Typische Probleme in Projekten lösen

Rechtzeitig an alles denken

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Die Kosten eines Projekts steigen oft dadurch, dass zu Beginn entscheidende Dinge vergessen wurden, die dann im Laufe des Projektes noch ergänzt werden müssen. Daher ist eine vollständige Aufgabenliste wichtig.

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Schauen wir uns jetzt die Kostenprobleme in Projekten an. Warum kosten die meisten Projekte mehr als erwartet? Ein wichtiger Grund besteht sicherlich darin, dass bei der Planung der Projektarbeit nicht alle Positionen berücksichtigt wurden. Gerade bei neuen Projekten ist es sehr schwer, ausnahmslos alle Aufgaben aufzuzählen, die bis zum erfolgreichen Abschluss gelöst werden müssen. Oftmals fehlt es einfach an Erfahrung, auf die wir zurückgreifen könnten, um festzulegen, was alles getan werden muss. Selbst Profis vergessen oft wichtige Dinge. Denken Sie nur an bestimmte Bauprojekte, die immer wieder durch die Presse gehen, weil Dinge vergessen wurden. Damit Ihr Projekt reibungslos verlaufen kann, brauchen Sie eine vollständige Liste mit allen Aufgaben, die im Rahmen des Projektes anfallen. Ihre Mitarbeiter müssen diese Liste kennen, um erfolgreich ihren Beitrag leisten zu können. Gehen Sie in drei Schritten vor, um eine solche Liste zu erstellen, dann sind Ihre Chancen gut, dass Sie an alles denken. Der erste Schritt: Brainstorming mit Ihrem Team. Versammeln Sie alle Projektbeteiligten und stellen Sie ohne jede Sortierung eine Liste all der Dinge auf, die zum Projekt dazugehören. Seien Sie kreativ! Gestalten Sie die Liste so lang und detailiert, wie möglich. Führen Sie anschließend die Aufgaben systematisch auf, beispielsweise mit Hilfe eines Baumdiagramms. Vielleicht kennen Sie Baumdiagramme auch unter der Bezeichnung "Projektstrukturplan". Das ist nichts anders, als die strukturierte Darstellung all derjenigen Aufgaben, die im Rahmen der Projektarbeit gelöst werden müssen. Wenn Sie beispielsweise eine Website erstellen wollen, dann ist es sinnvoll, zunächst die einzelnen Seiten aufzuführen und anschließend Seite für Seite die passenden Inhalte festzulegen. Einige wesentliche Elemente eines Projektstrukturplans im Fall eines Software-Systems sind die Entwicklung der Software selbst, die Beschaffung der Hardware, die Tests und das Anwendertraining. Wichtig ist, dass Sie jeder Aufgaben ihre logischen Teile zerlegen. Bei jedem Einzelteil können Sie dann Details hinzufügen. Schauen Sie sich im dritten Schritt die vorherigen Projekte an. Welche Aufgaben wurden dort erledigt? Falls es eine Projektbewertung gab, Schauen Sie sich diese unbedingt an. Hier finden Sie wahrscheinlich Aussagen zu Aufgaben, an die zunächst, während der Projektarbeit niemand gedacht hat. Außerdem könne Sie jemanden fragen, der Erfahrung hat und schon viele ähnliche Projekte durchgeführt hat. Zeigen Sie diesem Jemand Ihre Liste. Er oder Sie wird Ihnen wahrscheinlich sehr schnell sagen können, was Sie vergessen haben. Fassen wir zusammen. Brainstorming, strukturierte Aufgabenliste, Projekthistorie beziehungsweise Unterstürzung durch einen erfahrenen Projektmanager. Wenn Sie all diese drei Punkte berücksichtigt haben, dann dürfte die Gefahr, dass Sie Aufgaben vergessen, erheblich gesunken sein. Ich empfehle Ihnen, die drei Schritte genau in der vorgestellten Reihenfolge zu gehen. Dann können Sie zuerst im Team Inhalte sammeln, anschließend die Struktur finden, die für Sie selbst passt und möglicherweise bereits hier schon Lücken schließen. Mit dieser Systematik in der Tasche können Sie an Experten fragen. Das ist auf jeden Fall besser, als die Projektplanung gleich an ihn zu übertragen. Als letztes sollten Sie über Granularität nachdenken. Was heißt das? Die Frage lautet, wie groß die Körnchen in Ihrem Projekt sein sollen. Sollen Sie fein gemalen sein oder eher gröber? Anders formuliert: Wie tief müssen Sie in die Details einsteigen? Wie viele Ebenen von Aufgaben müssen Sie vorsehen? Wenn Sie die Aufgaben nicht ausreichend fein unterteilen und entsprechend beschreiben, dann besteht die Gefahr, dass sie nicht greifbar genug sind. Und das folglich, einzelne Arbeitsschritte, die zur Lösung der gegebenen Aufgabe notwendig sind, unbemerkt unter den Tisch fallen. Wenn Sie alle Aufgaben sorgfältig definiert haben, haben Sie zugleich auch eine gute Grundlage für Ihre Kostenkalkulation geschaffen. Hüten Sie sich aber auch davor, zu sehr in die Details zu gehen, denn dann wird Ihr Plan viel zu kompliziert. Die Kunst besteht darin, die richtige Detail tief zu treffen. Fragen Sie sich doch einmal, ob Sie die Aufgaben, die in Ihrem laufenden Projekt zu erledigen sind, sauber definiert und strukturiert haben und ob Sie Ihr Baumdiagramm einem Experten zur Prüfung vorgelegt haben. Sind Sie sicher, dass Sie an alles gedacht haben?

Typische Probleme in Projekten lösen

Erfahren Sie, was in Projekten häufig schief läuft und wie Sie Fehler vermeiden, die andere vor Ihnen schon gemacht haben.

1 Std. 14 min (15 Videos)
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Erscheinungsdatum:26.04.2017

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