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Outlook 2016 für Mac Grundkurs

Regeln zum Verarbeiten von Nachrichten erstellen

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Sie können die Verwaltung eingehender Mails automatisieren. Definieren Sie dazu Regeln für bestimmte Kriterien, die eine empfangene E-Mail erfüllen muss, und weisen Sie anschließend die gewünschte Aktion zu.

Transkript

Outlook stellt Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung, sogenannte Regeln zu definieren, mit denen Sie Ihre eingehenden Mails filtern und Aktionen, basierend auf den Regeln durchführen können. So sorgen Sie für Ordnung in Ihren Postfächern. In diesem Video erfahren Sie, wie Sie neue Regeln erstellen, und zwar sowohl für ein Exchange- als auch für ein Imap-Konto. Ich habe hier bereits mein Exchange-Konto "DownUnder" markiert. und wähle hier oben in der Menüleiste das Menü Extras und dann den Befehl Regeln. Hier ist ganz wichtig, dass Sie nochmal prüfen, dass das richtige Konto auch angezeigt wird, nämlich hier "DownUnder". Und Sie sehen, hier wurde bereits eine Regel mit dem Namen "Graz" erstellt und ich möchte jetzt eine weitere neue Regel hinzufügen. Dazu klicke ich hier unten auf das Pluszeichen. Ganz oben kann ich einen Regelnamen vergeben. Da schreibe ich den Namen rein und die Regel soll "Frankfurt" heißen. Warum "Frankfurt"? Mit dieser Regel sollen alle Mails, die die neue Niederlassung in Frankfurt betreffen in den gleichnamigen Ordner "Frankfurt" verschoben werden. Damit habe ich dann einen besseren Überblick, über den E-Mail-Verkehr für dieses Projekt. Darunter werden jetzt die Bedingungen definiert, die erfüllt sein müssen, damit die Regel durchgeführt werden kann. Im ersten Listenfeld kann ich verschiedene Kriterien wählen, und wenn die Regel alle Nachrichten betreffen soll, dann wähle ich Alle Nachrichten. Hier wähle ich Betreff. Und zwar soll die Regel auf alle Nachrichten angewandt werden, in denen im Betreff der Begriff "Frankfurt" steht. Hier Enthält ist schon richtig. Dann kann ich hier den Suchbegriff hinzufügen. Dann klicke ich hier auf Plus, und dann schreibe ich "Frankfurt", bestätige mit OK, und damit habe ich das erste Kriterium definiert. Der Betreff der Nachricht muss "Frankfurt" enthalten und dann tritt die Regel in Kraft. Und was tut die Regel? Sie soll die Mail in den Ordner verschieben, das ist hier schon ausgewählt. Ich habe hier noch verschiedene andere Möglichkeiten, bleibe aber bei In Ordner verschieben. Und dann kann ich hier einen Ordner auswählen. Und die Mail soll in den Ordner "Frankfurt" des Ordners "DownUnder" verschoben werden und das ist richtig so. Gut, damit habe ich die Regel definiert. Ich könnte jetzt noch weitere Kriterien hinzufügen und weitere Aktionen. Hier ein Pluszeichen, dann könnte ich ein weiteres Kriterium für die Regel erstellen. Und hier ein Pluszeichen, dann könnte ich eine weitere Aktion hinzufügen. Und hier unten gibt es noch die Möglichkeit, Ausnahmen zu definieren. Also ich möchte alle Mails in den Ordner "Frankfurt" verschieben, die im Betreff den Begriff "Frankfurt" enthalten, außer wenn die Mail vom Absender Stella Wagner ist. Dan gebe ich hier "Stella" ein. Outlook bietet mir hier verschiedene Kontakte an und ich klicke hier auf den richtigen Kontakt. Und hätte hiermit jetzt eine Ausnahme definiert. Ich möchte hier aber gar keine Ausnahme haben, deswegen klicke ich hier auf das Minuszeichen um die Ausnahme wieder zu löschen. Gut. Das ist also meine Regel "Frankfurt". Und die zwei Kontrollkästchen besagen jetzt noch zum einen hier unten, dass die Regel gleich aktiv ist, sie wird sofort angewendet. und in diesem Kontrollkästchen bestimme ich, dass keine weiteren Regeln auf Nachrichten angewendet werden, die dieselben Bedingungen erfüllen. Okay, hier ist alles klar. Dann bestätige ich mit OK, Die neue Regel wird hier in das Fenster eingefügt. Jetzt kann ich mit dem Pluszeichen weitere Regeln hinzufügen. oder eine Regel auch wieder löschen. Dann markiere ich sie und klicke auf das Minuszeichen. Und dann kann ich hier auch sagen: Gut, die "Graz"-Regel braucht