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Dynamics NAV 2015 Grundkurs

Rechnungsformular selbst gestalten

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Lernen Sie, wie Sie eine eigene Vorlage beispielsweise für ein Rechnungsformular erstellen können, um diese anschließend an Microsoft Word zu übertragen.
12:35

Transkript

In diesem Film möchte ich Ihnen eine neue Funktion in Dynamics NAV 2015 vorstellen, die Ihnen ermöglicht, Ihre Berichte selbst zu gestalten. Mit "Berichten" ist jetzt primär nicht eine klassische Auswertung gemeint, sondern eigentlich vielmehr Belege, wie z.B. eine Verkaufsrechnung oder ein Angebot oder eine Bestellung. In den Vorgängerversionen von Dynamics NAV waren das Vorgänge, die grundsätzlich durch einen Entwickler vorzunehmen waren, bzw. wenn Sie natürlich technisch versiert sind, konnten Sie einige dieser Schritte auch selbst durchführen. Das war die eine Erweiterung in diesem Zusammenhang. Die andere Erweiterung, die das Ganze mit sich bringt, ist, dass Ihnen diese neue Funktion ermöglicht, selbst für verschiedene Mandanten unterschiedliche Berichts- und Rechnungsformulare zu verwenden. Das möchte ich Ihnen hier jetzt zeigen. Schritt für Schritt führe ich Sie an die Verwendung dieser Funktion heran. Zu Beginn ganz kurz: Ich habe hier ein Rechnungsformular vorbereitet, das ist ein Vorlage aus Microsoft Word, das muss keine Vorlage sein, aber wenn Sie mit Microsoft arbeiten, dann wissen Sie, dass Sie dort verschiedene Vorlagen finden, und ich habe mir hier einfach ein bisschen Zeit gespart, habe kein eigenes Rechnungsformular entwickelt, sondern ich habe hier jetzt eine Vorlage genommen. Sie werden in den nächsten Minuten sehen, dass das keinen großen Unterschied macht. Kehren wir also zurück, zu Dynamics NAV. Unser Ziel in den nächsten Minuten ist es, ein eigenes Rechnungsformular in Dynamics NAV zu erstellen, das dann wirklich auch von den Benutzern verwendet werden kann. Werfen wir daher zunächst einen Blick auf das aktuelle Formular. Ich gehe hier also in die gebuchten Belege, auf die gebuchten Verkaufsrechnungen, und klicke auf eine der vorhandenen Verkaufsrechnungen, auf Drucken, und sehe mir hier einmal die Vorschau an. Microsoft Dynamics NAV verwendet grundsätzlich Reporting-Services-Technologie, das ist eine Komponente von Microsoft SQL Server, eine Reporting Komponente. Das ist die aktuelle Vorschau des Berichtes, der mit Dynamics NAV eben ausgeliefert wird. Als erstes möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie diese Vorlage anpassen können, und zwar ohne Microsoft Word. Dazu klicken Sie rechts oben auf die globale Suche, geben dort einfach einmal den Begriff "Berichtslayout" ein. Dann erhalten Sie zwei Menüpunkte, die sind neu in Dynamics NAV 2015. Für uns interessant und spannend ist jetzt mal: Auswahl des Berichtslayouts. Da klicke ich gleich mal drauf. Das erste, was passiert, ist: Das System lädt hier alle vorhandenen Berichte, die sich in der Anwendung befinden und zeigt mir gleichzeitig an, was für ein Typ des Layouts derzeit verwendet wird. RDLC, falls Ihnen das vom Begriff her nichts sagt, das ist eine Abkürzung, steht für: Report Definition Language Client, ist also sozusagen der xml Dialekt, der für diese Reporting Services Komponente verwendet wird. Das ist schon eine Technologie, wo man sich vielleicht