Am 14. September 2017 haben wir eine überarbeitete Fassung unserer Datenschutzrichtlinie veröffentlicht. Wenn Sie video2brain.com weiterhin nutzen, erklären Sie sich mit diesem überarbeiteten Dokument einverstanden. Bitte lesen Sie es deshalb sorgfältig durch.

Typische Probleme in Projekten lösen

Ressourcen planen – und dabei andere Projekte berücksichtigen

LinkedIn Learning kostenlos und unverbindlich testen!

Jetzt testen Alle Abonnements anzeigen
Die eigene Projektplanung kann noch so gut sein – wenn andere Projekte Ressourcen aus dem eigenen Projekt abziehen, beeinflusst das die Planung. Deshalb ist es wichtig, bei der eigenen Planung Einflüsse von außen mit einzukalkulieren.

Transkript

Oft gerät ihr Projekt deswegen in Verzug, weil andere Projekte Ihnen Ressourcen wegnehmen. Sie haben einen tollen Projektplan, alles läuft perfekt und plötzlich taucht da ein anderes, wichtigeres, dringenderes Projekt auf. Dieses andere Projekt nimmt Ihnen einige ihrer Mitarbeiter weg, oder einen Teil ihrer Ausrüstung mit der Sie arbeiten wollen. Dazu möchte ich Ihnen an dieser Stelle das zusammenfassende Gantt-Diagramm vorstellen. Das ist die hohe Kunst. Wenn Sie ein zusammenfassendes Gantt-Diagramm für ihre Organisation hätten, wäre das großartig. Dabei ist es nicht schwierig ein solches Diagramm zu erstellen. Dazu können Sie beispielsweise Excel einsetzen. Bei dem Diagramm, dass ich Ihnen hier zeige, enthalten die einzelnen Formen Zahlen. Für jedes Projekt gibt es eine ganze Reihe von Zahlen. Sie können natürlich einen sehr detaillierten Ressourcenplan erstellen, aber ich denke ein grober genügt schon. So oder so, werden sich die Verhältnisse im Laufe der Zeit ständig verändern. Wichtig ist, dass Sie sich einen groben Überblick darüber verschaffen, was Sie erwartet. Übrigens für die Premiumabonnenten unter Ihnen, steht dieses Diagramm zum Download zur Verfügung. Schauen wir uns das Diagramm einmal näher an und betrachten wir zuerst Aufgabe "A". Selbst ohne jede Einführung können Sie auf den ersten Blick erkennen, dass Aufgabe "A" erledigt ist. Und das sollte auch so sein. Schauen Sie sich nun Aufgabe "B" an. Was glauben Sie, wie ist der Stand bei Aufgabe "B"? Wahrscheinlich können Sie sehen, dass die Arbeit an Aufgabe "B" in Verzug geraten ist. Die Aufgabe sollte eigentlich fast abschließend gelöst sein. Tatsächlich ist sie aber nur zu zwei Dritteln erledigt. Kommen wir als nächstes zu Aufgabe "C". Wie sieht es damit aus? Die Lösung von Aufgabe "C" ist bereits weiter gedient als geplant. Zwar wissen wir nicht, warum die Fortschritte bei den Aufgaben "B" und "C" vom Plan abweichen, aber wir könnten jetzt die richtigen Fragen stellen. Vielleicht haben die Mitarbeiter aufgehört an Aufgabe "B" zu arbeiten und haben sich dafür stärker auf Aufgabe "C" konzentriert. Das zusammenfassende Gantt-Diagramm gewährt Ihnen einen direkten Überblick über alle Projekte und damit können Sie in die Ursachenforschung einsteigen. Schauen wir uns jetzt noch Aufgabe "D" an. Wie Sie sehen können, hätte die Arbeit an dieser Aufgabe schon begonnen sein sollen, aber bisher ist noch nichts passiert. Sie können sofort Fragen stellen. Was ist passiert? Warum ist noch nichts passiert? Dann gibt es noch die Aufgaben "E" und "F". Beide liegen noch in der Zukunft und dementsprechend wurden diese Aufgaben noch nicht in Angriff genommen. Wir können uns jetzt anschauen, ob wir "E" oder "F" zuerst erledigen wollen. Haben wir genügend Ressourcen, um beide Aufgaben zu erfüllen? Das Diagramm zeigt