jetzt gar nicht in Kraft sein. Ich deaktiviere das Ganze, klicke auf das Kontrollkästchen um das Häkchen zu entfernen. Wenn wie hier mehrere Regeln definiert sind, dann kann ich die Reihenfolge in diesem Fenster ändern. Jetzt kann ich zum Beispiel hier - "Graz" ist markiert - auf den Pfeil nach oben klicken. und dann wird die Reihenfolge hier verändert. Wenn dann eine Nachricht empfangen wird, die die Kriterien verschiedener Regeln erfüllt, werden die Regeln in der Reihenfolge angewandt, wie sie hier in der Liste stehen. Ich habe jetzt meine Arbeit hier beendet. Die Regel "Frankfurt" ist erstellt für den Ordner "DownUnder". Und alle zukünftig eingehenden Mails die im Betreff "Frankfurt" stehen haben, werden in den gleichnamigen Unterordner des "DownUnder"-Kontos kopiert. Ich schließe das Fenster. Hier wird noch gefragt, ob ich die Regel speichern möchte. Dann klicke ich hier auf Speichern. Vielleicht haben Sie gesehen, es wird kurz angezeigt, dass es auf dem Server gespeichert wird, und die Regel ist jetzt aktiv. Gut, dann möchte ich noch eine Regel für ein Imap-Konto erstellen, für mein Gmail-Konto. Dazu markiere ich das Gmail-Konto. und wähle dann entweder hier wieder in der Menüleiste das Menü Extras und dann den Befehl Regeln, und ich kann aber auch hier, auf der Registerkarte Start auf die Schaltfläche Regeln klicken. Dann kann ich Regeln bearbeiten, dann klicke ich hier drauf. Und dann wird mir hier auch gleich das richtige Konto angezeigt, nämlich ein Imap-Konto. Das heißt, ich kann jetzt gleich mit meiner neuen Regel loslegen. Ich klicke auf das Pluszeichen, und benenne die Regel auch wieder. Die Regel soll "Newsletter" heißen, weil mit dieser Regel alle Mails des Google-Newsletters in den gleichnamigen Gmail-Ordner verschoben werden sollen. Die Kriterien sehen hier etwas anders aus, als für ein Exchange-Konto. Das Prinzip ist aber dasselbe. Ich wähle hier als Kriterium "Von". Blättere in der Liste ein bisschen nach oben, nehme hier "Von". Dann wähle ich hier "Ist" und dann gebe ich hier "Google Alerts" ein. Und Outlook bietet mir hier schon verschiedene Einträge an. Ich wähle hier den Eintrag "Google Alerts" aus und damit ist das Kriterium schon definiert. Dann muss ich noch die Aktion definieren. Dazu klicke ich hier auf das erste Listenfeld. und möchte die Nachricht verschieben. In welchen Ordner? In den Ordner "Newsletter". Sollte der "Newsletter"-Ordner hier nicht angezeigt werden, oder den Ordner, den Sie verwenden möchten, dann klicken Sie hier auf Ordner auswählen... und können nach dem entsprechendnen Ordner suchen. Ich klicke jetzt hier auf "Newsletter". Die zweite Aktion brauche ich nicht. Das heißt, ich klicke hier auf das Minuszeichen und damit ist meine Regel schon definiert. Jeder zukünftige Newsletter von Google wird mit dieser Regel also in den Gmail-Ordner "Newsletter" verschoben. Ich fasse kurz zusammen. Sie können mit Hilfe von Regeln Aktionen für eingehende Mails automatisch durchführen. Jeder zukünftige Newsletter von Google mit dieser Regel in den Gmail-Ordner "Newsletter" verschoben. Ich muss das jetzt nur noch bestätigen, und dann ist die Regel in Kraft und wird hier angezeigt. Hier ist dann dasselbe Prozedere wie auch bei Serverregeln. Mit der Plus-Schaltfläche kann ich weitere Regeln hinzufügen, mit der Minus-Schaltfläche kann ich die markierte Regel entfernen. Und hier kann ich die Reihenfolge ändern, wenn sich mehrere Regeln in diesem Fenster befinden. Ich fasse kurz zusammen. Sie können also mit Hilfe von Regeln Aktionen für eingehende Mails automatisch durchführen lassen, wenn diese die Kriterien der jeweiligen Regeln erfüllen. Für Exchange- und Imap-Konten stehen unterschiedliche Kriterien und Aktionen zur Verfügung, die aber ähnlich leistungsstark sind. Das Prozedere ist aber dasselbe.

Outlook 2016 für Mac Grundkurs

Bekommen Sie Ihre E-Mails in den Griff und organisieren Sie Ihre Kontakte, Termine und Aufgaben mit Outlook 2016 für Mac.

3 Std. 28 min (43 Videos)
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Erscheinungsdatum:13.10.2016

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