ein bisschen mehr in Richtung Entwicklung bewegen sollte, wenn man sich damit auseinander setzt. Aber nichtsdestotrotz werden wir hier in der Liste den Begriff mit der ID 206 suchen, das wäre jetzt die Verkaufs-Rechnung. Dann möchte ich das Formular, das Sie vorher gesehen haben, mit einem Report-Werkzeug anpassen, und zwar ohne Word, sondern dieses RDLC-File. Dazu finden Sie in Ihrem Menüblatt den Punkt Benutzerdefinierte Layouts. Da klicke ich gleich mal drauf. Ich erstelle hier ein neues Layout. Und zwar fragt mich jetzt die Anwendung, ob ich ein Word oder ein RDCL Layout erstellen möchte, ich bleibe ganz kurz noch bei RDLC, füge mir hier sozusagen eine Kopie des aktuellen Layouts ein, ich habe also das bestehende Layout nicht verändert, da kann nichts passieren, ich kann jederzeit darauf zurückkehren, sondern das ist jetzt eine Kopie. Wenn ich diese Kopie jetzt verändern möchte, dann muss ich nicht mehr tun, als in meinem Menüblatt auf den Punkt "Layout bearbeiten" klicken. Ich klicke also hier auf den Menüpunkt und die Anwendung öffnet den Microsoft Report Builder. An dieser Stelle habe ich bewusst darauf verzichtet, den sofort hier am Schirm anzuzeigen, denn es öffnet sich im Hintergrund ein Dialogfenster. Das ist ganz besonders wichtig und deshalb möchte ich auch darauf hinweisen, das Ihnen sagt, Sie sollen zuerst Ihre Änderungen machen und erst dann diese Frage "Änderungen importieren? Ja oder Nein" beantworten. Das heißt: Im Normalfall, wenn Sie hier nur mit einem Schirm arbeiten, dann hätten Sie jetzt sofort am Bildschirm den Report Builder erhalten, aber das habe ich bewusst mal umgekehrt eingerichtet, sodass Sie diesen Dialog sehen. Also hier sind wir jetzt im Report Builder, da benötigt es schon ein paar technische Skills, ich muss nicht unbedingt der High-End-Programmierer sein, aber ich muss mich mit ein paar technologischen Komponenten auseinander setzen, um hier wirklich Berichtsdesign verändern zu können. Das ist also eher so die IT-Pro-Variante, wenn ich das so bezeichnen darf, was jetzt nicht bedeutet, dass Sie das nicht können, sondern wenn Sie mit dieser Technologie entsprechend vertraut sind dann können Sie hier bereits Ihre Änderungen vornehmen. Ich konzentriere mich in diesem Film jetzt mehr auf die Word-Integration, d.h. ich werde diesen Eintrag jetzt hier noch einmal löschen und wiederhole diese Schritte mit: "Neu". Allerdings sage ich: ein Word-Layout bitte einfügen. Jetzt bekomme ich einen neuen Eintrag, kann auch eine Beschreibung vergeben. Jetzt möchte ich dieses Word eben entsprechend designen. Der Vorgang ist derselbe: Ich klicke auf "Layout bearbeiten", es öffnet sich Microsoft Word, und hier habe ich jetzt keine Vorlage, denn ich habe mit einem neuen Layout begonnen. Aber ich könnte jetzt hier eben mein eigenes Layout designen, kann an dieser Stelle Graphiken, Tabellen, etc. einfügen. Wichtig ist jetzt folgender Hinweis: Sie haben hier oben in Ihrem Menüband eine eigene Kategorie, die heißt "Entwicklertools". Oder vermutlich haben Sie diese eben nicht, denn normalerweise ist sie ausgeblendet. Sollten Sie also diese Entwicklertools nicht sehen, klicken Sie in Ihrem Word auf Datei, wählen Sie dort die Optionen und innerhalb der Optionen gibt es den Punkt "Menüband anpassen", wo Sie diese Entwicklertools aktivieren bzw. eben deaktivieren können. Die