uns die Vergangenheit genauso wie die Zukunft. Mit Blick auf die Vergangenheit können wir uns fragen: "Haben wir die Aufgaben erledigt die wir hätten erledigen sollen? Oder wir schauen in die Zukunft und fragen: "Können wir die Aufgaben erledigen, die anstehen? Wahrscheinlich hat ihre Organisation nämlich nicht genügend Ressourcen, um all die Aufgaben zu erledigen, die noch auf Sie zukommen. Stellen wir uns dazu eine mittelgroße Firma vor. Jedes Jahr erstellt diese Firma einen Businessplan, in dem alle Aufgaben gelistet sind, die erfüllt werden sollen. Der Businessplan ist ziemlich ambitioniert. Denn obwohl die Firma nur rund 500 Mitarbeiter hat, tauchen dort 200 Projekte auf. Fragt man den Geschäftsführer nach all diesen Projekten, dann gibt er zu, dass diese Projekte nie umgesetzt werden. Mehr als 20 Projekte sind aus seiner Sicht unrealistisch. Jedes Jahr, wenn die Firma anfängt den nächsten Businessplan zu erstellen, trifft sich das Management zu einem Meeting. Ein großer Teil dieses Meetings wird mit Frust verbracht. Denn als erstes schauen alle auf den Projektplan des laufenden Jahres und ergehen sich in Jammern, warum wieder einmal nur so wenige Projekte umgesetzt werden. Hinzu kommt, niemand aus der Geschäftsleitung kann sagen, warum bestimmte Projekte umgesetzt worden und andere nicht. Objektive Kriterien? Fehlanzeige! Wenn das mein Unternehmen wäre, würde ich ein solches Vorgehen garantiert nicht akzeptieren. Warum? Zum einen bringt es nichts sich wieder besseres Wissen jedes Jahr mit dem Frust des vergangenen Jahres zu befassen. Ehrgeizige Ziele setzen ist eines, völlig unrealistische Planung, etwas ganz anderes. Und noch etwas, ich wüsste gerne von Anfang an, wo die Prioritäten liegen. Ich würde mit meinem Managementteam entscheiden, welche Projekte so kritisch sind, dass sie unbedingt umgesetzt werden sollten und welche Projekte nicht ganz so dringend sind. Das reduziert die Zahl der Gesamtprojekte und gibt meinem Unternehmen eine tragfähige Leitlinie, an der alle arbeiten können. Denn letztendlich geht es doch darum. Wir wissen, dass wir mit all unseren vielen Vorhaben an eine Grenze stoßen. Deshalb müssen wir Prioritäten setzen. Das zusammenfassende Gantt-Diagramm gibt uns genau diese Möglichkeit. Wie funktioniert das jetzt aber genau? Am einfachsten ist es, wenn Sie dazu eine Tabelle anlegen. Die einzelnen Projekte werden ganz links in dieser Tabelle von oben nach unten eingetragen. In die folgenden Spalten tragen Sie die Ressourcen ein, die Sie für diese Projekte jeweils brauchen. Die Zahl der Mitarbeiter oder vielleicht auch Mannstunden, Manntage oder Mannwochen. Damit können Sie alle Projekte in ihrer Firma erfassen. Für mich als Freelancer ist das relativ leicht. Ich könnte sogar für jedes Projekt eine eigene Tabelle anlegen, weil sich die Zahl meiner Projekte gut überschauen lässt. Wenn Sie aber eine große, komplexe Organisation führen, dann sollten Sie sich dafür entscheiden nur die großen Projekte in das zusammenfassende Gantt-Diagramm einzutragen. Dabei müssen Sie natürlich berücksichtigen, dass die vielen kleinen Projekte mit den größeren um die insgesamt verfügbaren Ressourcen konkurieren. Also dürfen Sie nur diejenigen Ressourcen erfassen, die Ihnen für die großen Projekte mit Sicherheit zur Verfügung stehen. Eine andere Alternative im Rahmen einer großen Organisation besteht darin, das zusammenfassende Gantt-Diagramm nur für die eigene Abteilung aufzustellen. Wenn die wechselseitigen Abhängigkeiten mit anderen Abteilungen