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Excel: Datum und Uhrzeit

Rechnen mit Uhrzeiten

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Manchmal muss man Uhrzeiten durch 24 teilen oder mit 24 multiplizieren, damit man mit ihnen korrekt rechnen kann. Auch beim Formatieren gilt es beim Überschreiten der 24-Stunden-Grenze einige Besonderheiten zu beachten.
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Transkript

Mit Uhrzeiten kann man rechnen. Dabei müssen Sie jedoch einige DInge beachten, die ich Ihnen in diesem Video zeigen werde. Ich habe dazu eine kleine Liste vorbereitet, mit ein paar Namen und ein paar Uhrzeiten, von einem Arbeitsbeginn und einem Arbeitsende. Stellen Sie sich vor, diese Uhrzeiten werden von einem System geliefert, und über eine Stechuhr ermittelt. Beachten Sie, die meisten der Arbeitskräfte arbeiten Vollzeit, beispielsweise Anton von 7:00 Uhr bis 16:30 Uhr. Einige der Arbeitskräfte, wie beispielsweise Emil, arbeitet nur halbtags, von 8:45 Uhr bis 12:00 Uhr. Einige arbeiten nicht tagsüber, sondern nachts, zum Beispiel Fritz arbeitet von 18:00 Uhr bis 04:45 Uhr, Gisela von 19:20 Uhr bis 06:15 Uhr. Uhrzeiten sind Zahlen, und mit Zahlen kann man rechnen, das heißt ich kann = Ende minus Anfang rechnen. Enter. Schauen wir das Ergebnis kurz an. 7:00 Uhr bis 16:30 Uhr sind 9 Stunden und 30 Minuten, das stimmt. Was passiert nun, wenn ich das Ganze runterziehe? Excel hat mit negativen Uhrzeiten ein Problem. Meine Empfehlung: Bitte verwenden Sie nur sehr bedingt die Option: Datei Optionen Erweitert 1904-Datumswerte. Damit könnten Sie zwar negative Uhrzeiten erreichen, aber würden in dieser Datei Datumsinformationen stehen, würden sie um vier Jahre verändert werden. Das kann sehr gefährlich sein. Ich empfehle deshalb einen anderen Weg. Wenn Sie einmal positive, einmal negative Werte haben, wie in diesem Beispiel, dann sollten Sie mit einer Wenn-Funktion arbeiten. Das heißt, wir überlegen, wenn( Woran erkenne ich denn, ob er tagsüber oder nachts arbeitet? Wenn das Ende hinter dem Anfang liegt. Das heißt, wenn das Ende größer ist als der Anfang, dann rechne bitte so wie gehabt. Andernfalls muss ich mir überlegen, wie berechne ich nun Fritz, Gisela, Heinrich Stunden? Fritz arbeitet ja von 18:00 Uhr bis 24:00 Uhr, das heißt, ich kann rechnen, am ersten Tag, die Anzahl der Stunden plus die 4 Stunden und 45 Minuten des zweiten Tages. Das heißt, ich kann die Differenz bilden von 24:00 Uhr. Achtung, Sie dürfen natürlich nicht 24 eintragen, das wären 24 Tage, sondern Sie müssen den Tag umrechnen in Stunden, also einen vollen Tag. Also 24 Stunden minus die Anfangsuhrzeit plus die Enduhrzeit, Klammer zu. Enter. Für Anton hat sich nichts geändert, und wenn ich das Ganze runterziehe, stelle ich fest: Aha! Das sind die Fritz, Gisela, Heinrich Uhrzeiten. Sieht gut aus. Hat außerdem auch den Vorteil, ich habe alle Stunden positiv, eben nicht negativ, und kann damit nun weiterrechnen. Angenommen, die Leute bekommen von unserem Haus, tariflich bedingt, eine Dreiviertelstunde Mittagspause abgezogen. Das heißt, würde ich in diese Zeile 0:45 schreiben, dann kann ich rechnen: = die Anzahl der Stunden, die es in unserer Firma waren, minus die Mittagspausenzeit, Achtung, absolut, F4, OK. Auch hier, das Ergebnis stimmt, und wenn ich es runterziehe, fällt mir auf: Oh! Emil ist ja Halbtagskraft, Emil arbeitet ja normalerweise nur bis zu vier Stunden bei uns. Dem darf ich ja keine Mittagspause abziehen. Auch hier brauche ich eine Wenn-Funktion. Das heißt, es werden nur dann die 45 Minuten abgezogen, wenn die Information, die wir hier haben, das heißt, wenn diese Stundenzahl größer ist als vier, Achtung, würde ich es so schreiben, würde Excel das als vier Tage interpretieren, das heißt ich muss diese Vier nochmal geteilt durch 24 rechnen. Entweder Sie rechnen es aus und schreiben die Dezimalzahl rein, oder Sie schreiben wie hier den Bruch rein, ist besser lesbar, kann man besser verstehen. Wenn du also eine Zahl hast, mehr als vier Stunden, dann ziehe bitte die Mittagspause ab, ansonsten bitte keine Mittagspause, ansonsten nimm die volle Stundenzahl, Klammer zu für die Wenn-Funktion. Enter. Auch hier, bei Anton hat sich nichts