brauchen Sie, denn dort verstecken sich Ihre Dynamics NAV Felder. Also: Die Entwicklertools einblenden und dann auf die Registerkarte Entwicklertools wechseln. Es funktioniert sehr ähnlich wie mit Serienbriefen. Vielleicht heißen die Menüpunkte ein bisschen anders. Daher führe ich Sie nun durch die einzelnen Schritte. Sie haben hier einen eigenen Punkt "XML-Zuordnungsbereich". In diesem Zuordnungsbereich gibt es an einer dieser Stellen - einfach ein bisschen nach oben und unten scrollen einen Punkt, der da beginnt mit "Microsoft-Dynamics-Reports" und dann steht irgendwo der Name des Berichts. Dort finden Sie jetzt die einzelnen Felder vor, die für diesen Bericht verwendet werden können. Da sind wir natürlich an einer Stelle, die immer und immer wieder vorkommt, wenn es um Auswertungen oder Berichte in ERP-Systemen geht,. Ja, Sie müssen mit der Datenstruktur ein bisschen natürlich vertraut sein. Ich mache es jetzt eher einfach. Ich füge hier die Firmendaten hinzu und darunter eventuell den Kunden, der wird sich hier in der Liste ein bisschen weiter unten finden. Natürlich möchte ich vielleicht an dieser Stelle auch die Artikel. Dazu hole ich mir eine Tabelle, die ist so eine Art Platzhalter, machen wir vielleicht vier Zellen. Dann schaue ich, wo die Artikel in meiner Feldliste sind. Hier ist die Verkaufs-Rechnungs-Zeile. Dann müssen Sie einmalig so einen wiederholten Platzhalter setzen, dazu habe ich auch die Tabelle markiert. Der ist jetzt vorhanden und jetzt kann ich erst die Felder einfügen, sonst bekommen Sie immer nur die erste Zeile eines Artikels, also der Produktpositionen. Das wäre natürlich kontraproduktiv. Wir werden jetzt gar nicht alle Felder hereinholen. Es geht grundsätzlich erst mal nur um das entsprechende Beispiel. Wenn ich jetzt fertig bin mit meinem Layout, dann schließe ich Word. Kommt die Frage, ob ich speichern möchte, da sage ich natürlich: Ja. Also speichern hier in diesem Fall, ich klicke hier auf: "Speichern". Und jetzt übernehme ich diese Änderung zurück ins Dynamics NAV, es wird also hinein importiert. Alles, was ich jetzt noch machen muss, ich muss dem System sagen, dass ich dieses Layout auch verwenden möchte. Das heißt, ich schließe meine benutzerdefinierten Layouts, und stehe hier jetzt wieder in der Grundeinrichtung und wechsle da jetzt den ausgewählten Layouttyp. Ich sage: Nein, verwende nicht den integrierten Bericht, sondern das benutzerdefinierte Layout. Momentan habe ich nur eines, also fällt mir die Auswahl auch nicht besonders schwer, und habe hier jetzt dieses Layout hinterlegt. Das bedeutet, wenn ich hier jetzt zurückwechsle, in die gebuchten Verkaufsrechnungen, eine dieser Verkaufsrechnungen auswähle, kann ich hier auf Drucken gehen, und wenn ich jetzt die Vorschau öffne, bekomme ich, anstelle z.B. des Reporting Services Berichts, hier mein eigenes Layout. Ist jetzt nicht besonders schön, aber lässt sich bereits auch natürlich als pdf einsetzen. Das sind die Möglichkeiten, die Sie sonst natürlich auch haben. Wie kann man das Ganze jetzt noch vielleicht ein bisschen vereinfachen? Ich habe schon erwähnt: Verwenden Sie z.B. doch eine Vorlage von Microsoft Word. Wie kann ich das Ganze anstellen? Zunächst starten wir Microsoft Word und beginnen über "Neu" mit dem Stichwort "Rechnung" mit Rechnungsvorlagen, die vorhanden sind. Da können Sie sich eine