nicht all zu groß sind, funktioniert diese Lösung recht gut. Sie hat einen unbestreitbaren Vorteil. Wenn ihr Chef Ihnen neue Aufgaben übergeben will, können Sie ihm nach einem Blick auf ihr Gantt-Diagramm schnell sagen, ob Sie diese Aufgaben mit ihrem bestehenden Team guten Gewissens übernehmen können, oder nicht. Eine letzte und oft die nützlichste Art, wie Sie das Diagramm einsetzen können, erstellen Sie es nur für diejenige Ressource, die ihren Engpass, ihren Flaschenhals bildet. Das kann beispielsweise ihre IT-Abteilung sein. Nehmen wir einmal an, alle Projekte in ihrer Firma bräuchten die Unterstützung der IT-Abteilung. Erstellen Sie in diesem Fall ein Gantt-Diagramm für jedes Projekt, in dem jeweils nur die IT-Ressourcen aufgeführt sind. Vielleicht wird die IT in jedem Projekt nur für eine oder zwei spezielle Aufgaben benötigt. Diese speziellen Aufgaben sind dann in ihrem Diagramm enthalten. Auf diese Weise entsteht so etwas, wie ein IT-Profil. Daraus können Sie wiederum den Gesamtbedarf an IT-Leistungen ableiten und anschließend können Sie die IT-Abteilung fragen, ob Sie diesen Bedarf decken können. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob die IT oder eine andere der übergreifenden Abteilungen den Engpass bildet, dann müssen Sie das Diagramm für jedes Projekt und für jede Abteilung erstellen, die ein Engpass bilden könnte. Sie addieren also den IT-Bedarf der einzelnen Projekte, die Unterstützung aus der Finanzabteilung, der Kommunikation und so weiter. Dann sehen Sie auf den ersten Blick, welche der Abteilungen den eigentlichen Engpass darstellt. Wenn Sie auf Grund dieser Analyse feststellen, dass die IT-Abteilung das Doppelte ihrer gegenwärtigen Ressourcen bräuchte, um alle Projekte angemessen zu unterstützen, dann müssen Sie Wohl oder Übel einige ihrer Projekte aufschieben, oder aus ihrer Liste streichen. Natürlich stoßen Sie damit eine Debatte darüber an, welches Projekt verschoben, oder gar gestrichen werden sollte. Mit dem Diagramm haben Sie dafür eine gute Planungsgrundlage, auch für die anderen beteiligten Abteilungen. Ohne ein Diagramm können Sie nur raten. Wie sieht es in ihrer Firma aus? Verwenden Sie ein zusammenfassendes Gantt-Diagramm? Könnte ein solches Diagramm für Sie von Vorteil sein? Wenn ja, wie würden Sie seinen Geltungsbereich abgrenzen? Sollte es die gesamte Organisation umfassen, nur ihre eigene Abteilung, oder nur den Bereich, der sich möglicherweise als Engpass herausstellen könnte? All diese Entscheidungen liegen in ihrer Hand.

Typische Probleme in Projekten lösen

Erfahren Sie, was in Projekten häufig schief läuft und wie Sie Fehler vermeiden, die andere vor Ihnen schon gemacht haben.

1 Std. 14 min (15 Videos)
Derzeit sind keine Feedbacks vorhanden...
 
Exklusiv für Abo-Kunden
Erscheinungsdatum:26.04.2017

Dieser Online-Kurs ist als Download und als Streaming-Video verfügbar. Die gute Nachricht: Sie müssen sich nicht entscheiden - sobald Sie das Training erwerben, erhalten Sie Zugang zu beiden Optionen!

Der Download ermöglicht Ihnen die Offline-Nutzung des Trainings und bietet die Vorteile einer benutzerfreundlichen Abspielumgebung. Wenn Sie an verschiedenen Computern arbeiten, oder nicht den ganzen Kurs auf einmal herunterladen möchten, loggen Sie sich auf dieser Seite ein, um alle Videos des Trainings als Streaming-Video anzusehen.

Wir hoffen, dass Sie viel Freude und Erfolg mit diesem Video-Training haben werden. Falls Sie irgendwelche Fragen haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren!