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Content Management Systeme Grundkurs

Rollen definieren

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Die Wahl der für den Workflow notwendigen Rollen und deren Berechtigungen stellen einen wichtigen Faktor bei der Entscheidung für ein passendes Content-Management-System dar.

Transkript

Die erforderlichen Rollen richtig zu definieren sollte relativ am Anfang des Prozesses passieren und ist eigentlich gar nicht wirklich so einfach, wie es auf den ersten Blick klingen mag. Benutzer und ihre Rollen sind aber wesentlich für die Wahl des GMS. Und je früher Sie Benutzertypen und Benutzerrollen identifizieren können, umso besser wissen Sie, worauf Sie achten müssen, wenn Sie dann auf die Suche gehen. Das ermöglicht Ihnen nämlich dann eine bedeutend klarere Einschätzung, was Sie tatsächlich brauchen. Nehmen Sie sich also die Zeit zu überlegen, wie die Personen die Ihnen zur Verfügung stehen und die mit diesem System arbeiten werden, mit dem System interagieren müssen. Es gibt ein Paar klassische vororganisierte Rollen, die wir uns jetzt mal näher anschauen wollen. Das eine sind die Erzeuger von den Inhalten. Natürlich das sind die Leute, die dafür sorgen, dass auf der Seite was erscheint, was auch anderen wieder lesen können. Die werden oft als Autoren bezeichnet. Und von den Rechten her ist das jeder, der Autor ist, ein Artikel schreiben kann, Blogeinträge posten kann, Inhalte hinzufügen oder updaten kann, einfach klassischerweise das, was ein Autor macht. Aber man soll es nicht meinen, d.h. das nicht das jeder Autor dieselben Berechtigungen hat. Denn die Berechtigungen variieren je nachdem, wo dieser Autor quasi arbeitet. Es gibt interne Autoren, die einfach innerhalb derselben Abteilung oder über die Abteilungen verteilt agieren. Es gibt aber auch Autoren, die außerhalb der Organisation stehen, z.B. Freelancer, die einfach nur Beiträge dazu beisteuern. Und auch ob sie alle aus einer Abteilung kommen, oder aus unterschiedlichen Abteilungen, hat Einfluß darauf, wie viel diese Autoren sehen dürfen. Dürfen Autoren nur Ihre eigenen Inhalte sehen, oder dürfen sie auch im Vorfeld schon die Inhalte der anderen sehen, um sich besser abstimmen zu können. Das ist eins von diesen klassischen Problemlagen, die schon im Vorfeld ziemlich früh geklärt werden sollten. Dann gibt es noch in vielen Systemen auch noch die Stufe des Editors. Die Editoren sind Leute, die die Inhalte kontrollieren, die sie gegebenenfalls ausbessern und dann freigeben oder für eine Revision bereitstellen können. Das hängt jetzt davon ab, wie groß das Unternehmen tatsächlich ist und wie viele Leute an diesem System mitarbeiten werden. Und abhängig vom Workflow sind die Editoren eventuell auch in der Lage, Inhalte selbst zu veröfentlichen. Das muss einfach geklärt werden. Und das muss gut geklärt werden, denn es ist eine Tatsache, dass dieser Bereich des Editierens zumeist der Flaschenhals im Workflow eines Unternehmens ist. D.h. wenn Sie viele Autoren haben aber nur einen oder zwei Editoren, dann kann es sein, dass alles bei den Editoren hängen bleibt. Und wenn die nicht die nötige Unterstützung und auch nicht die nötigen Rechte haben und nicht die nötige Zeit zur Verfügung haben, um Ihren Aufgaben nachzukommen staut sich bei denen quasi dann alles. Es muss den Autoren und Editoren möglich sein, gut mit einander kommunizieren zu können.Also einen guten Austausch pflegen zu können. Das kann unter anderem verhindern, dass es dann zu Stauungen kommt. In manchen Organisationen gibt es neben den Autoren noch die direkten Herausgeber. Herausgeber haben vorgesehener Weise meistens die Möglichkeit, Inhalte auf der laufenden Seite zu veröffentlichen. Herausgeber wird es nicht immer geben. Wenn es aber die Position des Herausgebers gibt, dann ist die Frage, ob die Herausgeber Einzelkämfer sind, oder ob es in diesen Arbeitsfelder mehrere solche Herausgeber gibt. Dann ist es notwendig, dass auch diese Personen sich gut austauschen können. Und die Berechtigungen für den Herausgeber sind jetzt natürlich abhängig davon, ob der Herausgeber in Personalunion mit dem Projektmanager lebt, oder ob es eben eine Abstufung mehrerer Herausgeber gibt. Ob dieser Herausgeber als Manager für den Datenverkehr arbeitet, d.h. er hat nicht einmal wirklich Projektmanagementposition, sondern ist jemand der sich nur spezialisiert hat, dass die Daten einigermaßen vernünftig zusammengehalten werden. Oder gehört er zu den Leuten, die einfach nur für den Inhalt verantwortlich sind und für sonst eher wenig. Abgesehen von diesen drei Hauptrollen, die in den meisten CMS voreingestellt sind, kann es jetzt aber auch noch die Notwendigkeit von zusätzlichen Rollen geben, die wirklich Benutzerdefiniert sind. Das kann jetzt von Rechtsberatung, Vermögensverwaltung, Übersetzungen, das kann alles Mögliche sein. Und das müssen Sie eben im Vorfeld schon wissen. Brauchen Sie die Möglichkeit, zusätzliche Rollen zu definieren, und welche Rechte werden diesen Rollen dann zukommen? Welche Bereiche sollten für diese sichtbar sein, wo sollten Sie Einfluss nehmen können? Und dieses schon im Vorfeld zu bedenken, erspart Ihnen vielleicht ein-zwei Kopfwehataken. Das CMS anhand dieser Anforderungen, die Sie ja jetzt schon kennen, um Ihre Benutzer auszuwerten, ist dann eher die leichtere Übung. Welche Art von Benutzern haben Sie und welche Berechtigungen brauchen Sie. Versichern Sie sich, dass Sie die nötige Kontrolle über die Benutzerberechtigungen haben, wenn Sie ein CMS auswerten. Und zumeist sind die vorgegebenen Benutzerrechte ausreichend. Aber es gibt eben Spezialfälle, wo es viel feiner abgestufte Rechtseinstellungen geben muss. Wie auch immer, je klarer Sie am Anfang haben was Sie brauchen, umso einfacher wird es für Sie dann, auch das passende Produkt dazu zu wählen.

Content Management Systeme Grundkurs

Erfahren Sie, was Content Management Systeme (CMS) sind, welche Vertreter es auf dem Markt gibt und was Sie bei der Auswahl beachten müssen.

3 Std. 6 min (37 Videos)
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