Outlook 2016: Tipps, Tricks, Techniken

Regeln aufstellen

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Regeln sind eine gute Technik, um bestimmte Dinge zu automatisieren. Dazu zählt etwa, die E-Mails von bestimmten Personen oder solche, bei denen man auf CC gesetzt ist, in einen definierten Ordner zu verschieben.
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Transkript

Seit vielen Versionen stellt Microsoft Outlook Regeln zur Verfügung. Regeln sind wunderbare Elemente, wunderbare Mechanismen, um immer wiederkehrende Tätigkeiten zu automatisieren. Beispiel 1: ich möchte gerne Mails, die von einem bestimmten Kollegen kommen gleich in einen bestimmten Ordner verschieben, ich möchte gerne Mails, bei denen ich auf "Cc" gesetzt wurde, in einen bestimmten Ordner verschieben, ich möchte ganz gerne, dass Mails bei denen bestimmte Schlüsselwörter im Text oder in der Betreffzeile stehen, dass auch die in einen Ordner verschoben werden, oder gleich gelöscht werden oder Ähnliches. Nun, wie erstellen wir so eine Regel? Ich mache mal für meine Kollegin Juliane einen eigenen Ordner. Das heißt, ich wechsle hier, rechte Maustaste, auf Neuer Ordner, nenne diesen Ordner mal Juliane. Und ich möchte ganz gerne, dass jede ihrer E-Mails in diesen Ordner verschoben wird. Schauen wir uns das Ganze an. Regeln, ich erstelle eine neue Regel. Sie können hier diesen Assistenten verwenden, aber mit Verlaub, Regeln sind so einfach, die können Sie auch per Hand erstellen. Erweiterte Optionen, dieser Regel-Assistent, oder dieses, ja, per Hand einstellen fragt Sie als erstes, welche Regel möchten Sie denn haben? Er hat schon erkannt, weil ich gerade einen Ordner angelegt habe, alle Mails, die von Juliane kommen, wenn nicht, könnte ich natürlich Juliane auch ändern, die von einer anderen Person kommen. Oder, Sie sehen hier alle E-Mails, die über ein bestimmtes Konto reinkommen, die mit Vertraulichkeit markiert sind, die mit einer bestimmten Aktion gekennzeichnet sind, bei denen ich nur auf "Cc" gesetzt wurde, mit bestimmten Wörtern im Text, in der Betreffzeile und so weiter, mit einer bestimmten Kategorie. Also sehr, sehr viel, eigentlich fast alles, es gibt wenig was ich hier noch nicht gefunden habe, kann automatisiert werden. Im zweiten Schritt wird dann gefragt: Ja, und was passiert mit dieser E-Mail von Juliane? Antwort: Sie wird in den Zielordner, sie wird in den Juliane Zielordner, klick, verschoben. Der befindet sich hier an dieser Stelle, Posteingang Juliane, OK. Das sind schon die ersten zwei Schritte. Also, von wem? Was machen wir damit? Und im dritten Schritt, Weiter, könnte ich nun bestimmte Ausnahmen definieren, aber nicht, wenn in der Mail eine bestimmte Betreffzeile steht, wenn, und so weiter, das mache ich jetzt nicht, Weiter, und diese Regel bekommt einen Namen, warum nicht, Juliane Hammer, und diese Regel wird sofort aktiviert, die machen wir gleich scharf, Fertig stellen und Schließen und schon habe ich eine neue Regel. Diese Regeln, die finden Sie hier unter Regeln, Regeln und Und da sehen Sie meine Juliane-Regel und an dem Haken erkennen Sie, die ist scharf. Das heißt, jede E-Mail von Juliane würde jetzt automatisch in diesen Ordner wandern. Ebenso machen wir noch schnell eine zweite Regel. Könnte ich beispielsweise, Regeln eine Regel erstellen, eine Erweiterte Regel erstellen, alle Texte, bei denen das Wort, nehmen wir mal Viagra, das ist bestimmt wieder Werbung, viagra, bei denen dieses Wort, Hinzufügen, im Text ist, so was habe ich nicht bestellt, so was werde ich auch nicht bestellen, Weiter, das kommt auf jeden Fall in den Zielordner, in welchen Zielordner, in den Spam-Ordner. Wo ist er denn? Hier unten in meinen Junk-E-Mail Ordner, OK. Weiter geht´s! Gibt es Ausnahmen? Nein, Ausnahmen gibt es auch nicht. Der Name ist prima, die Sache seltsam, von dieser vielen Werbung, und schauen wir noch mal kurz nach, jetzt habe ich zwei Regeln, und beide sind aktiv. Kann man leicht testen, aber die funktionieren wirklich. Also, schöne Sache, wenn Sie immer wiederkehrende Aufgaben haben, die Sie automatisiert haben wollen, also nicht per Knopfdruck, sondern die wirklich automatisch gehen, beim Rausschicken, beim Erhalten von E-Mails mache bei bestimmten Dingen immer eine bestimmte Sache.

Outlook 2016: Tipps, Tricks, Techniken

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