Kanban – Grundlagen

Regeln explizit festlegen

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Ein wichtiger Grundsatz bei der Arbeit mit Kanban besteht darin, benutzerdefinierte Regeln explizit festzulegen.

Transkript

Kanban besagt, dass Regeln expliziert gemacht werden sollen. Aber warum ist das so? Nur wenn Team und Steakholder die letztlich selbst auferlegten Regeln einhalten, können Fehler auch erkannt werden. Regeln sorgen zudem für Objektivität und lassen Subjektivität außen vor. Und, vielleicht am wichtigsten: Regeln sorgen für ein messbar vergleichbares System. Denn wenn ich Regeln anpasse, kann ich über das Controlling schnell bestimmen, ob diese Regeländerung positiv oder negativ für das System war. Wenn ich diese allerdings nicht einhalte, erhalte ich wertlose Zahlen im Controlling. Damit ich mich überhaupt an diese Regeln halten kann und mir sie merken kann, muss ich sie in irgendeiner Weise explizit machen. Dies passiert normalerweise so, dass alle Regeln notiert werden, zum Beispiel auf einem Blatt Papier. Diese Regeln sollten dringend ans Board geheftet werden, damit sie immer und zu jedem Zeitpunkt sichtbar sind. Grundsätzlich dürfen kleinere Änderungen an den Regeln durchgeführt werden, wenn Sie das Gefühl haben, dass die eine oder andere Regel unpraktisch ist oder nicht ganz funktioniert. Dann ist allerdings wichtig, diese Regeln zwingend zu dokumentieren und wieder neu ans Board zu hängen. Und in jeder Retrospektive verändern sich grundsätzlich Regeln, das heißt, auch dort werden vor allem größere Regeländerungen durchgeführt und anschließend dokumentiert. Wichtig ist vor allem aber auch nicht zu viel zu verändern. So könnte es sein, dass Sie zwei Regeln verändern, die sich in der Summe in der Wirkung wieder aufheben. Sie wissen anschließend nicht, welcher Regelanteil davon war gut und welcher nicht. Ich habe Ihnen hier ein paar Regeln aus einem Kanban Team mitgebracht, das ich 2012 geleitet habe. Ich gehe nicht auf alle Regeln ein, nur auf ein paar und nicht alle Regeln würde ich heute als gut bezeichnen. Beispielsweise haben wir gesagt, dass alle Tickets größer als 2 Stunden geschätzter Aufwand unbedingt ans Board müssen. Das war ein Erfahrungswert, wo wir gesagt haben, kleinere Tickets sind vielleicht viel schneller direkt zu bearbeiten, haben viel zu viel Management Aufwand, wenn wir da jetzt extra Tickets machen und die ans Board hängen, das heißt, diese werden nicht ans Board gehängt. Dann haben wir zum Beispiel gesagt, dass es kein Ticket geben darf mit einem geschätzten Aufwand von größer als 2 MT. Wenn ich große Tickets am Board habe, bewegen die sich meistens nicht weiter. Und ich kann nicht mehr genau sagen am dritten Tag, habe ich jetzt das Ticket schon zwei Tage hängen oder fünf? Ich vergesse schlicht die Historie. Damit uns das nicht passiert, haben wir gesagt, das Ticket selbst muss immer zerteilt werden in Aufgaben, die kleiner als 2 MT sind. Tickets dürfen nur von links nach rechts gezogen werden. Das scheint grundsätzlich eine sinnvolle Regel zu sein, weil man links mit der Wertschöpfung beginnt und rechts damit aufhört. Nun gibt es allerdings Prozesse, wie zum Beispiel den Responsive Web Design Prozess, der in Interrationen läuft, wo Design gemacht wird, wo programmiert wird, wo getestet wird und dann wird wieder Design gemacht und programmiert und getestet. Das heißt, für solche Prozesse muss es möglich sein, dass sich das Ticket auch wieder zurück bewegt. Wir haben damals gesagt, -das ist bei unserem Board jetzt anders- dass sich in der Spalte "ToDo" nur Tickets befinden dürfen, die direkt bearbeitbar sind. Das heißt, wenn Tickets vorbereitet werden von den Projektmanagern mussten sie auf einem eigenen Board platziert werden oder ähnliches. Dann haben wir gesagt, dass täglich um 10:30 Uhr, - zu dem Zeitpunkt hat unser Stand-up begonnen - alle Tickets am Board sein müssen und vor allem soll jeder Mitarbeiter selbst dafür Sorge tragen, dass wenn er gerade an Arbeiten sitzt, die nicht am Board sind, sein Projektmanager diese per Ticket auch ans Board hängt. Dann haben wir definiert, wie die Karten aussehen sollen. Zum Beispiel Karten, die sich in der Spalte "ToDo" weiter oben befinden, müssen bevorzugt gezogen werden, somit haben wir eine Priorisierung in der Spalte realisiert. Das heißt, Tickets, die oben sind, müssen oder sollten zuerst gezogen werden, wenn es denn möglich ist. Dann haben wir definiert, es gibt drei Service-Klassen: grüne Karten sind Festpreisprojekte, gelbe Karten sind Support Tasks, und rote Karten sind Dringende. Dann haben wir gesagt, sobald eine Karte in die Spalte "ToDo" kommt, oder besser schon in die Spalte "Backlog" kommt, müssen dort folgende Infos notiert werden: Die Ticket Nummer oben links, das Datum unten links, Enddatum oben rechts und Ticket Größe. Und dort haben wir jetzt die Ticketgrößen abgeschätzt. Das heißt, ein S hat ungefähr 2 Stunden Bearbeitungszeit, ein M 4 Stunden, L 8 und XL 16 Stunden. Dann kommen noch weitere Informationen dazu wie Projekt- oder Kundenname und die Kurzbeschreibung. Was wir auch gemacht haben, wir haben die Blocker definiert. Wir haben gesagt, zum Beispiel ein weißer Blocker wird immer dann verwendet, wenn wir auf den Kunden warten, wenn der gerade in der Freigabe ist, oder irgendwas dort Zeit benötigt. Ein gelber Blocker wird dann verwendet, wenn wir ein technisches Problem haben, ein grüner Blocker, wenn wir mit der Aufgabe ein Problem haben, also wenn es Konzeptionsschwächen gibt, und ein roter Blocker wird dann verwendet, wenn wir kennzeichnen wollten, dass diese Karte die höchste Prio bekommen soll. Weiterhin haben wir Limits definiert, in dem wir gesagt haben, pro Person haben wir 3 als WiP Limit und für die einzelnen Spalten die entsprechenden Limits, die wir hier notiert haben. Somit haben wir die Regeln explizit gemacht und jeder, der an dem Prozess beteiligt war, konnte diese Regeln zu jedem Zeitpunkt einsehen.

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Erscheinungsdatum:18.02.2015

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