verändert. Runterziehen, und Sie sehen, die Emil-Stundenzahl wurde erhöht, die Emil-Stundenzahl ist gleich geblieben, 3 Stunden und 15 Minuten. Prima. Angenommen, diese MitarbeiterInnen bekommen einen Stundensatz, werden entlohnt nach Stunden, die sie bei uns arbeiten. Ich gebe ihnen mal 12,50€. Achtung, Sie dürfen natürlich nicht rechnen, = die Anzahl der Stunden mal 12,50€. Das Ergebnis wäre falsch, weil dann würde Anton nur 4€ bekommen. Warum? Er interpretiert die 8 Stunden im Verhältnis von einem Tag, das heißt 8 Stunden und 45 Minuten sind etwas mehr als ein Drittel Tag, das heißt, er würde 12€ geteilt durch 3, etwa 4€ berechnen. So denkt Excel. Damit ich es richtig rechne, muss ich natürlich einerseits dieses F1 absolut setzen, das war nicht unser Denkfehler, sondern das brauchen wir gleich beim Runterziehen. Andererseits, und das müssen wir unbedingt machen, müssen wir das Ganze nochmal 24 Stunden umrechnen. Wir hätten auch alternativ mit der Funktion Stunde und der Funktion Minute aus dieser Uhrzeit die beiden Informationen, Stunde und Minute, extrahieren können, mit dem Stundenlohn multiplizieren können, oder, etwas einfacher vom Denken her ist es, ich multipliziere es mit der Zahl 24. Enter. 8 Stunden mal 12€ ist etwas mehr als 100€, könnte hinkommen. Sie sehen, ich überschlage es immer im Kopf, ob das Ergebnis, das Excel berechnet hat, stimmt, oder andersrum, ob ich die richtige Formel eingegeben habe, damit er so rechnet, wie ich es gerne hätte. Ziehen wir das Ganze runter. Wir wissen nun, was unsere Mitarbeiter an diesem Arbeitstag erhalten. Noch eine Sache möchte ich Ihnen zeigen, ganz wichtig. Ich klicke in eine leere Zelle, und möchte hier ganz gerne wissen, die Stunden, die unsere Mitarbeiter, oder unsere Kollegen, hier gearbeitet haben. Wie viele Stunden haben Sie denn an diesem Tag insgesamt gearbeitet? Würde ich nun hier versuchen, die Summe zu ziehen, stelle ich erstaunt fest, Excel weigert sich, eine Summe zu ziehen, obwohl darüber, über dieser Zelle, eigentlich Zahlen stehen, wie Sie sehen. Was muss ich machen? Ich muss gewaltsam diese Zellen markieren, was normalerweise nicht nötig ist, aber erstaunlicherweise, an dieser Stelle müssen Sie es markieren. Enter, OK, abschicken. Dann stelle ich fest, 20 Stunden und 30 Minuten, das kann doch nicht sein! Allein die beiden unteren haben ja schon 20 Stunden zusammen. Wieso kommt er auf 20 Stunden? Wenn ich hier die Stunden markiere, dann stelle ich unten in der Statuszeile fest, die Summe beträgt 68 Stunden. Vergleichen wir mal 20 mit 68, oh! Da fehlt zweimal 24. Klar, Excel schafft nicht den Sprung in den nächsten Tag, das heißt, bei Uhrzeiten rechnet er nicht weiter; 23, 24, 25 Stunden, sondern er rechnet 23, 24, eine Stunde, oder 1:00 Uhr. Es gibt eine kleine Technik, oder einen Trick, wie man ihn doch dazu bekommt, diese Tagesgrenze bei Stunden zu überwinden. Die Standardeinstellung von Excel ist, ich fange wieder von vorne an, wenn sie allerdings diese Ergebniszahl, rechte Maustaste Formatieren, dann finden sie in der Kategorie Uhrzeit eine vorgegebene Zahl, 37. Achtung, nicht 30, sieht auch sehr aus wie über die Tagesgrenze, nein, 37. Mit 37 liefert er das korrekte Ergebnis von 68 Stunden und 30 Minuten. OK, damit hätte er es richtig gerechnet. Beziehungsweise gerechnet hat er es schon vorher richtig, aber jetzt wird er es auch richtig anzeigen. Noch einmal, rechte Maustaste Zellen formatieren, Sie können entweder über Uhrzeit auf die 37 klicken, oder Sie wechseln in Benutzerdefiniert, und schreiben das Stundensymbol, das h, in eckiger Klammer, also [h], als Symbol für: "Bitte mach nach 24 Stunden 25 Stunden, nicht eine Stunde." Das ist das interne Zeichen, das Excel normalerweise nicht verwendet, aber verwenden kann, bei dem Tagesüberschreiten von Uhrzeiten.

Excel: Datum und Uhrzeit

Erfahren Sie, wie Sie in Excel mit Datum und Uhrzeit rechnen können und wie Sie die Werte nach Ihren Wünschen darstellen.

2 Std. 47 min (34 Videos)
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Im Training wird Excel 2013 benutzt. Die Vorgehensweisen sind aber für alle Excel-Versionen identisch und leicht übertragbar.

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