davon, welche Aufgaben der Benutzer an dieser Stelle im System durchführen soll. Und ich habe dann zwei Möglichkeiten, entweder ich gebe ihm kein spezielles Profil, dann erhält er das Standardrollencenter oder ich ordne ihm ein spezielles Profil zu, dann bekommt er entsprechend seiner Tätigkeiten das von mir beim Benutzer hinterlegte Rollencenter.

Dynamics NAV 2015 Grundkurs

Lernen Sie den Umgang mit Dynamics NAV 2015 kennen. Sie erfahren, wie Sie die Software mit verschiedenen Endgeräte nutzen, Stammdaten verwalten und effizient arbeiten.

3 Std. 37 min (35 Videos)
Verständliches und angenehmes Grundlagen-Training
Anonym
Wie von Hrn. Rene Gayer gewohnt, hat dieses Videotraining einen durchgängigen Faden (Änderungen die in vorhergehenden Videos gemacht wurden, bleiben in nachfolgenden Episoden ersichtlich) und glänzt vor allem durch eine ausgewogene Informationsdichte. In leicht verständlichen Etappen schafft es Hr. Gayer Neuanfänger mit Microsoft Dynamics NAV 2015 vertraut zu machen bzw. mit weiteren Detail-Tipps (am Rande) das Wissen von schon routinierten NAV-Anwendern zu vertiefen.

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