aussuchen. Das war die Vorlage, die ich vorhin verwendet habe. Deswegen nehme ich die wieder zum Wiedererkennungswert. Bis hier eigentlich nichts Großartiges Neues, ob da jetzt schon Positionen drin sind oder nicht, aufrgund der Vorlage, das müssen Sie dann eben kurz überprüfen. Das macht in unserm Fall jetzt keinen Sinn. Aber diese Vorlage, die speichere ich mir auf meinem Arbeitsplatz gleich mal ab. Ich nehme hier nur ein paar Daten weg. Wähle also jetzt: "Speichern unter", nehmen wir vielleicht den Desktop, und nehmen wir "Rechnung zwei" als Dateiname. Wie kommt dieses Formular jetzt nach oder in Dynamics NAV wieder hinein? Ich kehre hier also wieder zurück, hole mir über die globale Suche erneut die entsprechende Berichtsauswahl, also das Layout, und gebe jetzt an, dass ich z.B. für diesen Bericht ein zweites Layout erstellen möchte. Also: Benutzerdefinierte Layouts. Ich brauche noch eines, und zwar ein Word-Layout. Dieses Mal möchte ich allerdings hier nicht mit einem leeren Layout beginnen, zur besseren Unterscheidung benennen wir dieses vielleicht um, "Rechnung zwei", "Rechnung eins", sondern ich importiere dieses Layout in Dynamics NAV hinein. Ich wähle hier: "Layout importieren", "Rechnung zwei", und habe für diesen Datensatz das Layout hinterlegt. Jetzt wiederholen Sie einfach dieselben Schritte wie vorhin. D.h. Sie gehen auf: Layout bearbeiten, und anstelle eines leeren Formulars erhalten Sie eben jetzt das Formular, das Sie selbst hinterlegt haben. Die Schritte sind völlig identisch: Ich wähle meine Entwicklertools, meinen Zuordnungsbereich, und gehe eben Schritt für Schritt vor, so wie wir es vorher mit der leeren Vorlage auch schon gemacht haben. Auf diese Art und Weise können Sie natürlich Zeit sparen, wenn Ihnen das Layout gefällt, das Microsoft Word vorschlägt, müssen Sie nicht mit einer leeren Vorlage beginnen, sondern können hier natürlich auf einer bestimmten Basis aufbauen. Ansonsten speichern Sie das Ganze wieder ab, gehen wieder zurück ins Dynamics NAV und verwenden dann dort das eine oder andere gewünschte Layout. Zum Abschluss dieses Films möchte ich noch erwähnen, dass Sie dadurch auch die Möglichkeit haben, z.B. für unterschiedliche Mandanten verschiedene Layouts zu verwenden. Sie sehen hier noch die Spalte "Mandant". Ich kann also jederzeit hergehen und kann sagen, das zweite Rechnungsformular ist für die neue Firma und das erste Rechnungsformular, das ist z.B. für die Cronus-AG. Diese neue Funktion ermöglicht Ihnen also auf sehr einfache Art und Weise, und zwar wenn Sie ein bisschen mit Word vertraut sind, Ihr eigenes Layout in Word zu erstellen, die Felder dort zu hinterlegen, und anstelle einer etwas komplexeren Technologie, nämlich Reporting-Services, in diesem Fall Microsoft Word zu verwenden. Sie müssen dafür nicht unbedingt jemand Externen beauftragen, d.h. Sie haben auch keine zusätzlichen Kosten, und Sie können das Ganze direkt aus Microsoft Dynamics NAV heraus selbst verwalten und sind damit ein bisschen flexibler und möglicherweise auch aus diesem Grund etwas effizienter.

Dynamics NAV 2015 Grundkurs

Lernen Sie den Umgang mit Dynamics NAV 2015 kennen. Sie erfahren, wie Sie die Software mit verschiedenen Endgeräte nutzen, Stammdaten verwalten und effizient arbeiten.

3 Std. 37 min (35 Videos)
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